[PMP 이론 정리 - 4장] 03 도구 및 기법 - 프로젝트 통합 관리 (2/2)

5. 데이터 분석(Data Analysis)

(1) 비용 편익 분석(CBA: Cost Benefit Analysis)

① 특정한 선택이나 결정의 재무적 가치를 평가하기 위해 향후 얻게 되는 편익(benefit)과 지불해야 하는 비용(cost)을 종합적으로 고려하고 평가하는 활동이다.

② 특정한 선택이나 결정이 가치가 있으려면 다음의 조건을 만족해야 한다.

편익 ＞ 비용      ⇔      편익 - 비용 ＞ 0      ⇔      (편익 - 비용) / 비용 ＞ 1

③ 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6) 과정에서 최적의 시정 또는 예방 조치를 선택하거나 변경 요청의 타당성을 평가할 때 사용한다.

(2) 대안 분석(Alternative Analysis)

① 특정한 목적을 달성하는 여러 대안들의 경제적 및 비경제적 장단점과 보유 자원의 한계 등을 고려하여 최적의 대안을 선택하는 다양한 활동과 기법을 포함한다.

② 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6) 과정에서 최적의 시정 또는 예방 조치를 선택하거나 변경 요청의 타당성을 평가할 때 사용한다.

(3) 획득 가치 분석(Earned Value Anaysis)

① 획득 가치 분석(EVA)는 실제 일정과 원가 성과를 성과 평가 기준선(PMB: Performance Measurement Baseline)과 비교하고 분석하는 다양한 활동을 포함한다.

② 프로젝트의 특정 시점에서 일정 차이(SV), 원가 차이(CV), 일정 성과 지표(SPI), 원가 차이 지표(CPI), 완료 시점 추정치(EAC) 등을 측정하고 평가한다.

③ 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5) 과정에서 프로젝트 성과를 감시하고 심각한 차이에 대한 최적의 시정 또는 예방 조치를 선택할 때 사용한다.

(4) 근본 원인 분석(Root Cause Analysis)

① 근본 원인 분석은 특정한 차이, 결함, 위험의 주된 원인이 무엇인지 식별하여 문제 해결을 위해 어떤 요인들에 초점을 맞추어야 하는지 이해하도록 도와 준다.

② 문제 관리(Problem management)는 크게 문제 정의(definition)와 문제 해결(solving) 단계로 구성되는데 근본 원인 분석은 주로 문제 정의에 활용된다.

③ 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5) 과정에서 심각한 성과 차이의 원인을 식별하여 적절한 대안을 수립하기 위해 사용한다.

(5) 추세 분석(Trend Analysis)

① 추세 분석은 과거의 실적 데이터를 토대로 미래 성과를 추정하는 다양한 기법들을 포함한다.

예) 시계열 분석(Time Series Analysis): 일정한 시간 간격을 두고 측정한 측정치들 사이에 존재하는 추세를 분석한다.

② 추세 분석은 기존의 추세가 지속될 경우 발생할 가능성이 있는 심각한 차이나 문제를 미리 파악하고 원인을 분석하여 시기적절한 대책을 수립하도록 도와 준다.

③ 추세 분석은 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)에서는 심각한 문제가 발생하기 전에 예방 조치를 제안하는 데 사용하는 데 비해, 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서는 추세 분석에 사용하는 모델의 설명 능력을 검증하여 적절히 개선하기 위해 사용한다.

(6) 차이 분석(Variance Analysis)

① 활동 기간, 소요 원가, 자원 활용, 기술 및 품질 등과 관련하여 목표 성과와 실제 성과 사이의 차이를 검토하고 의미를 해석한다.

② 차이 분석은 특정 주제 영역에 관련해서만 진행할 수도 있지만, 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)에서는 다양한 영역의 차이들을 통합적으로 분석한다.

③ 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서는 목표 성과를 결정하는 데 사용되는 일련의 접근법을 측정 능력을 검증하여 적절히 개선하기 위해 사용한다.

(7) 문서 분석(Document Analysis)

① 프로젝트와 관련한 다양한 기술/법률/행정/실무적 문서를 검토한다.

② 문서 검토는 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서 교훈점을 파악하고 향후 미래의 프로젝트를 위한 지식을 공유하고 조직 프로세스 자산을 개선하기 위해 사용한다. 

(8) 회귀 분석(Regression Analysis)

① 프로젝트 성과에 기여하는 여러 변수들 간의 연관 관계를 수학적으로 분석하는 기법이다.

② 일반적으로 성과를 측정하는 데 사용하는 변수를 종속 변수(dependent variable)라고 하고 종속 변수를 결정하는 변수를 독립 변수(independent variable)이라고 부른다.

③ 일반적으로 독립 변수와 종속 변수 사이의 관계는 선형(linear)으로 가정하며 독립 변수는 하나이면 단순(simple) 회귀 분석, 복수이면 다중(multiple) 회귀 분석이라고 한다.

④ 회귀 분석은 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서 교훈점을 분석하고 미래 성과 예측 모델의 추정 능력을 개선하는 데 사용한다.

6. 프로젝트 관리 정보 시스템(Project Management Information System)

① 기업 환경 요인의 구성 요소 중 하나로서 일정 수립 도구, 작업 승인 시스템(WAS: Work Authorization System), 형상 관리 시스템, 정보 수집 및 배포 시스템과 같은 각종 자동화된 소프트웨어 도구들에 대한 접근을 제공한다.

② 지식 베이스 리파지토리와 같은 자동화된 다른 온라인 시스템과 연결하며 핵심 성과 지표(KPI: Key Performance Indicators)의 자동화된 수집과 비교 기능도 제공한다.

③ 작업 승인 시스템(WAS)이란 프로젝트 관리 정보 시스템(PMIS)을 구성하는 요소로서 프로젝트 작업 수행의 승인 주체와 승인 방법을 구체적으로 명시한 절차를 가리킨다.

④ 프로젝트 승인 절차가 명확하지 않을 경우 수행해야 할 작업이 누락 또는 지체되거나 불필요한 작업이 수행되거나 같은 작업이 중복 수행될 수 있다.

⑤ 따라서 PM은 작업 승인 시스템(WAS)을 확립하여 각각의 작업이 지정된 주체에 의해 올바른 때에 적절한 순서로 수행될 수 있게 해야 한다.

7. 지식 관리(Knowledge Management)

① 프로젝트 지식 관리(또는 지식 경영)의 목적은 다양한 이해관계자들 간 상호작용을 통해 기존의 지식을 활용하고 새로운 지식을 창출하는 것이다.

② 이러한 과정을 통해 공유된 지식은 수행 중인 프로젝트의 성과를 향상하고 조직 운영과 타 프로젝트들을 위한 관리 활동에도 활용된다.

③ 지식은 크게 암묵지(tacit knowledge)와 형식지(explicit knowledge)로 구분한다.

구분	암묵지	형식지
의미	• 개인적 경험과 상황에 의존하며 정의하기 어려운 직관적 지식 • 노하우(Know-how)라고도 함 • 예) 어머니의 손맛, 댄서의 그루브	• 형식을 갖추어 외부로 표현되고 체계를 갖추어 정리된 지식 • 노홧(Know-what)이라고도 함 • 예) 책자화된 레시피, 댄스 교본
관리상의 시사점	• 개인의 직관이나 개념으로 내재 • 증명/객관화 과정을 거치지 않았음 • 전파와 공유가 어려움 • 관찰/대화/교류를 통해 공유됨	• 문서, DB, 메모, 노트 등으로 존재 • 식별/저장/검색/공유가 용이함 • 내용의 가변성이 제한적임 • 정보 관리에 준하여 관리함

④ 지식 관리를 위해서는 지식을 문서화하고 교훈점 기록부(lessons learned register)를 작성하는 것과 더불어 대화, 관찰, 모방, 상호 교류 등을 통해 지식을 공유해야 한다.

⑤ 다음과 같은 지식 관리를 위한 도구 및 기법들은 암묵지를 공유하거나 여러 이해관계자들의 지식을 통합하거나 새로운 지식을 창출하는 데 사용된다.

구분	설명
행동 후 검토(After Action Review)	중요한 시점에서 개선점에 관해 토의한다.
실무 커뮤니티(Community of Practice)	관심사가 같은 사람들이 동아리를 만든다.
지식 카페	비공식적인 환경에서 자유롭게 대화한다.
지식 마켓플레이스	지식의 공급자와 수요자를 연결해 준다.
스토리텔링	자신이 체험한 실무 사례를 이야기한다.
지식 공유 이벤트	콘퍼런스나 세미나에서 지식을 공유한다.
네트워킹(소셜 네트워킹 포함)	전문가들과 인맥을 쌓고 그들에게 질의한다.
동료 지원(Peer Assist)	팀 외부인들의 의견이나 통찰력을 구한다.
직무 체험(Job Shadowing)	지식 수요자들이 실무 현장을 방문한다.
직무 역체험(Reverse Job Shadowing)	실무자가 지식 수요자들을 방문한다.
지식 베이스 또는 지식 은행	방대한 지식을 축적한 리파지토리를 활용한다.
가상 협업 공간	공동 문서 작업 및 원격 회의 기능을 구축한다.
훈련 및 멘토링(Mentoring)	선임자가 후임자를 조언하고 코치한다.
창의력/아이디어 관리 기법	브레인스토밍, 마인드 맵, 역장 분석
기타	워크샵, 토론 포럼, 지식 포탈 등

⑥ 프로젝트 지식 관리(4.4)에서 다양한 형태의 지식 관리 도구와 기법들이 대면 및 비대면(원격) 방식으로 활용된다.

8. 정보 관리(Information Management)

① 정보 관리 기법은 프로젝트 지식 관리(4.4)에서 사람과 정보를 연결하고 단순하고 분명하며 문서화가 잘 되어 있는 형식지를 공유하는 데 사용된다.

② 교훈점 기록부, 인터넷 용어 검색, 출판물 및 라이브러리(전자 라이브러리 포함) 열람, 경험자나 전문가에 대한 질의, 지식 공동체(community of practice), PMIS(프로젝트 관리 정보 시스템)의 문서 관리 시스템 및 기타 정보 관리 기능 등을 활용할 수 있다.

9. 의사 결정(Decision Making)

(1) 투표(Voting)

① 다수의 이해관계자들이 하나의 그룹으로서 장단점이 상충 관계가 존재하는 여러 대안들 중 하나를 선택할 때 다음과 같은 기준을 적용하여 투표를 할 수 있다.

만장일치(Unanimity)

• 평가자 전원이 동의해야만 선정된다.

• 친목/화합이 중요할 때 사용하지만 합의가 항상 쉽지는 않다.

과반수(Majority)

• 평가자 중 50%가 넘는 사람이 동의해야 선정된다.

• 대안이 2개이고 참석자 수가 홀수일 때 적용하기가 좋다.

다수결(Plurality)

• 평가자 중 가장 많은 사람의 동의를 얻으면 선정된다.

• 대안의 수가 3개 이상일 때 주로 적용한다.

독재(Dictatorship)

• 대표자가 자신의 판단으로 또는 의견을 수렴하여 선택한다.

• 대표자가 집단을 대표할 수 있는 권한을 인정 받아야 한다.

② 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6) 과정에서 최적의 시정 또는 예방 조치를 선택하거나 변경 요청의 승인 여부를 결정할 때 사용한다.

(2) 복합 기준 의사결정 분석(Multi-criteria Decision Analysis)

① 통합 변경 통제 수행(4.6) 과정에서 사전에 정의한 기준에 따라 변경을 승인하는 경우와 승인하지 않는 경우에 따르는 결과를 평가한다.

② 점수법(Scoring method): 평가 항목별 점수를 합산하여 총점이 높은 결정을 내린다.

③ 가중치법(Weight method): 총점을 계산할 때 평가 항목별 가중치를 적용한다.

10. 변경 통제 도구(Change Control Tools)

① 수작업 또는 자동화된 변경 통제 도구는 통합 변경 통제 수행(4.6)에서 변경 통제와 형상 관리 절차를 지원한다.

② 변경 통제는 타당성이 없거나 적절한 승인을 받지 않은 채 프로젝트 문서, 인도물, 기준선 등이 변경되지 않도록 예방하는 것이 목적이다.

③ 변경 통제 도구는 다음과 같은 변경 통제 활동을 지원해야 한다.

변경 식별

• 프로세스 또는 프로젝트 문제에 대한 변경 항목을 식별/선택한다.

• 변경의 대상과 범위, 변경의 사유와 영향에 대해서도 파악한다.

변경 문서화

• 모든 변경 요청은 공식적인 문서로 하는 것이 바람직하다.

• 문서화된 변경 요청은 CCB(변경 통제 위원회)에 제출한다.

변경 분석 및 승인

• 변경의 비용과 편익, 경제적 및 기경제적 타당성을 분석한다.

• 프로젝트 문서, 인도물, 기준선에 대한 변경을 승인 또는 기각한다.

변경 실행

• 변경 요청의 등록과 평가, 승인과 추적 등이 올바른지 검증한다.

• 변경 실행을 검증하고 이해관계자들에게 최종 결과를 전달한다.

④ 형상(Configuration)이란 특정한 사물의 외관과 부품 구성 및 해당 구성 요소들의 특성을 통칭하는 표현으로서 ‘구성’으로도 번역된다.

⑤ 형상 항목(configuration item)이란 형상 관리의 대상이 되는 산출물(문서, 인도물, 기준선 등)을 구성하는 하위 구성 요소들을 가리킨다.

⑥ 프로젝트 형상 관리는 변경 통제 대상 산출물에 대한 총체적 정보 관리라고 말할 수 있는데, 변경 통제 도구는 다음과 같은 형상 관리 활동을 지원해야 한다.

형상 항목 식별

• 형상 관리 대상 산출물들과 각 산출물의 형상 항목들을 선정한다.

• 각 형상 항목에 관한 세부 정보를 정리하고 기준선을 식별한다.

형상 항목 상태 회계

• 수명 주기 전체에 걸쳐 형상 기준선의 최신 상태를 추적/설명한다.

• 이를 위해 주기적으로 형상 상태 보고서를 작성하여 제출한다.

형상 항목 검증 및 감사

• 형상 관리 절차의 적정성과 기준선의 무결성을 검증/보증한다.

• 형상 기록이 완전하고 정확한지 지속적으로 검토하고 증명한다.