[PMP 이론 정리 - 2장] 06 종료 프로세스 그룹

1. 수행 활동 및 시사점

(1) 프로젝트 관리 계획 실행

최종 인수 획득

프로젝트 범위 및 인도물이 달성되었음을 확인하기 위해 관련 이해관계자들로부터 프로젝트 인도물에 대한 최종 인수를 획득한다.

① 인도물에 대한 최종 인수는 프로젝트 또는 단계를 종료하는 데 필수적인 과정이므로 프로젝트 팀은 인도물에 대한 최종 인수를 획득해야 한다.

② 핵심 이해관계자들이 인도물을 검수(inspection)하고 공식적 인수를 결정하는 것은 감시 및 통제 프로세스이지만, 인도물에 대한 최종 인수는 종료 프로세스이다. 

인도물 및 소유권의 이전

프로젝트 종료를 촉진하기 위해 프로젝트 계획에 따라 배정된 이해관계자들에게 인도물의 소유권을 이전한다.

① 인도물에 대한 최종 인수가 결정되면 프로젝트 팀은 지정된 이해관계자들에게 인도물을 공식적으로 납품하고 소유권을 이전(transition)한다.

② 이러한 소유권의 이전은 프로젝트 팀이 인도물에 대한 책임과 위험을 이전하기 위한 또 하나의 중요한 분기점이 된다.

책임의 이전과 프로젝트 종료

프로젝트의 공식적 종료 사실에 대해 전달하고 책임의 이전을 분명히 하기 위해 일반적으로 인정되는 실무 및 정책을 활용하여 재무적, 법적, 행정적 종료를 획득한다.

① 재무적, 법적, 행정적으로 미결 사항이 남지 않도록 모든 사안들을 마무리한다.

② 이러한 과정을 통해 인도물에 대한 권한과 함께 위험과 책임도 모두 이전한다.

(2) 프로젝트 자원, 품질, 위험 관리

교훈점 수집 및 프로젝트 평가

조직의 지식 베이스를 갱신하기 위해 프로젝트 전반에 걸쳐 문서화한 교훈점을 수집하고 포괄적인 프로젝트 평가를 수행한다.

① 프로젝트 관리 분야의 중요한 모범 실무 중 하나는 프로젝트로부터 배운 교훈점과 유용한 정보를 시기 적절하게 기록하고 축적하는 것이다. 

② 이러한 실무는 지식 경영(knowledge management) 및 조직 프로젝트 관리(organizational project management) 실무를 반영한 것이기도 하다.

③ 이러한 실무 과정을 통해 체계적으로 축적/보존된 지식은 향후 다른 프로젝트에 활용하여 프로젝트 관리 성과의 향상에 기여한다.

④ PMI가 요구하는 중요한 윤리 덕목 중 하나는 프로젝트 중에 터득한 유용한 기법과 지식을 최대한 공유하고 공개하라는 것이다.

⑤ 이러한 이유로 PM과 프로젝트 팀은 종료 프로세스를 통해 이해관계자들의 도움을 받아 포괄적인 프로젝트 평가를 하고 공유할 가치가 있는 지식과 정보를 수집한다.

이해관계자 피드백 획득

이해관계자들의 만족도를 평가하기 위해 이해관계자 관리 계획에 근거하여 적절한 도구와 기법을 활용해 적절한 이해관계자들의 피드백을 획득한다.

① 프로젝트 성공은 궁극적으로 이해관계자들의 요구사항이 만족될 때 이루어진다.

② 따라서 프로젝트 또는 단계를 종료할 때는 프로젝트 성과와 더불어 이해관계자들의 만족도에 대한 평가도 이루어져야 한다.

③ 이해관계자들의 피드백을 획득하는 방법은 프로젝트의 규모나 중요성에 따라 다르지만 기본적으로 충분한 의사소통이 필요하다.

④ 이러한 의사소통은 이해관계자들의 만족도를 객관적이고 시기 적절하게 평가하는 데도 필요하지만 반대로 이해관계자들의 만족도를 높이는 데도 기여한다.

⑤ 프로젝트에 대한 만족도를 표현할 기회가 있었다는 것 자체가 많은 이해관계자들에게는 프로젝트 만족도를 결정하는 또 하나의 중요한 기준이기 때문이다.

⑥ 단계 말에 수행한 이해관계자들의 만족도 평가 결과에 근거하여 다음 단계에서 적절한 시정 및 보완 조치가 취해야 한다.

(3) 프로젝트 의사소통 및 이해관계자 관리

최종 프로젝트 보고서 작성 및 공유

프로젝트 성과를 문서화하고 전달하며 프로젝트 평가를 지원하기 위해 의사소통 관리 계획에 따라 최종 프로젝트 보고서를 작성하고 공유한다. 

① 이해관계자와의 의사소통은 프로젝트가 진행되는 전체 과정에서는 물론 종료하는 과정에서도 매우 중요하다.

② 최종 프로젝트 보고서를 작성하고 적절한 이해관계자들에게 전달하는 것은 좋은 의사소통 과정을 마무리하고 완성하는 중요한 절차이다.

③ 만약 이해관계자들과 지속적으로 건실한 의사소통을 해 왔다면 최종 프로젝트 보고서의 내용 대부분은 이해관계자들이 어느 정도 숙지하고 있는 것들일 것이다.

④ 최종 프로젝트 보고서의 내용이 대부분의 이해관계자들에게 매우 생소하고 기존에 알고 있던 내용과 크게 다르다면 그동안 의사소통이 제대로 관리되지 않은 것일 수 있다.

⑤ 어떤 경우든 프로젝트 보고서는 정확하고 타당한 뒷받침 자료가 있어야 하며 논리적이고 신뢰할 수 있어야 한다.

문서 및 자료 보존

법률적 요구사항을 준수하고 향후 프로젝트 및 감사에 사용될 수 있게 하기 위해 일반적으로 인정되는 실무를 활용하여 프로젝트 문서 및 자료를 보존한다.

① 문서 및 자료의 보존은 비즈니스 필요 뿐만 아니라 법적으로나 업무 절차상으로도 중요한 요구사항일 수 있다.

② 이러한 자료들은 향후에 프로젝트 감사가 있을 경우 중요한 근거 자료가 될 것이며 법적인 분쟁이나 감독 기관의 검토 시에 중요한 제출 자료가 된다.

③ 보존해야 하는 문서와 자료의 범위, 보존 방법과 형식은 실무에 따라 다양하지만 법적으로 요구되는 것들은 필수적으로 확보하여 보존해야 한다.

④ 그 밖에 문서 및 자료의 보존 범위와 절차는 일반적으로 인정되는 실무에 따르며 전문가들의 판단에 따라 적절하고 신중하게 결정해야 한다.

⑤ 프로젝트 문서 및 자료는 많은 시간이 흐른 후에도 검색하는 것이 수월해야 하며 보존 시점에서는 물론 향후에도 사용하기에 적합한 내용과 형태로 보존해야 한다.

2. 필요 지식 및 스킬

(1) 보존 실무 및 법규

① 프로젝트와 관련한 중요한 자료와 문서는 적절한 실무와 법규에 따라 보존한다.

② 세부적인 보존의 범위, 내용, 방법, 기간, 장소 등에 대해서는 적절한 판단이 필요하다.

(2) 규정 준수

① 프로젝트 수행과 관련한 법률 및 규정을 이해하고 준수 여부를 검증한다.

② 환경, 보건, 인권, 건설, 회계 처리, 품질 등 다양한 내외부 규정 준수를 검증한다.

(3) 계약 종료 요구사항

① 계약 종료를 위해 만족해야 할 법적, 재무적, 행정적 요구사항들을 확인한다.

② 모든 계약 당사자들에 대한 계약 종료 요구사항이 이행되었는지 검토하고 완료한다.

(4) 종료 절차

① 법률, 재무, 행정적으로 미결 사항들을 파악하고 적절한 규정과 절차에 따라 종료한다.

② 프로젝트 종료에 관해 이해관계자들에게 적절히 전달하고 공식적 종료를 완료한다.

(5) 피드백 기법

① 다양한 의사소통을 통해 프로젝트 만족도에 관한 이해관계자들의 피드백을 받는다.

② 예를 들어 인터뷰, 설문 조사, 공청회 등 다양한 기법을 활용할 수 있다.

(6) 성과 측정 및 프로젝트 검토 기법

① 적절한 핵심 성과 지표(PKI: Performance Key Indicator)와 핵심 성공 요소(CSF: Critical Success Factors) 등의 기준을 활용하여 프로젝트 성과를 측정한다.

② 일정, 비용, 품질, 위험 등 다양한 관점에서 프로젝트를 정성적/정량적으로 검토한다. 

(7) 이전(Transition) 계획 수립 기법

① 핵심 이해관계자들이 프로젝트 결과물을 적절히 인수 받아 운영할 수 있게 한다.

② 이를 위한 체계적이고 구체적인 계획과 절차를 수립하고 합의에 따라 실행한다.