[PMP 이론 정리 - 4장] 04 산출물 - 프로젝트 통합 관리 (1/2)

1. 프로젝트 헌장(Project Charter)

① 프로젝 헌장 개발(4.1)의 산출물이면서 프로젝트 관리 계획 개발(4.2)의 투입물이다.

② 프로젝트의 실체를 정의하고, 공식적 착수를 선언하며, 프로젝트 승인 사실과 PM에 부여된 권한을 증명하는 문서이다. 

③ 이 문서는 실질적으로 시작된 프로젝트를 적절한 형식을 빌어 공식화(formalization)하는 역할을 하며 이해관계자들의 관심과 합의와 참여를 끌어내는 데 유용하다.

포함 내용

• 프로젝트 개요: 프로젝트 목적, 동기, 타당성, 경계, 성공 및 중단 기준

• 상위 정보: 요구사항/가정/제약 조건/일정/예산/위험/이해관계자의 요약

• 기타: 임명된 PM 및 PM의 역할과 권한, 프로젝트 헌장의 승인자 등

참고 문서

• 비즈니스 문서(비즈니스 케이스, 비즈니스 편익 관리 계획 등), 작업 기술서(SOW: Statement of Work), 협약 등을 참조한다.

• 프로젝트 헌장 템플릿 및 역사적 정보와 교훈점 리파지토리를 참조한다.

④ 프로젝트 헌장은 개시자나 후원자가 발행하는 것이 일반적이며 이들이 프로젝트 헌장을 승인 또는 서명했을 때 프로젝트가 공식적으로 착수된다.

⑤ 프로젝트 헌장을 승인하는 프로젝트 개시자 또는 후원자는 프로젝트 자금을 제공하고 자원을 투입하기에 적절한 직급이라야 한다.

⑥ 계약서는 법률 문서로서 외부 프로젝트의 경우 필수적으로 작성하지만, 프로젝트 헌장은 내부 문서로서 내/외부 프로젝트 모두 작성하는 것이 권장된다.

⑦ PM은 헌장 작성 전에 결정하고 헌장 작성 과정에 참여하는 것이 좋다.

2. 가정 일지(Assumption Log)

① 프로젝트 헌장 개발(4.1)의 산출물로서 전략적 및 운영적 수준에서 적용되는 다양한 가정과 제약 조건들을 빠짐 없이 기록한 문서이다.

② 이 문서에 포함된 가정과 제약 조건들은 프로젝트 수명 주기 전체에 활용되며 주기적으로 정확성과 일관성을 검토하여 최신의 상태로 유지해야 한다.

3. 프로젝트 관리 계획(Project Management Plan)

(1) 의의

① 프로젝트 관리 활동이 질서 있고 조화롭게 수행되려면 전체를 조율하는 종합 계획이 필요한데 이를 ‘프로젝트 마스터 플랜’ 또는 ‘프로젝트 관리 계획(서)’라고 한다.

② 프로젝트 관리 계획은 포트폴리오 관리 계획 및 (프로그램에 포함된 프로젝트라면) 프로그램 관리 계획과도 일관성을 갖추어야 한다.

③ 프로젝트 관리 계획은 기준선이 확정되기 전까지는 필요에 따라 변경할 수 있지만 기준선이 확정된 이후에는 공식적인 변경 통제 절차를 거쳐서 변경해야 한다.

④ 다시 말해 공식적인 변경 요청과 더불어 변경 통제 위원회(CCB: Change Control Board)의 검토와 승인을 거친 후에만 변경해야 한다.

(2) 포함 내용

① 프로젝트 관리 계획은 일반적으로 다음과 같은 내용을 포함한다.

프로젝트 관리 접근법

• 프로젝트에 적용할 생애 주기(life cycle), 즉 단계 구성

• 폭포수, 반복, 애자일 또는 이들의 결합 모델 등 단계 전개 방식

• 프로젝트 단계별 프로세스 구성, 결과물 및 적용할 도구 및 기법

분야별 관리 계획

• 범위 관리 계획, 요구사항 관리 계획, 일정 관리 계획, 원가 관리 계획, 품질 관리 계획, 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획, 조달 관리 계획, 이해관계자 관리 계획, 변경 관리 계획, 형상 관리 계획 등을 포함한다.

• 전체적인 일관성과 완전성을 검토하여 최종 확정한다.

기준선(Baseline) 및 작업 성과 검토 방법

• 범위 기준선, 일정 기준선, 원가 기준선, 성과 측정 기준선(PMB: Performance Measurement Baseline)

• 작업 성과 검토 시기, 수행자, 평가 방법, 차이 처리 절차 등

② 프로젝트 관리 계획은 프로젝트 팀 전체가 협력하여 작성하며 상황 변화가 있더라도 내용을 자주 변경할 필요가 없도록 융통성이 있어야 한다.

③ 프로젝트 관리 계획이 프로젝트 관리에 사용되는 주된 문서이기는 하지만, 이외에도 다양한 문서들이 프로젝트 관리에 사용된다.

4. 인도물(Deliverables)

① 특정 활동이나 작업을 통해 얻어지는 제품이나 서비스 능력 및 기타 다양한 유형의 결과물을 산출물(output)이라고 한다.

② 인도물이란 산출물 중에서 고유하고 검증 가능하며 납품 대상인 것들을 가리킨다.

③ 특정 단계나 프로젝트를 완료하기 위해서는 반드시 인도물을 제작하여 핵심 이해관계자들에게 납품 및 이전(transition)해야 한다.

④ 완성된 인도물은 품질 관리 팀의 검사(inspection), 즉 품질 통제(QC: Quality Control) 과정을 거치는데 이를 통과한 인도물을 검증된(verified) 인도물이라고 한다.

⑤ 검증된 인도물은 다시 핵심 이해관계자들의 검사(inspection), 즉 확인(validation) 과정을 거친 후 인수(acceptance) 여부가 결정된다.

⑥ 결국 인도물은 다음과 같은 과정을 거쳐 핵심 이해관계자들에게 이전된다.

인도물 ⇨ 검증된 인도물 ⇨ 인수된 인도물 ⇨ 이전

⑦ 인도물에 변경(하자 보수, 수정 조치, 예방 조치 등)이 필요한 경우 일정한 변경 통제 절차를 거쳐야 하며 각 버전에 대한 형상 관리 절차도 적용해야 한다.

5. 작업 성과 데이터(Work Performance Data)

① 작업 담당자 및 작업 수행자들이 할당된 프로젝트 작업을 수행하면서 측정하고 수집한 원시 데이터(raw data)로서 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물이다.

② 실제로 배포된 의사소통의 유형과 수량 등과 관련한 성과 데이터를 참조한다.

① 작업 담당자 및 작업 수행자들은 할당된 프로젝트 작업을 수행하면서 품질 및 성과 관리에 필요한 기초 데이터를 측정하고 수집해야 한다.

② 작업 착수 및 종료 일자, 투입된 자원의 종류 및 수량, 결과물의 규격 및 수량, 소요 비용, 기술적 성과 지표, 결함의 수 등이 작업 성과 데이터에 포함된다.

③ 작업 성과 데이터(WPD)는 주제별 관리 담당자들에게 전달되어 검토 및 분석을 받게 되는데 그 결과를 작업 성과 정보(WPI: Work Performance Information)라고 한다.

④ PM과 주제별 관리 담당자들은 함께 모여 WPI(작업 성과 정보)를 종합/검토한 후 이해관계자들에게 전달할 작업 성과 보고서(WPR: Work Performance Report)를 작성한다.

WPD(작업 성과 데이터) ⇨ WPI(작업 성과 정보) ⇨ WPR(작업 성과 보고서)

6. 쟁점 일지(Issue Log)

① 쟁점이란 프로젝트 성과에 영향을 줄 수 있는 다양한 문제나 이해관계자들 사이의 차이나 불일치 또는 갈등을 통칭한다.

② 쟁점 일지에는 쟁점을 인지한 일자와 쟁점 내용, 쟁점의 유형과 우선 순위, 쟁점을 해결해야 할 담당자, 목표 해결 일자, 현재 상태, 최종 대책 등이 기록된다.

③ 쟁점을 제때 해결하지 않으면 불필요한 긴장과 부작용이 발생하는데 쟁점 일지는 각 쟁점의 처리 상황을 추적 관리하고 시기적절하게 해결하는 데 기여한다.

④ PM과 프로젝트 관리 팀은 이 문서를 지속적으로 검토하고 각 쟁점이 목표 해결 일자까지 합리적으로 해결되는지 추적해야 한다.

⑤ 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물로서 여러 관리 활동에 두루 투입된다.

7. 변경 요청(Change Requests)

① 변경 요청이란 문서, 산출물 또는 기준선의 변경에 대한 공식적 제안(formal proposal)으로서 프로젝트 이해관계자들이라면 누구나 변경 요청을 제출할 수 있다.

② 계획 또는 기준의 변경: 프로젝트 작업 수행 중에 쟁점이 발견되면 프로젝트 범위, 일정, 원가 및 예산, 품질, 정책 및 절차 등을 변경을 제안하는 변경 요청을 제출할 수 있다. 

③ 차이 조정을 위한 조치: 예상되는 부정적 결과를 피하기 위해 다음과 같은 조치를 요구하는 변경 요청을 제출할 수도 있다.

시정 조치(Corrective Action)

• 기존의 작업 성과를 프로젝트 관리 계획과 다시 일치시킨다.

• 이미 발생한 바람직하지 않은 상황의 원인을 제거한다. 

예방 조치(Preventive Action)

• 미래의 작업 성과가 프로젝트 관리 계획과 일치되게 만든다.

• 향후 발생 가능한 바람직하지 않은 상황의 원인을 제거한다.

결함 수리(Defect Repair)

• 부적합한 제품이나 제품의 구성분을 기준에 맞게 수정한다.

• 이미 발생한 바람직하지 않은 상황을 바로 잡기 위한 조치이다.

갱신(Update)

• 수정/추가된 사상이나 내용을 변경 통제 대상 문서에 반영한다.

• 프로젝트 관리 계획, 기준선이 설정된 설계 도면의 갱신

④ 프로그램에 속한 프로젝트의 변경 통제는 프로그램 변경 통제와 일관성이 있어야 한다.

⑤ 변경 요청은 착수, 기획, 실행, 감시 및 통제 프로세스 그룹에 속한 여러 프로세스들의 산출물로서 통합 변경 통제 수행(4.6)에 투입된다.