[PMP 이론 정리 - 2장] 02 착수 프로세스 그룹

1. 수행 활동 및 시사점

(1) 프로젝트 가치 검증

프로젝트 평가

주어진 가정과 제약 내에서 새로운 제품이나 서비스의 타당성을 뒷받침하기 위해 사용 가능한 정보, 이전 프로젝트로부터 얻은 교훈, 이해 관계자들과의 회의 등을 근거로 프로젝트를 평가한다.

① 프로젝트 평가는 최초로 프로젝트를 구상할 때만이 아니라 프로젝트를 시작한 후에도 각 단계를 마무리하거나 착수할 때마다 지속적으로 수행해야 한다.

② 이를 통해 타당성이 입증되지 않은 제품이나 서비스를 제작하기 위해 노력하는 일을 시작(또는 지속)하는 일을 막을 수 있다.

③ 이러한 주기적인 타당성 및 프로젝트 평가의 궁극적 책임은 발주사의 경영진, 프로젝트 개시자 및 후원자에게 있다.

④ 하지만 PM 역시 이러한 평가 과정에 참여할 수 있으며 프로젝트가 지향해야 할 가치가 무엇인지 확인하고 이를 실현하기 위해 노력해야 한다.

 

편익 분석(Benefit Analysis)

프로젝트가 조직의 전략 그리고 이해관계자들이 기대하는 비즈니스 가치와 연계되는지 확인하기 위해 이해 관계자들과 편익 분석을 수행한다.

① 프로젝트의 목적을 조직의 목적과 연계시키기 위한 노력을 프로젝트 거버넌스(project governance)라고 하는데 이는 프로젝트 후원자와 프로젝트 팀에게 책임이 있다.

② 비즈니스 니즈와 비용 편익 분석을 통해 프로젝트의 타당성을 확립하고 정당화하는 문서를 비즈니스 사례(business case)라고 한다.

③ 외부 프로젝트라면 발주사의 경영진, 내부 프로젝트라면 프로젝트 수행 조직의 경영진은 비즈니스 사례를 검토하고 갱신하고 승인할 책임이 있다.

④ PM은 비즈니스 사례, 프로젝트 관리 계획, 프로젝트 헌장, 프로젝트 편익 관리 계획, 성공 지표, 조직의 목표가 서로 연계되도록 적절한 제안과 통찰력을 제공해야 한다.

(2) 단계 및 프로젝트 정의

핵심 인도물 식별

고객의 기대를 관리하고 프로젝트 목표 달성 과정을 이끌어 가기 위해 비즈니스 요구 사항을 근거로 핵심 인도물을 식별한다.

① 인도물은 범위를 파악하고, 일정과 예산을 추정하며, 작업에 필요한 자원의 종류/수량/스킬을 결정하고, 관련 품질 기준과 위험을 식별하는 데 매우 중요하다.

② 또한, 고객의 기대를 충족하고 프로젝트 목표를 달성하는 궁극적 수단은 결국 인도물이기 때문에 PM은 프로젝트/단계의 핵심 인도물을 파악해야 한다.

③ 핵심 인도물에 대한 기본 정보는 발주사 또는 개시자나 후원자가 작성하는 프로젝트 작업 기술서(SOW: Statement of Work)에 가장 먼저 문서화된다.

이해관계자 분석

프로젝트에 대한 다양한 기대에 부응하고 이해관계자들의 지원을 이끌어 내기 위해 적절한 도구와 기법을 활용하여 이해관계자 분석을 수행한다.

① 이해관계자들은 프로젝트를 지원할 수도 있고 반대할 수도 있으며, 프로젝트 요구사항 수집, 품질 기준 식별, 의사소통의 내용과 방법, 위험 허용 수준 결정에 참여한다.

② 따라서 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 이해관계자들을 프로젝트 초기부터 빠짐 없이 식별하고 그들의 영향력, 이해 관계, 프로젝트에 대한 태도 등을 분석해야 한다.

③ 프로젝트 이해관계자들을 분석하고 그들과의 교류(engagement)를 관리할 궁극적인 책임은 PM에게 있으며 프로젝트 팀원들은 PM을 지원할 책임이 있다.

실행 전략 제안

실행 전략을 제안하기 위해 현재의 환경, 조직 요인, 역사적 데이터, 전문가 판단을 근거로 상위 수준의 위험, 가정 및 제약을 식별한다.

① 실행 전략에는 중요한 사건 목록인 마일스톤, 주요 수행 활동과 상호 의존 관계, 필요한 자원의 특성과 수량, 이해 관계자들의 책임과 역할 등에 대한 개요가 포함된다.

② PM은 고객의 기대, 프로젝트 목표, 핵심 인도물, 이해관계자, 주어진 환경과 위험, 가정과 제약 등을 다각적으로 고려하여 프로젝트/단계의 실행 전략을 수립한다. 

(3) 프로젝트 헌장 개발 및 전달

프로젝트 헌장 개발

이해관계자들이 프로젝트 헌장의 내용에 동의할 수 있도록 수집된 정보를 취합하고 분석하여 프로젝트 헌장(project charter)을 개발하는 데 참여한다.

① 프로젝트 헌장은 프로젝트를 공식적으로 정의하고 승인하며, PM에게 조직의 자원을 프로젝트 활동에 적용할 수 있는 권한을 부여한다.

② 프로젝트 헌장은 프로젝트와 조직의 전략적 목적이 어떻게 연결되는지 보여 주며 임명된 PM이 누구이며 그의 책임과 역할이 무엇인지를 명확하게 설명한다.

③ 헌장은 프로젝트 개시자(즉, 프로젝트가 시작되게 한 이사, 고위 경영자, 관리자 또는 대표자 등)나 후원자가 작성할 책임이 있지만 PM도 작성 과정에 참여하는 것이 좋다.

프로젝트 헌장 승인 획득

PM에게 부여된 권한을 공식화하고 프로젝트에 대한 합의와 승락을 얻기 위해 프로젝트 헌장에 대한 후원자의 승인을 구한다.

① 프로젝트는 승인 받은 프로젝트 헌장에 의해 공식적으로 개시된다.

② 프로젝트 헌장을 승인하는 개시자 또는 후원자는 자금과 자원을 조달하고 프로젝트에 투입할 수 있는 직급이라야 한다.

③ 이처럼 충분히 높은 직급과 권한이 없다면 프로젝트를 보호하고 홍보하며, PM이 해결할 수 없는 어려움을 해결하도록 도울 수 없을 것이다.

프로젝트 헌장 전달

이해관계자들이 핵심 산출물, 마일스톤, 이해 관계자들의 역할과 책임에 대해 공통된 이해를 갖게 하기 위해 이해관계자들에게 승인 받은 프로젝트 헌장을 전달한다.

① 이해관계자들과 건실하게 교류(engagement)하는 가장 근본적이고 일반적인 방법은 좋은 의사소통을 유지하는 것이다.

② 그러한 건실한 의사소통의 출발은 이해관계자들에게 승인 받은 프로젝트 헌장을 시기 적절하게 전달하고 프로젝트에 대한 이해를 공유하는 것이다.

③ 이해관계자들이 프로젝트의 목적, 상위 수준의 요구사항/경계/일정, 가정과 제약 등을 정확히 이해할 때 불필요한 오해를 줄이고 적절한 지원을 이끌어 낼 수 있다.

2. 필요 지식 및 스킬

(1) 분석 기술(Analysis skills)

① 분석이란 기본적으로 쪼개는 것으로서 특정 주제와 관련 요소들을 쪼개어 분리한 다음 해당 요소들 간 상호 연관 관계를 파악하고 이해하는 과정이다.

② 착수 과정에서는 프로젝트의 목적, 범위, 일정, 비용, 요구사항, 이해관계자, 위험 등을 이해하기 위해서 다양한 분석 기술이 활용된다.

(2) 편익 분석 기법

① 편익 분석 기법이란 주로 프로젝트로부터 얻게 되는 재무적 이익을 분석하는 기법이다.

② 다양한 분석을 수행하려면 일정한 가정(assimption)을 수립하는 것이 필요할 수 있다.

(3) 프로젝트 헌장의 포함 항목

① 프로젝트 헌장은 이해관계자들과 프로젝트와 관련한 전반적인 사항들에 대한 이해를 공유하고 프로젝트의 공식적인 착수를 선언하기 위해 작성한다.

② 프로젝트 헌장은 상위 수준에서 프로젝트의 목적과 취지, 범위, 요구사항, 일정, 예산, 가정 및 제약, 위험, 이해관계자 등을 포함한다.

③ 또한, 선임된 PM의 이름, 그의 책임과 권한, 프로젝트 헌장을 승인한 고위 경영자의 이름과 권한을 포함한다.

(4) 추정 도구 및 기법

① 프로젝트 또는 단계를 착수하는 과정에서 프로젝트의 편익과 비용, 소요 일정 및 투입 인력(level of efforts), 위험의 크기 등에 대한 다양한 추정(estimation)이 필요하다.

② 대부분의 추정은 하향식(top-down) 또는 상위 수준(high-level)의 추정이지만, 필요에 따라서는 상향식(bottom-up) 또는 매우 구체적인 추정도 병행할 수 있다.

③ 다양한 추정 도구 및 기법은 필요에 따라 일정한 가정을 수립하는 것이 일반적이다.

(5) 전략적 경영

① 전략적 경영(Strategic management)은 조직을 운영하기 위해 장기적인 비전과 실행 계획을 수립하는 것을 수반한다.

② 프로젝트 또는 사업 과제는 이러한 전략적 경영 기법을 실천하기 위한 방안이다.