[PMP 이론 정리 - 2장] 03 기획 프로세스 그룹

1. 수행 활동 및 시사점

(1) 프로젝트 관리 계획 수립

프로젝트 인도물 상세화

프로젝트 인도물을 상세히 확립하기 위해 이해관계자들과 함께 프로젝트 헌장, 학습한 교훈점을 근거로 프로젝트 요구사항, 제약, 가정을 상세하게 검토 및 평가한다.

① 프로젝트 인도물은 프로젝트의 범위, 일정, 원가, 품질 목표 등을 결정하는 중요한 기초이기 때문에 프로젝트 관리 계획을 수립할 때부터 명확하게 식별해야 한다.

② 프로젝트 인도물을 결정하는 가장 중요한 기준은 이해관계자들의 요구사항이지만 제약과 가정 그리고 과거 프로젝트로부터 얻은 교훈점도 고려해야 한다.

③ 프로젝트 인도물은 단 한 번의 노력으로 결정되는 것이 아니라, 지속적인 정교화 과정을 거쳐 단계적으로 식별되고 상세화된다.

④ 프로젝트 인도물이 갖추어야 할 특성과 기능 그리고 인수 기준이 명확하게 정의될수록 불필요한 변경과 자원 및 시간 낭비를 줄일 수 있다.

범위 관리 계획 수립

프로젝트 범위 관리 계획은 프로젝트 범위를 정의/유지/관리하기 위해 범위 관리 기법을 사용하여 승인 받은 프로젝트 범위에 근거한 범위 관리 계획을 개발한다.

① 프로젝트 환경에서 범위라는 표현은 제품 범위와 프로젝트 범위로 구분하는데, 일반적으로 프로젝트 범위는 제품 범위를 포함하는 표현이다.

② 제품 범위(Product scope)란, 프로젝트 결과물이 갖추어야 할 기능과 특성을 가리킨다.

③ 프로젝트 범위(project scope)란, 제품 범위를 완수하기 위해 수행해야 하는 모든 작업 그리고 제품 범위 자체를 통칭한다.

④ 프로젝트 범위 관리 계획은 프로젝트 수명 주기 전체에 걸쳐 프로젝트 범위와 제품 범위를 정의/확인/통제의 기준을 제시한다.

프로젝트 일정 개발

프로젝트 일정은 프로젝트를 시기 적절하게 완료하기 위해 승인 받은 프로젝트 인도물 및 마일스톤, 범위 및 자원 관리 계획에 근거한 프로젝트 일정을 개발한다.

① 프로젝트 일정을 개발하려면 가장 먼저 프로젝트 인도물을 제작하는 데 필요한 활동들을 식별하고 활동들 간 의존 관계(depedency)를 분석해야 한다.

② 각 활동의 수행 기간은 주로 활동의 난이도와 복잡성에 의해 결정되지만 이에 더해 투입되는 자원의 종류/양/품질에 의해서도 결정된다.

③ 따라서 활동 수행 기간을 산정할 때는 활동 자원 추정 결과를 참조해야 한다.

④ 활동들의 수행 순서와 기간을 결정한 다음에는 여러 변수들을 고려하여 활동의 시작 일자와 종료 일자, 조기(lead) 시행 또는 지연(lag) 시행의 필요성 여부 등을 결정한다.

자원 관리 계획 수립

프로젝트 자원 구조를 만들고 자원 할당과 관리에 필요한 지침을 제공하기 위해 물적/인적 프로젝트 자원 관리 계획을 수립하고 필요한 자원의 유형과 양을 추정한다.

① 프로젝트를 수행하려면 작업 요건에 맞는 물적/인적 자원을 충분히 투입해야 한다.

② PM은 현재 보유하고 있는 자원의 유형과 수량을 명확하게 파악하고 필요한 자원을 시기 적절하게 확보/통제해야 한다.

③ 한편, 프로젝트가 보유하고 있는 자원을 유형별로 체계적이고 도식적으로 정리한 문서를 자원 분할 구조(RBS: Resource Breakdown Structure)라고 한다.

원가 관리 계획 수립

원가를 관리하기 위해 추정 기법을 사용하여 프로젝트 범위, 일정, 자원, 승인 받은 프로젝트 헌장 및 기타 정보에 근거한 원가 관리 계획을 개발한다.

① 원가 관리는 프로젝트에 필요한 자금의 총액을 추정하고 확보하는 것만이 자금이 지출되는 일정에 대한 관리도 포함한다. 

② 이때 자금의 지출 일정은 자원의 투입 일정에, 자원의 투입 일정은 활동의 수행 일정에 의존하기 때문에 원가 관리 계획을 수립할 때는 프로젝트 일정을 고려해야 한다.

③ 또한, 위험 관리 계획도 원가 관리 패턴에 영향을 주므로 고려해야 한다.

의사소통 관리 계획 수립

프로젝트 정보의 흐름을 정의하고 관리하기 위해 프로젝트 조직도 및 이해관계자 요구사항에 근거하여 의사소통 관리 계획을 수립한다.

① 프로젝트를 성공으로 이끌고 부정적인 위험을 피하고 이해관계자들과의 갈등을 시기 적절하게 해결하려면 적절한 의사소통이 필수적이다.

② 프로젝트 팀 내부에서는 물론 다양한 이해관계자들과의 효과적이고 효율적인 정보의 흐림이 지속적으로 이루어져야 한다.

③ 한편, 의사소통 관리 계획은 이해관계자 관리 계획과 함께 이해관계자들과의 교류를 효과적으로 관리하는 데 매우 중요한 토대를 제공한다.

조달 관리 계획 수립

필요한 프로젝트 자원이 공급되게 하기 위해 프로젝트 범위, 예산, 일정에 근거하여 조달 관리 계획을 개발한다.

① 어떤 제품이나 서비스 또는 결과물은 프로젝트 팀 외부에서 구입하거나 획득하는 것이 자체적으로 제작하는 것보다 더 타당할 수 있다.

② 그럴 경우 주어진 프로젝트 범위, 예산, 일정, 위험 등에 근거하여 적절한 공급자를 선정하여 외부에서 자원을 공급 받기 위한 절차를 밟아야 한다.

③ 공정하고 객관적이면서 체계적인 조달 절차는 프로젝트 비용과 일정을 단축하면서도 품질 경쟁력을 향상하고 위험을 관리하는 효과적인 방법이 될 수 있다.

품질 관리 계획 수립

하자가 발생하는 것을 예방하고 품질 원가를 통제하기 위해 프로젝트 범위, 위험, 요구사항에 근거하여 품질 관리 계획을 개발하고 프로젝트 및 제품의 품질 표준을 정의한다.

① 품질 관리 계획에는 프로젝트 및 인도물이 만족해야 할 품질 요구사항과 표준 그리고 프로젝트가 이를 준수했음을 증명하는 방법을 포함한다.

② 신중하게 수립한 품질 관리 계획은 프로젝트 가치 전달, 원가 절감, 재작업으로 인한 일정 위반의 예방 등에 기여한다.

③ 프로젝트 품질 관리가 성공하려면 프로젝트 팀원 전체가 동참해야 하며, 프로젝트 수행 조직과 이의 공급사 간에도 긴밀한 공조가 이루어져야 한다.

변경 관리 계획 수립

변경이 적절히 추적되고 관리되게 하가 위해 변경을 통제하는 방법을 정의하여 변경 관리 계획을 개발한다.

① 모든 변경 요청(change request)의 타당성을 검토하고, 승인 받은 변경 요청의 이행 결과를 확인하고, 이해관계자들에게 전달하기 위한 계획이 필요하다.

② 경 통제는 궁극적으로 PM의 책임이지만, 많은 프로젝트에서는 CCB(Change Control Board)에서 변경 요청의 타당성을 검토하여 승인/보류/기각 등의 결정을 내린다.

③ CCB에서 변경 요청을 승인할 경우 PM은 승인 받은 변경 요청이 프로젝트 작업에 반영되도록 시기 적절하게 지시하고 관리해야 한다. 

위험 관리 계획 수립 및 위험 평가

프로젝트 수명 주기 전체에 걸쳐 불확실성과 기회를 관리하는 프레임워크를 만들기 위해 위험 관리 계획을 수립하고 위험을 식별 및 분석하고 대응 방안을 수립한다.

① 위험 관리는 발생 가능성이 있는 미래의 사건이나 상황이 프로젝트 목적에 부정적 또는 긍정적인 영향을 미치는 것에 대해 예측하고 대응하는 실무이다.

② 위험 관리 계획 수립은 프로젝트를 구상할 때부터 이미 고려하기 시작해야 하며, 프로젝트 계획 수립 초반에 완료해야 한다.

③ 한정된 자원으로 적절히 위험에 대응하려면 먼저 잠재적 위험을 빠짐 없이 식별한 다음 정성적/정량적으로 위험을 분석하고 우선순위에 따라 노력을 집중해야 한다.

이해관계자 관리 계획 수립

이해관계자들의 기대를 효과적으로 관리하고 그들을 프로젝트 의사결정에 참여시키기 위해 그들의 필요, 이해, 잠재적 영향 등을 분석하여 이해관계자 관리 계획을 세운다.

① 이해관계자 관리의 궁극적 책임은 PM에게 있으며, PM은 프로젝트 성과에 중대한 영향을 미치는 핵심적 관계에 집중함으로 이해관계자를 성공적으로 관리할 수 있다.

② 따라서 위험 관리와 마찬가지로 먼저 잠재적 이해관계자들을 빠짐 없이 식별한 다음 그들의 관심 그리고 프로젝트 목적에 미치는 영향력을 근거로 우선순위를 수립한다. 

③ 위험 관리와 마찬가지로 이해관계자 관리 역시 프로젝트의 규모, 중요성, 복잡성에 따라 관리의 유형과 정도가 달라진다.

(2) 이해관계자들과의 프로젝트 정보 공유

착수 회의(Kick-off Meeting) 수행

이해관계자들에게 통보하고 그들과 교류하고 공감을 얻기 위해 착수 회의를 통해 프로젝트 시작 사실, 주요 마일스톤 및 기타 관련 정보를 전달한다.

① 착수 회의란 프로젝트 초기에 가지는 프로젝트 팀과 이해관계자들과의 모임이다.

② 착수 회의의 목적은 이해관계자들과 프로젝트 팀이 서로 인사하고 프로젝트와 관련한 기본 정보를 공유하며 상호 협조적 관계를 구축하는 것이다.

③ 착수 회의는 이해관계자들과의 건실한 의사소통 및 관계 구축의 시작이며 그들의 이해와 관심 그리고 신뢰를 얻기 위한 중요한 계기가 된다.

④ 하지만 착수 회의가 지나치게 길거나, 너무 깊고 복잡한 내용을 다루거나, 한번에 너무 많은 것을 얻으려는 것은 바람직하지 않다.

⑤ 착수 회의 내내 최대한 밝고 긍정적인 분위기를 유지하고 여느 회의와 마찬가지로 사전 전달한 의사 일정에 따라 진행하는 것이 좋다.

⑥ 프로젝트의 성공 측정 기준이나 향후 업무 수행 방안에 대해 언급하되 큰 그림을 보여 주는 데 초점을 맞추어야 한다.

프로젝트 관리 계획의 이해관계자 전달

프로젝트 실행에 대한 승인을 얻기 위해 관련 정책 및 절차에 따라 프로젝트 관리 계획을 관련 이해관계자들에게 전달한다.

① 이해관계자들과의 협조적이고 건설적인 관계는 좋은 의사소통으로부터 시작된다.

② 이해관계자들이 알 권리가 있거나 관심 있는 정보는 적절한 절차와 방법 그리고 정책에 따라 적절한 시기에 전달해야 한다.

③ 프로젝트 헌장과 마찬가지로 프로젝트 관리 계획 역시 적절한 이해관계자들에게 전달하여 프로젝트 관리 방식 및 실행에 대해 상위 수준에서 승인을 구한다.

④ 구체적인 프로젝트 관리 행위와 절차는 PM이 결정할 사항이므로 모든 세부적인 분야까지 이해관계자들의 승인을 받아야 하는 것은 아니다.

⑤ 한편, 프로젝트 관리 계획에는 일부 민감한 정보가 포함되어 있을 수 있으므로 관련 정책에 따라 적절한 배포 범위를 결정해야 한다.

2. 필요 지식 및 스킬

(1) 관리 계획 수립

① 범위, 시간, 원가와 같은 삼중 제약에 더해 통합, 품질, 인적자원, 의사소통, 위험, 조달, 이해관계자 등 세부 분야별 계획을 수립하기 위한 다양한 지식과 스킬이 필요하다.

② 상황에 따라서는 관련 법규 및 환경 영향 평가 계획에 대한 지식과 스킬도 사용된다.

(2) 추정 도구 및 기법

① 하향식, 전문가 판단, 모수 추정, 상향식 등의 추정 도구 및 기법을 활용한다.

② 추정을 위한 수립한 일련의 가정들에 대한 이력 및 버전 관리도 필요하다.

(3) 요구사항 수집 기법

① 이해관계자들의 요구사항을 광범위하게 수집하기 위한 도구와 기법을 활용한다.

② 인터뷰, 포커스 그룹 인터뷰, 브레인스토밍 등의 기법들에 대한 활용 능력이 필요하다.

(4) 범위 분할 도구 및 기법

① 범위를 확정한 다음에는 범위를 균일한 규모로 분할(decomposition)해야 한다.

② 분할된 범위는 WBS(Work Breakdown Structure), BOM(Bills of Material), 백로그(back log) 등의 도구 및 기법을 사용하여 체계적으로 표현해야 한다.

(5) 작업 흐름 다이어그래밍 기법

① 범위 정의와 분할이 끝나면 범위를 완수하는 데 필요한 활동들을 정의한다.

② 식별된 활동들은 다이어그래밍 기법을 사용하여 수행 순서 및 의존 관계를 설명한다.

(6) 린(Lean) 및 효율성 원칙

① 적은 자원과 시간으로 향상된 작업 성과를 거두려면 일련의 원칙들을 적용해야 한다.

② 고객과 가치에 집중하고 비효율과 낭비를 제거하며 데이터에 근거하여 체계적인 방식으로 프로젝트 작업을 관리하는 것이 필수적이다.

(7) 계약 유형 및 선정 기준

① 일부 범위는 외부에서 조달할 때 비용/일정/품질/위험과 관련한 성과가 향상된다.

② 이를 위해 계약 유형 결정 및 업체 선정 기준 수립과 관련한 지식과 스킬이 필요하다.