[PMP 이론 정리 - 4장] 03 도구 및 기법 - 프로젝트 통합 관리 (1/2)

1. 전문가 판단(Expert Judgment)

① 프로젝트 통합 관리 전체(4.1~4.7) 걸쳐 다음과 같은 주제에 식견이 있는 개인이나 집단이 교육과 훈련, 전문 지식, 실무 경험 등에 기초하여 내린 평가와 판단을 활용한다.

② 예) 조직 전략, 편익 관리, 산업 및 프로젝트 목표 영역과 관련한 기술 지식, 기간 및 예산 산정, 위험 식별, 프로젝트 관리 방법론 및 조정, 프로젝트 관리 계획 작성, 변경 통제 및 형상 관리, 우선 순위 결정, 법률 및 조달, 계약 관리, 조직 거버넌스, 지식 및 정보 관리, 조직 학습, 데이터 분석 기법, 관리 통제 및 감사 등 

③ 프로젝트 생산 프로세스에는 대부분 공학적 기법이 사용되지만, 프로젝트 관리 프로세스에는 전문가 판단과 같은 비구조적 기법도 자주 사용된다.

④ 그 이유는 프로젝트 관리 활동은 특성상 복잡하게 얽혀 있는 다양한 이질적 요소들의 상호 의존성을 종합적으로 고려해야 하기 때문이다.

⑤ 특히 프로젝트 통합 관리 프로세스들에서 다루어지는 사안들은 다양하고 깊이가 있기 때문에 다양한 주제와 관련하여 전문가 판단을 적극 활용한다.

2. 회의(Meetings)

① 프로젝트 관리 계획 개발(4.2), 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6), 프로젝트 또는 단계 종료(4.7) 등의 프로세스에서 회의를 활용할 수 있다.

② PM, 프로젝트 팀원, 프로젝트 후원자, 주제 전문가(SME: Subject Matter Expert), 공급자, 고객 대표, 기타 이해관계자들 중에서 참석자들을 적절히 결정한다.

③ 회의의 목적, 사안의 심각성, 참석자들의 수, 정보 통신 기술의 가용성 등을 고려하여 회의 방식(정형적 또는 비정형적, 대면 또는 비대면)을 선택한다.

④ 프로젝트 초기에는 프로젝트 목적을 공유하고 팀의 협력을 강화하고 서로의 역할과 책임을 이해하기 위한 착수 회의(kick-off meeting)를 수행하면 도움이 된다.

⑤ 변경 요청이 접수되면 CCB(Change Control Board)는 변경의 타당성을 검토하고 승인 여부를 결정하기 위한 변경 통제 회의(change control meeting)를 한다.

⑥ 이 밖에도 사안에 따라 기획 회의, 기술 회의, 문제 해결 회의, 사용자 검토 회의, 교훈점 분석 회의, 종료 보고 회의, 집전(celebration) 회의 등을 수행한다.

3. 데이터 수집(Data Gathering)

(1) 브레인스토밍(Brainstorming)

① 주어진 시간에 최대한 많은 아이디어를 수집하기 위해 참가자들이 제시된 의견에 대한 비판이나 간섭 없이 자유롭게 아이디어를 표현하게 한다.

② 일반적으로 촉진자(facilitator)가 세션을 진행하며 먼저 아이디어를 수집한 다음 이를 분석하는 두 부분으로 진행할 수 있다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1) 및 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 과정에서 프로젝트 헌장의 내용이나 프로젝트 관리 접근법을 결정하는 데 활용할 수 있다.

(2) 면담(Interview)

① 적절한 이해관계자들과의 대화 및 일련의 질의응답을 통해 특정 주제와 관련한 구체적인 정보와 아이디어를 수집한다.

② 유사한 프로젝트에 참가한 경험이 있거나 해당 주제에 대한 지식과 이해가 깊은 사람들과 면담하면 더 좋은 성과를 거둘 수 있다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1) 및 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 과정에서 프로젝트 요구사항(상위 수준), 가정 및 제약 조건, 승인 기준, 관리 접근법 등에 대한 의견을 구한다.

 

(3) 표적 집단(Focus Group)

① 특정 집단을 대표하거나 특정 분야에 전문성을 갖춘 사람들을 대상으로 진행하는 심층 면담으로서 표적 집단 면담 또는 표적 집단 토의라고도 한다.

② 일반적인 면담과의 차이라면 면담 대상자를 보다 엄격하게 선정하며 세션이 토의식으로 진행되기 때문에 참가자들은 더 많은 발언권을 갖게 된다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1) 및 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 과정에서 프로젝트 위험(상위 수준), 성공 기준, 관리 접근법, 복합적 내용의 통합 방안 등에 대한 의견을 구한다.

(4) 점검 목록(Checklists)

① 해당 산업계에서 널리 사용되고 있거나 프로젝트 수행 조직이 자체적으로 작성한 표준 점검 목록을 사용하면 필요한 정보의 범위를 신속하게 파악할 수 있다.

② 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 과정에서 프로젝트 관리 계획에 포함해야 할 내용이 빠짐 없이 작성되었는지 검증할 수 있다.

③ 하지만 점검 목록에도 누락된 항목이 있을 수 있다는 점에 유의해야 한다.

4. 대인 관계 및 팀 스킬(Interpersonal and Team Skills)

(1) 회의 관리(Meeting Management) 

① 회의나 그룹 세션을 효과적으로 수행하려면 모임의 목적과 안건을 사전에 공유하고, 적절한 참여자들을 참석시키고, 필요한 사안들을 시기적절하게 다루어야 한다.

② 또한, 정시에 시작하여 정시에 마치고, 사안의 특성과 중요성에 따라 적절히 시간을 안배하고, 회의 중에 드러난 쟁점과 갈등을 가급적 회의 시간 내에 다루고 해결한다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1) 및 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 과정에서 이해관계자들과의 대화 및 회의 과정에서 효과적인 회의 관리 스킬이 유용하게 사용된다.

④ 회의 기법과 회의 관리 기법은 다음과 같은 차이가 있다.

회의

• 참석자들이 정해진 시간 동안 정보를 공유하고 의논하고 선택을 한다.

• 회의 관리 기법을 적극적으로 활용하면 효과적인 회의에 기여한다.

회의 관리

• 회의나 그룹 세션을 효과적으로 진행하기 위한 다양한 기법을 포함한다.

• 다양한 형태의 면담, 모임, 이벤트, 토론 등에도 활용할 수 있다.

(2) 촉진(Facilitation)

① 촉진 기법을 적절히 활용하면 세션 참가자들이 편견을 해소하고, 공감대를 형성하며, 갈등을 효과적으로 극복하고, 다양한 의견을 자유롭게 제시하는 데 도움을 준다.

② 촉진자(Facilitators)는 브레인스토밍, 갈등 해결, 문제 해결, 회의 관리 등의 기법을 종합적으로 활용하여 효과적인 결정이나 결론 또는 솔루션에 이르는 것을 촉진한다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1), 프로젝트 관리 계획 개발(4.2), 프로젝트 지식 관리(4.4) 과정에서 다양한 이해관계자들과 그룹 세션을 진행할 때 촉진 기법이 널리 활용된다.

(3) 갈등 관리(Conflict Management)

① 프로젝트 이해관계자들의 목적과 관점, 지식과 이해 관계의 차이로 인해 대화나 상호 작용 과정에서 갈등이 발생하는 것은 자연스러우며 당연하다.

② 이러한 갈등은 효과적으로 관리하지 않으면 불필요한 오해나 대립이 발생하지만, 반대로 효과적으로 관리하면 철저한 검토와 창조적 대안이 촉진된다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1) 및 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 과정에서 프로젝트 목적, 성공 기준, 요구사항(상위 수준), 마일스톤 등을 합의할 때 갈등 관리가 필요할 수 있다.

(4) 적극적 청취(Active Listening)

① 적극적 청취는 건성으로 또는 비평적인 태도로 듣는 것이 아니라 주의를 기울이고 최대한 공감하는 태도로 듣는 것을 의미한다.

② 적극적 청취는 (1) 들으면서 상대방에게 잘 듣고 있다는 표현하고, (2) 불분명한 내용을 그때 그때 확인하고, (3) 들은 내용을 이해했음을 확인해 주는 것을 포함한다.

③ 프로젝트 지식 관리(4.4) 과정에서 적극적이고 참여적으로 청취하는 것은 오해를 예방하고, 의사소통을 개선하며, 지식 공유를 촉진한다.

(5) 리더십(Leadership)

① 리더십이란 팀이나 집단에게 비전과 방향을 제시하고, 목표를 향해 나아가도록 인도하고, 각자의 역할과 책임을 능동적으로 이행하도록 동기를 부여하는 능력이다.

② 리더십에는 의사소통, 협상, 문제 해결, 유연성(resilience), 비판적 사고(critical thinking), 기타 다양한 대인 관계 기술을 종합적으로 활용하는 것이 포함된다.

③ 프로젝트 지식 관리(4.4) 과정에서 리더십을 활용하면 프로젝트 팀이 프로젝트 목적과 비전에 부합하는 적절한 지식 및 지식 목적에 초점을 맞추도록 고무한다.

(6) 네트워킹(Networking)

① 네트워킹이란 다양한 이해관계자들과 비공식적인 연결 관계 또는 인맥(human network)을 형성하고 발전시키며 그들과 상호 작용하는 과정을 의미한다.

② 네트워킹은 PM 또는 프로젝트 팀이 문제 해결에 도움이 되는 정보와 지식을 수집하고, 이해관계자들의 참여와 기여를 촉진하는 데 기여한다.

③ 프로젝트 지식 관리(4.4) 과정에서 네트워킹을 활용하면 이해관계자들이 기꺼이 암묵적 및 명시적 지식을 공유하는 환경을 조성하는 데 도움이 된다.

(7) 정치적 인식(Political Awareness)

① 정치적 인식이란 프로젝트 환경, 관련 집단 간 역학 관계, 조직의 권력 구조, 조직의 내부적 정치 상황에 대한 지식과 이해를 의미한다.

② 정치적 인식은 의사소통 대상을 정확하게 선정하고 이해관계자들에게 직접적 또는 간접적으로 영향력을 더욱 효과적으로 사용하는 데 필요하다.

③ 프로젝트 지식 관리(4.4) 과정에서 정치적 인식을 활용하면 정보나 지식의 소유자들과 효과적으로 의사소통하고 정보와 지식을 공유하도록 고무한다.