[PMP 이론 정리 - 4장] 02 투입물 - 프로젝트 통합 관리

1. 비즈니스 문서(Business Documents)

① 프로젝트의 목적을 설명하고 프로젝트가 어떻게 비즈니스 목표에 기여하는지 보여 주는 문서로서 프로젝트를 시작하기 전에 작성된다.

② 프로젝트 헌장 개발(4.1)과 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)의 투입물로서 대표적으로 비즈니스 케이스와 비즈니스 편익 관리 계획을 포함한다.

(1) 비즈니스 케이스(Business Case)

① 비즈니스 관점에서 프로젝트의 투자 가치를 증명하는 문서로서 프로젝트가 만족하려는 시장, 고객, 조직의 니즈와 더불어 기술적, 법적, 환경적 타당성을 기술한다.

② 비즈니스 케이스는 후원자, 후원 조직 또는 고위 경영진의 승인을 받아야 하며 시간이 흐르면서 변화된 상황을 반영하여 갱신되어야 한다.

③ PM은 프로젝트의 각 단계마다 비즈니스 케이스에 기술된 비즈니스 편익이 달성되며 이해관계자들의 상위 수준의 요구사항이 만족되는지 주기적으로 확인해야 한다.

④ 사회적 필요, 시장 수요, 조직의 필요, 고객 요청, 법률적 요구사항, 기술적 진보, 환경에 미치는 영향 등의 사유로 인해 비즈니스 케이스를 작성하게 된다.

⑤ 프로젝트 단계 말에 프로젝트 성과를 검토하고 프로젝트를 계속 진행할지 여부를 결정할 때에도 참조하는 중요한 문서이다.

(2) 비즈니스 편익 관리 계획(Business Benefit Management Plan)

① 추진하려는 프로젝트와 조직의 목적 사이의 전략적 연관성을 설명하고 달성하고자 하는 목표 편익이 무엇인지를 정의한다.

② 예를 들어, 목표하는 편익을 투자 수익률(ROI), 편익 원가 비율(BCR), 순 현재 가치(NPV) 등과 같은 구체적인 재무 지표로 정의한다.

③ 프로젝트가 언제 어떻게 비즈니스 편익을 제공하는지 설명하며 편익을 측정하는 방법과 기준을 정의하는 문서이다.

④ 이 문서를 작성할 궁극적 책임은 비즈니스 케이스와 마찬가지로 후원자, 후원 조직 또는 고위 경영진에게 있다.

2. 협약(Agreements)

① 프로젝트의 의뢰자와 수행자 사이에 합의한 초기 의도(initial intent)를 가리킨다.

② 비공식적 이메일이나 구두로 합의한 내용도 효력이 있기는 하지만 법적 분쟁이나 책임 소재를 따져야 하는 상황을 대비하여 공식적 문서로 작성하는 것이 바람직하다.

③ 공식적 문서 형태의 협약에는 LOI(Letter of Intent, 의향서), MOU(Memorandum of Understanding, 양해각서), LOA(Letter of Agreement, 합의서), SLA(Service Level Agreement, 서비스 수준 협약), 계약서 등이 있다.

④ 각 문서가 가지는 법률적 구속력의 상대적 크기는 다음과 같다.

LOI  ＜  MOU  ＜  LOA, SLA, 계약서

⑤ 조직의 경영진 차원에서 작성되며 프로젝트 헌장 개발(4.1), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에 투입된다.

3. 프로젝트 헌장(Project Charter)

① 프로젝트의 실체를 정의하고, 공식적 착수를 선언하며, 프로젝트 승인 사실과 PM에 부여된 권한을 증명하는 문서이다. 

② 프로젝 헌장 개발(4.1)의 산출물로서 프로젝트 관리 계획 개발(4.2)에 투입된다.

 

4. 다른 프로세스 산출물(Outputs from Other Processes)

① 총 24개 기획 프로세스들 중에서 프로젝트 관리 계획 개발(4.2)을 제외한 나머지 23개 프로세스들의 모든 산출물을 포함하며 프로젝트 관리 계획 개발(4.2)의 투입물이 된다.

② 다시 말해 범위 관리 계획(5.1)으로부터 이해관계자 관리 계획(13.2)을 포함한 총 23개 기획 프로세스들에서 생산된 주제별 관리 계획과 기준선(baseline)을 포함한다. 

5. 프로젝트 관리 계획(Project Management Plan)

① 프로젝트 관리 활동의 근간이 되는 마스터 플랜으로서 프로젝트 관리 접근법, 분야별 관리 계획, 기준선(범위, 일정, 원가), 작업 성과 검토 방법 등의 정보를 담고 있다.

② 프로젝트 관리 계획 개발(4.2)의 산출물로서 프로젝트 작업 지시 및 감시(4.3), 프로젝트 지식 관리(4.4), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6), 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에 투입된다.

6. 프로젝트 문서(Project Documents)

① 프로젝트 관리에 사용되는 프로젝트 관리 계획을 제외한 문서들을 포함한다.

추정치 및 예측치

• 추정치(Estimates)와 예측치(forecast)는 제한된 정보를 토대로 가장 가능성 높은 값을 어림짐작한다는 공통점이 있다.

• 다만, 추정치는 주로 계획 수립과 프로젝트 실행에 사용되며 예측치는 주로 성과 평가에 사용된다는 차이가 있다.

• 추정과 예측은 모두 추정 근거(basis of estimate)를 토대로 한다.

• 예) 원가 추정치, 일정 추정치, 원가 예측치, 일정 예측치

요구사항

• 이해관계자들의 요구사항을 수집/정리하고 추적하는 데 사용한다.

• 예) 요구사항 문서, 요구사항 추적 매트릭스

달력(Calendar)

• 달력은 중요 사건의 발생 시점이나 진행 기간을 표시하는 데 사용된다.

• 예) 프로젝트 달력, 자원 달력

목록(List)

• 목록은 특정 사안이나 항목을 빠짐 없이 열거하는 문서이다.

• 예) 활동 목록, 점검 목록, 마일스톤 목록, 감시 목록(watch list)

일지(Log)

• 일지는 일반적으로 특정 사건이나 사안을 발생 시간 순으로 기록한다.

• 일지를 사용하면 각 사건/사안의 최신 동향을 신속하게 파악하고 최초 기록부터 최종 완결까지의 과정을 쉽게 추적할 수 있다.

• 예) 가정(Assumption) 일지, 변경(change) 일지, 쟁점(issue) 일지

기록부(Register)

• 기록부란 일반적으로 특정 시점에서 파악된 특정 유형의 개체나 항목들을 빠짐 없이 열거한 목록이나 문서를 가리킨다.

• 기록부는 완전한 목록에 더해 등록 항목별 부가적 정보를 포함한다.

• 예) 교훈점 기록부, 위험 기록부, 이해관계자 기록부

기타

• 일정 문서: 프로젝트 일정, 프로젝트 일정 네트워크 다이어그램

• 자원 문서: 프로젝트 인원 배정, 자원 배정, 팀 헌장, 팀 평가서

• 품질 문서: QC 측정치, 품질 척도, 품질 보고서, 테스트 및 평가 문서

• 기타 문서: 프로젝트 의사소통(communications), 공급자 선정 기준

② 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 프로젝트 지식 관리(4.4), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6), 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에 투입된다.

7. 승인된 변경 요청(Approved Change Requests)

① 이해관계자들이 제출한 다양한 변경 요청들 중에서 적절한 주체에 의한 타당성 검토를 받고 실행 승인을 얻은 요청들을 가리킨다.

② PM은 프로젝트 팀이 승인된 변경 요청을 실행하기 위한 적절한 일정과 방안을 수립하고 실제로 실행하게 해야 한다.

③ 통합 변경 통제 수행(4.6)의 산출물로서 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)에 투입된다.

8. 인도물(Deliverables)

① 특정 단계나 프로젝트를 완료하기 위해서는 반드시 인도물을 제작하여 핵심 이해관계자들에게 납품해야 제품이나 서비스 능력 및 기타 다양한 유형의 결과물을 통칭한다.

② 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물로서 프로젝트 지식 관리(4.4)에 투입된다.

9. 작업 성과 정보(Work Performance Information)

① 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물인 작업 성과 데이터를 프로젝트 관리 계획, 프로젝트 문서, 기타 프로젝트 상황 변수들과 비교하고 분석한 결과이다.

② 작업 성과 정보는 범위 확인(5.5), 범위 통제(5.6), 일정 통제(6.6), 원가 통제(7.4), 품질 통제(8.3), 자원 통제(9.6), 의사소통 통제(10.3), 위험 감시(11.7), 조달 통제(12.3), 이해관계자 교류 감시(13.4)와 같은 통제 프로세스들의 산출물이다.

③ 작업 성과 정보는 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)에 투입되어 작업 성과 보고서를 작성하기 위한 근거 재료로 활용된다.

10. 작업 성과 보고서(Work Performance Reports)

① 작업 성과 정보 중에서 선별하여 물리적 또는 전자적으로 기록한 부분을 가리킨다. 예) 프로젝트 현황 보고서, 메모, 프로젝트 공식 웹사이트를 통한 정례 보고 등 

② 대표적으로 프로젝트 현황 및 진행 상황, 획득 가치, 추세 및 추정치, 계약 성과 정보, 위험 요약 및 예비 자원의 소진 상황, 결함 빈도, 위험 징후 등을 포함한다.

③ 작업 성과 보고서는 이해관계자들의 관심이나 행동 또는 결정을 이끌어 내기 위해 작성되며 시기적절하게 배포하여 열람되게 해야 한다.

 ④ 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)의 산출물로서 통합 변경 통제(4.6)에 투입된다.

11. 변경 요청(Change Requests)

① 시정(correction) 또는 예방(correction) 조치, 결함 수리(defect repair), 변경 통제 대상이 되는 문서나 인도물의 갱신과 관련하여 다양한 이해관계자들이 제출한 제안이다.

② 프로젝트 기준선에 영향을 주는 변경을 요청할 때는 변경으로 인한 일정 변경, 소요 자원 및 비용, 수반되는 위험 등에 대한 정보를 제출하고 실행하기에 앞서 CCB(변경 통제 위원회)는 물론 고객이나 후원자의 검토와 승인을 받아야 한다.

③ 이에 비해 프로젝트 기준선에 영향을 주지 않는 변경 요청은 일반적으로 PM에 의해 검토와 승인을 받은 다음 실행된다.

④ 변경 요청은 다음 프로세스들의 산출물로서 통합 변경 통제 수행(4.6)애 투입된다.

• 착수 - 이해관계자 식별(13.1)

• 기획 - 활동 정의(6.2), 일정 개발(6.5), 위험 대응 계획(11.5), 조달 관리(12.1)

• 실행 - 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 품질 관리(8.2), 자원 획득(9.3), 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5), 위험 대응 실행(11.6), 조달 수행(12.2), 이해관계자 교류 관리(13.3)

• 감시 및 통제 - 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 범위 확인(5.5), 범위 통제(5.6), 일정 통제(6.6), 원가 통제(7.4), 품질 통제(8.3), 자원 통제(9.6), 의사소통 감시(10.3), 위험 감시(11.7), 조달 통제(12.3), 이해관계자 교류 감시(13.4)

12. 인수된 인도물(Accepted Deliverables)

① 범위 확인(5.5)의 산출물로서 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에 투입된다.

13. 조달 문서(Procurement Documentation)

① 조달 전체 과정(12.1~12.3)에서 작성된 행정 문서들을 수집/색인화/정리한 것이다.

② 입찰 문서(RFI, RFP, RFQ), 조달 SOW(작업 기술서), 독립적 원가 추정치, 조달 성과(범위, 일정, 원가, 품질), 공급자 평가 정보, 검사 결과, 공문, 대금 결제 정보, 최종(as-built) 계획 및 도면, 매뉴얼, 문제 해결, 기술 문서, 변경 통제 문서 등을 포함한다.

③ 조달 문서에 포함된 정보는 교훈점 정보를 도출하고 향후 다른 조달 과정에서 하청업체의 평가 근거로 활용될 수 있다.

④ 조달 문서는 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)의 중요한 투입물이다.

14. 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors)

① 다음과 같은 환경 요인들을 고려하면 이해관계자 관리 활동이 더욱 현실적이 된다. 

내부 요인

• 프로젝트 관련 기업들의 내부 환경 요인들을 고려한다.

• 예) 조직 구조, 조직 문화, 정치 풍토, 거버넌스 프레임워크, 조직의 관리 실무 및 지속 가능성, 인사 관리, 조직 내 지식 관리 전문가, 프로젝트 관리 정보 시스템 등

외부 요인

• 프로젝트 관련 기업들의 외부 환경 요인들을 고려한다.

• 예) 법규상의 요구사항 및 제약 조건, 정부 및 산업 표준, 업계 및 분야별 PMBOK(Project Management Body of Knowledge), 시장 상황, 이해관계자 기대 및 위험 임계치, 인프라, 계약 및 구매 관련 제약 조건 등

② 프로젝트 통합 관리 프로세스 전반에서(4.1~4.6) 필요한 요인들을 고려한다.

15. 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets)

① 프로젝트의 착수, 기획, 실행, 감시 및 통제, 종료 활동과 관련하여 다음과 같은 기존 자료와 정보를 적극 활용하면 불필요한 시행착오를 최소화할 수 있다.

프로세스 및 절차

• 조직에서 적용하고 있는 기존의 정책/절차/지침 등을 참조한다.

• 예) 조직의 표준 정책/프로세스/절차, 포트폴리오/프로그램/프로젝트 거버넌스 프레임워크, 조직 표준의 맞춤화 지침, 변경 통제 및 승인 절차, 위험 통제 절차, 의사소통 요구사항, 감시 및 보고 방법, 쟁점 및 하자 관리 절차, 공식적 지시 및 정보 공유 절차, 재무 통제 절차, 프로젝트 또는 단계 종료 지침 및 요구사항, 각종 템플릿 등

전사적 지식 베이스

• 과거 프로젝트들의 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리를 참조한다.

• 예) 이전 프로젝트 선정 결정의 결과 및 성과 정보, 기준선, 쟁점 및 하자 관리 데이터베이스, 성과 측정 데이터베이스, 형상 관리 지식 베이스, 각종 프로젝트 문서 등

② 프로젝트 통합 관리 전체 과정에서(4.1~4.7) 필요한 항목들을 활용한다.