[PMP 이론 정리 - 4장] 04 산출물 - 프로젝트 통합 관리 (2/2)

8. 교훈점 기록부(Lessons Learned Register)

① 프로젝트 관리 업무에는 기존에 습득한 많은 정보와 지혜를 활용하지만, 프로젝트 관리 과정에서도 새로운 지식과 교훈점(lessons learned)을 습득하게 된다.

② 이러한 지식과 교훈점은 타 프로젝트 수행에 유용하게 사용되며 조직의 프로젝트 관리 성숙도(maturity)를 향상한다.

③ 따라서 PM은 조직이 보유한 다양한 프로젝트 정보와 교훈점을 활용하는 것에 더해 가치 있는 지식과 교훈점을 체계적으로 수집하고 정리해야 한다.

④ 다만, 이해관계자들의 사유 정보나 기밀 정보를 획득하거나 허락 없이 공개하는 일이 없도록 주의해야 한다.

⑤ PMI는 PM이 프로젝트 중에 획득한 새로운 정보와 지식을 동료들, 소속 조직, 업계의 전문가들과 공유하는 것이 윤리적인 행동이라고 언명하고 있다. 

⑥ 프로젝트 지식 관리(4.4)의 산출물로서 여러 프로세스에 투입된다.

9. 승인된 변경 요청(Approved Change Requests)

① 변경 통제 위원회(CCB: Change Control Board)나 PM 또는 위임 받은 변경 통제 담당자에 의해 검토와 승인을 받은 변경 요청이다.

② CCB 또는 담당자들이 변경 요청의 타당성을 검토한 다음 내릴 수 있는 결정은 승인, 보류, 기각 중 하나로서 그 결과는 변경 일지(change log)에 반영된다. 

③ 승인된 변경 요청은 (1) 프로젝트 범위, 일정, 원가 및 예산, 품질, 정책 및 절차의 변경 또는 (2) 기존의 또는 향후의 부정적 결과를 피하기 위한 조처에 관한 것일 수 있다.

④ 승인된 변경 요청은 통합 변경 통제 수행(4.5)의 산출물로서 PM은 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)에 투입되어 실행되게 해야 한다.

⑤ 프로젝트 팀은 일정을 수립하여 승인된 변경 요청을 실행해야 한다.

10. 작업 성과 보고서(Work Performance Reports)

① 프로젝트 현황 및 진행 상황, 획득 가치, 추세 및 추정치, 계약 성과 정보, 위험 요약 및 예비 자원의 소진 상황, 결함 빈도, 위험 신호 차트(stoplight chart) 등을 포함한다.

② 내용의 특성에 따라 다음과 같이 유형을 구분하기도 한다.

현황 보고서(Status Report)

• 특정 시점에서 프로젝트 진행 상황을 있는 그대로 설명한다.

• 성과 분석이나 의미 해석보다는 사실 전달에 중점을 둔다.

진척 보고서(Progress Report)

• 특정 기간 중에 발생한 상황 전개나 성과 변화를 설명한다.

• 세부 영역별로 달성한 것과 달성하지 못한 것을 제시한다.

차이 보고서(Variance Report)

• 기준과 성과 사이의 차이 및 이의 분석 결과를 제시한다.

• 차이의 크기, 심각성, 영향, 원인, 대안 등을 포함한다.

추세 보고서(Trend Report)

• 기간별 성과를 평가하여 개선 또는 악화되는지 설명한다.

• 경우에 따라 과거 추세를 근거로 미래를 예측하기도 한다.

예측 보고서(Forecasting Report)

• 프로젝트의 미래 성과 및 상태에 대한 예측을 제시한다.

• 보고서의 목적 자체가 분야별 및 주제별 미래 예측이다.

기성고 보고서(Earned Value Report)

• 범위, 일정, 원가를 통합하여 프로젝트 성과를 설명한다.

• EV, SV, AC 등에 근거한 다양한 분석 결과를 포함한다.

③ 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)의 산출물로서 통합 변경 통제 수행(4.6)과 의사소통 관리(10.2)에 투입된다.

④ 프로젝트 팀은 작업 성과 보고서를 통해 다양한 이해관계자들과 프로젝트 성과 정보를 시기적절하게 공유하는 데 유용하다.

11. 최종 제품, 서비스, 결과 이전(Final Product, Service, or Result Transition)

① 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)의 산출물로서 프로젝트(또는 특정 단계)에서 생산한 최종(또는 중간) 제품, 서비스 또는 결과를 핵심 이해관계자에게 전달하는 것을 가리킨다.

② 프로젝트의 최종 제품, 서비스, 결과는 일반적으로 수명 주기 전체에 걸쳐 운영, 유지보수, 지원 활동을 담당하는 다양한 집단이나 조직에 이전된다.

③ 이전(Transition)의 의미는 단지 인도물의 납품(delivery)만이 아니라 인수 담당 그룹에게 프로젝트 인도물의 사용/운영 방법, 사용자 지원 및 유지보수 능력 등을 종합적으로 전수해 주는 것을 의미할 수 있다.

12. 프로젝트 관리 계획 갱신(Project Management Plan Updates)

① 다음과 같은 항목을 갱신해야 할 수 있다.

프로젝트 관리 접근법

• 프로젝트에 적용할 생애 주기 및 단계 전개 방식(폭포수, 반복, 애자일 등) 자체가 갱신되는 경우는 매우 드물다.

• 경우에 따라 단계별 프로세스 구성, 결과물 및 적용할 도구 및 기법 등은 변경될 수 있다.

분야별 관리 계획

• 변경 요청의 승인, 프로젝트 수행 환경의 변화, 이해관계자들의 요구사항 변화, 쟁점 해결을 위한 조치 시행 등의 이유로 분야별 관리 계획이 갱산되어야 할 수 있다.

• 원래는 변경 대상이 아니었지만, 변경이 발생한 다른 분야와의 일관성과 완전성을 유지하기 위해 내용을 갱신해야 할 수도 있다.

기준선 및 작업 성과 검토 방법

• 각종 기준선도 승인된 변경 요청에 의해 갱신될 수 있다.

• 성과 검토 시기, 수행자, 방법 등도 필요에 따라 갱신될 수 있다.

② 프로젝트 관리 계획은 연동 기획(rolling wave planning) 기법에 따라 단계적으로 정련화되기 때문에 단계가 진행되면서 계획을 상세화하기 위해 내용이 갱신될 수도 있다.

③ 연동 기획 기법이란 가까운 미래를 위한 계획은 상세하게 수립하고 먼 미래를 위한 계획은 개략적으로 수립한 다음 시간이 지나면서 단계적으로 상세화하는 기법을 가리킨다.

④ 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 프로젝트 지식 관리(4.4), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6)에서 발생할 수 있다.

7. 프로젝트 문서 갱신(Project Documents Updates)

① 프로젝트 관리 계획을 제외하고 프로젝트 관리에 활용되는 다양한 문서들이 승인된 변경 요청에 의해 또는 최신의 프로젝트 정보를 반영하기 위해 갱신될 수 있다.

② 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5), 통합 변경 통제 수행(4.6)에서 대표적으로 다음과 같은 갱신이 발생할 수 있다.

• 추정치 - 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)에서 원가 추정치 및 일정 추정치

• 요구사항 - 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)에서 요구사항 문서

• 목록 - 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)에서 활동 목록

• 일지 - 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)에서 가정 일지, 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)에서 쟁점 일지, 통합 변경 통제 수행(4.6)에서 변경 일지 

• 기록부 - 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)에서 교훈점 기록부, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등

③ 변경 통제 대상이 아닌 문서의 변경은 비교적 수월하지만, 변경 통제 대상인 문서의 변경은 CCB에 의한 공식적 변경 승인을 받은 후에만 변경해야 한다.

8. 조직 프로세스 자산 갱신(Organizational Process Assets Updates)

① 과거 프로젝트들을 통해 학습한 지식과 정보를 포함하며 산업, 조직, 적용 분야 등에 따라 다양하게 조직되어 있는 무형의 자산이다.

② 프로젝트를 통해 조직이 학습한 지식/정보/경험을 근거로 다양한 요소들이 갱신된다.

③ 특히, 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3), 프로젝트 지식 관리(4.4), 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서 조직의 프로세스 및 절차 또는 전사적 지식 베이스가 갱신될 수 있다.

④ 전술한 바와 같이, PMI는 PM이 프로젝트 중에 획득한 새로운 정보와 지식을 동료들, 소속 조직, 업계의 전문가들과 공유하는 것을 격려한다.

⑤ 특히, 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서는 프로젝트 문서, 운영 및 지원 문서, 프로젝트 또는 단계 종료 문서, 교훈점 라파지토리 등을 갱신하여 조직에 전수한다.

⑥ 참고로, 교훈점 기록부는 프로젝트 문서이므로 프로젝트 또는 단계 종료(4.7)에서 조직 프로세스 자산 갱신 항목에는 포함되어 있지 않지만, 프로젝트 또는 단계를 종료하면서 기존의 교훈점 리파지토리에 최종 반영하게 된다.