[PMP 이론 정리 - 2장] 05 감시 및 통제 프로세스 그룹

1. 수행 활동 및 시사점

(1) 프로젝트 관리 계획 실행

프로젝트 성과 측정

모든 차이와 수정 조치를 식별하고 계량화하기 위해 적절한 도구와 기법을 사용하여 프로젝트 성과를 측정한다.

① 감시(Monitoring)란 프로젝트 성과 데이터를 수집/검토하는 것이며 통제(controlling)란 성과 데이터를 기준선과 비교하여 차이(variance)를 분석하는 것이다.

② 차이를 분석할 때 가장 먼저 고려해야 하는 것은 차이의 심각성(significance)으로서 사소한 차이는 작업 담당자가 스스로 해결하게 할 수 있다.

③ 하지만 차이가 심각할 경우에는 성과 차이가 프로젝트 목적에 미치는 영향(impact)을 평가하고 차이가 발생하게 된 원인(cause)을 파악하고 대책(action)을 수립한다.

④ 만약 수립된 대책을 실행하기 위해 기준선이나 프로젝트 관리 계획에 중요한 변경이 필요한 경우에는 변경 요청(change request)을 한다.

프로젝트 변경 통제

프로젝트 목적이 지속적으로 비즈니스 니즈와 연계되게 하기 위해 변경 관리 계획에 따라 프로젝트 변경을 관리한다.

① 변경 요청은 일반적으로 공식적인 문서(formal document) 형태로 이루어지는 것이 일반적이며 변경 통제 위원회(CCB:Change Control Board)에 제출된다.

② CCB에서는 제출된 변경 요청의 기술적, 경제적, 법적 타당성과 함께 핵심 이해관계자들이 수용할 수 있는지를 검토하여 승인/보류/기각 여부를 결정한다.

③ 변경 타당성에 대한 검토의 핵심은 변경 요청에 대해 어떤 결정을 내리는 것이 프로젝트 목적과 비즈니스 니즈가 더 잘 연계될 것인가 하는 것이다.

④ CCB은 모든 결정을 변경 일지(change log)에 기록하며 특히 승인 결정을 내렸을 때는 PM에게 전달하여 적절히 실행되게 한다.

(2) 프로젝트 자원, 품질, 위험 관리

프로젝트 조달 감시

프로젝트 목적 준수를 검증하기 위해 조달 계획에 따라 조달 활동을 감시한다.

① 조달 과정이 사전에 합의한 계약, 정책, 절차, 계획에 따라 이루어지며 최대한의 공정성과 객관성을 보장하는 방법으로 이루어지는지 검증하고 감시한다.

② 계약 상대방이 법적 의무를 이행하는지 구매자의 권리가 공정하게 보호되는지 확인한다.

③ 계약 당사자 간에 의견 충돌이 있을 경우 먼저 상호 합의에 의해 해결하고, 그렇게 할 수 없을 경우 중재 기관의 중재를 받거나 법원 판결에 따르게 된다.

인도물 검증

프로젝트 요구사항 및 비즈니스 니즈를 만족하기 위해 적절한 도구와 기법을 사용하여 인도물이 품질 관리 계획에 확립된 품질 표준을 준수하는지 검증한다. 

① 공급업체가 인도한 상품, 서비스 또는 결과물을 품질 표준을 준수하는지 검증하기 위하여 적절한 도구와 기법을 사용하여 검사(inspection)한다.

② 검사 결과가 품질 표준과 부합하지 않는 부분을 발견 경우에는 컴플레인을 제기하고 적절한 절차에 따라 해결되게 한다.

③ 인도된 상품, 서비스, 결과물이 품질 표준에 부합하는 경우에는 합의한 절차에 따라 적절한 대가를 지급한다.

위험 감시 및 평가

프로젝트에 위험 및 기회가 미치는 영향을 관리하기 위해 노출이 변화되었는지 판단하고 대응 전략의 효과성을 평가함으로 위험을 감시하고 평가한다.

① 프로젝트 위험의 발생 가능성을 지속적으로 평가하여 발생 가능성이 사라진 위험은 목록에서 제거하고 발생 가능성이 있는 새로운 위험은 목록에 추가한다.

② 목록에 포함된 각각의 위험이 프로젝트 목적에 미칠 수 있는 잠재적 영향을 지속적으로 평가하여 위험의 우선순위와 대응 전략을 조정한다.

③ 위험과 직결된 변화만이 아니라 이해관계자의 구성, 영향력, 태도를 반영하여 위험 대응 전략을 적절히 조정한다.

(3) 프로젝트 의사소통 및 이해관계자 관리

교훈점 관리

지속적 개선이 이루어지게 하기 위해 교훈점 관리 기법을 활용하여 교훈점을 포착하고 분석하고 관리한다.

① PM은 자신이 경험한 프로젝트 및 프로젝트 관리 실무가 프로젝트 수행 조직과 다른 PM들에게도 공유될 수 있도록 최선을 다해야 한다.

② 완전히 똑같은 프로젝트란 있을 수 없지만 소중한 비용과 시간을 투입하여 수행한 프로젝트로부터 공유할 수 있는 지식, 정보, 데이터, 노하우, 교훈점은 언제나 존재한다.

③ 따라서 프로젝트 팀원, 적절한 전문가 및 이해관계자들이 참여하여 프로젝트와 관련한 다양한 정보를 정리하고 분석하는 것이 필요하다.

④ 이때 유의할 점은 프로젝트 의뢰 조직의 기밀 정보나 독점권이 있는 정보를 부주의하게 공개하는 일이 없어야 한다.

⑤ 이러한 교훈점은 프로젝트 관리 실무의 지속적 개선과 향후 문제 해결에 활용된다.

⑥ 체계적인 프로젝트 정보 및 교훈점 관리는 조직의 프로젝트 관리 역량을 향상해 준다.

쟁점 일지 검토

프로젝트에 미치는 영향을 최소화하기 위해 쟁점 일지를 검토하고 필요하다면 갱신하며 적절한 도구와 기법을 사용하여 시행 조치를 결정한다.

① 쟁점(Issue)이란 이해관계자들 사이에 이해 관계가 엇갈리는 사안, 문제, 상황 또는 서로 경쟁적으로 추구하는 목표를 가리킨다.

② 쟁점들이 적절한 시점에 적절한 방법으로 만족스럽게 해결되지 않을 경우 이해관계자들 사이의 갈등(conflict)이 심화되어 프로젝트에 부정적인 영향이 증가한다.

③ 대부분의 쟁점은 시기 적절한 의사소통만으로도 해결되지만 일부 문제들은 신중하고 집중적인 노력과 협력이 수반되어야 해소될 수 있다.

④ 쟁점이 식별되면 쟁점 일지(issue log)에 등록하고 적절한 해결 담당자와 목표 해결 일자를 지정하여 기록한다.

⑤ 각각의 쟁점은 시기 적절하고 지속적으로 추적하여 현재 상태를 점검하고 추가적인 논의와 새로운 해결 방안이 필요한지를 판단한다.

2. 필요 지식 및 스킬

(1) 성과 측정/추적 기법 및 프로젝트 통제 한계선

① EV(획득 가치), CPM/PERT, 추세 분석 등의 성과 측정 및 추적 기법을 활용한다.

② 성과 지표별로 적절한 임계치(treshold) 및 한계선(tolerance)을 설정하면 프로젝트 성과가 기준선(baseline)에서 지나치게 벗어나기 전에 통제할 수 있게 도와 준다.

(2) 프로세스 분석 기법

① 프로세스를 지속적으로 분석하고 개선하면 제품과 서비스의 품질이 개선된다.

② 린, 칸반, 식스 시그마 등 프로세스 분석 및 개선 기법을 사용하면 도움이 된다.

(3) 프로젝트 재무 원칙

① 프로젝트 자금 조달 및 지출과 관련하여 일련의 원칙을 수립하고 적용해야 한다.

② 지나친 금융 비용은 프로젝트의 타당성을 제약하거나 프로젝트를 중단시킬 수도 있다.

(4) 프로젝트 감시 도구 및 기법

① 차이 분석, 추세 분석, 인과 관계, 근본 원인 분석, 추정 방법, 프로젝트 관리 정보시스템 등을 적절히 활용하여 프로젝트 성과를 체계적으로 감시해야 한다.

② 객관적 데이터에 근거하여 프로젝트를 감시해야 프로젝트 성과를 유지할 수 있다.

(5) 프로젝트 품질 모범 실무 및 표준

① 국제 표준화 기구(ISO) 등 명망 있는 조직의 모범 실무와 표준을 적용하면 도움이 된다.

② 국제적 모범 실무와 표준의 형식만이 아니라 본질적 내용을 실질적으로 실천해야 한다.

(6) 품질 측정 도구, 검증(Verification) 및 확인(Validation) 기법

① 샘플링, 각종 검사와 평가, 품질 통제도 등 다양한 품질 측정 도구를 활용한다.

② 인도물이 요구사항 및 본연의 의도를 만족했는지 점검하는 검증/확인 기법을 적용한다.

(7) 위험 식별, 분석, 대응 기법

① 위험한 사건과 상황을 주기적으로 식별하고 중요성을 정성적/정량적으로 분석한다.

② 긍정적/부정적 위험에 체계적으로 대응하기 위한 다양한 기법과 전략을 적용한다.