[PMP 이론 정리 - 2장] 04 실행 프로세스 그룹

1. 수행 활동 및 시사점

(1) 프로젝트 관리 계획 실행

프로젝트 실행

프로젝트 인도물을 달성하기 위해 프로젝트 팀을 이끌고(lead) 개발함으로(develop) 프로젝트 관리 계획에 근거하여 태스크 실행을 관리한다.

① PM과 프로젝트 관리 팀은 프로젝트 팀원들이 수행할 작업의 일정과 절차를 미리 검토하고 작업 지시를 시기 적절하게 제시해야 한다.

② 프로젝트 실행의 주된 근거는 프로젝트 관리 계획이지만, 지속적으로 전문가들의 의견을 수렴하고 적절한 이해관계자들의 의견을 반영해야 한다.

③ PM과 팀장들은 프로젝트 상황과 프로젝트 팀의 성숙도 등을 고려하여 리더십 스타일과 권한 위임의 정도를 결정해야 한다.

④ 모든 상황에서 좋은 성과를 발휘하는 리더십 스타일이나 권한 위임 방식은 없으며 주어진 작업의 복잡성과 난이도, 프로젝트 팀의 성숙도에 따라 유연하게 변화를 줘야 한다.

승인 받은 변경 및 수정 조치 실행

프로젝트 요구사항을 만족하기 위해 변경 관리 계획에 따라 승인 받은 변경 및 수정 조치를 실행한다.

① 프로젝트는 주로 프로젝트 관리 계획에 근거하여 실행하지만, 승인 받은 변경 사항이나 시정 조치 사항 역시 시기 적절하게 반영하여 수행해야 한다.

② 변경 사항 및 시정 조치에 대해서는 변경 통제 위원회(CCB:Change Control Board)에서 검토하고 승인/보류/기각 결정을 내린다.

③ CCB에 의해 승인 받은 변경 요청(approved change request)은 PM에게 전달하여 시기 적절하게 작업 수행에 반영하여 실행되게 한다.

④ CCB의 결정 사항과 이의 실행 결과는 이해관계자들에게 적절히 전달해야 한다.

(2) 프로젝트 자원, 품질, 위험 관리

프로젝트 자원 획득 및 관리

프로젝트 요구사항을 만족하기 위해 자원 및 조달 관리 계획에 따라 프로젝트 자원을 획득하고 관리한다.

① PM과 프로젝트 관리 팀은 프로젝트 작업 실행에 필요한 자원의 유형과 수량을 파악하고 시기 적절하게 확보하여 작업에 투입해야 한다.

② 프로젝트에 필요한 자원은 우선 자체적으로 조달해야 하지만, 그럴 수 없을 때는 프로젝트 팀 외부에서 획득해야 한다.

③ 투입 자원의 유형과 수량은 수행 활동의 소요 기간과 비용을 결정하는 중요한 요소이다.

프로젝트 품질 관리

작업들이 품질 표준 요구사항에 따라 수행되는 것을 보장하기 위해 적절한 도구와 기법을 사용하여 품질 관리 계획을 실행한다.

① 프로젝트 품질 관리는 각종 품질 요구사항과 표준을 파악하고, 이를 만족하는 것만이 아니라, 품질 요구사항과 표준이 만족되었음을 증명하는 것도 포함한다.

② 제품 품질이나 프로세스 성과에 문제가 발견되면 작업 담당자는 원인을 분석하고 대안을 수립해야 한다.

③ 일부 문제들은 현장의 실무자들이 해결할 수 있지만, 근본적인 품질 개선은 PM 및 관리자들의 관심과 의지가 필요하다.

프로젝트 위험 관리

위험이 프로젝트에 미치는 영향을 최소화하고 기회를 활용하기 위해 위험 관리 계획에 따라 승인된 조치를 실행한다.

① 프로젝트가 진행되고 관련 정보가 늘어나면서 불확실했던 사건과 상황들의 발생 가능성과 잠재적 영향에 대한 평가가 더욱 분명해지기 시작한다.

② 위험 관리 계획 및 합의한 절차에 따라 승인된 조치를 실행하여 부정적인 영향은 최소화하고 긍정적인 영향은 최대한 활용하기 위해 노력한다.

③ 예상하지 못했던 위험이 현실화될 경우 사후 즉흥적인 대처를 해야 할 수도 있다.

(3) 프로젝트 의사소통 및 이해관계자 관리

프로젝트 의사소통 관리

이해관계자들의 참여와 의사소통을 유지하기 위해 의사소통 계획에 따라 정보의 흐름을 관리한다.

① 효과적이고 효율적인 의사소통은 프로젝트 성공의 필수적인 요소이므로 PM과 프로젝트팀은 이해관계자들과 건실한 의사소통을 유지해야 한다.

② 프로젝트 수행 및 관리에 필요한 다양한 정보를 시기 적절하게 생성/수집/저장하고 적절한 이해관계자들에게 시기 적절하고 공정하게 공유해야 한다.

③ 달성하려는 궁극적 결과, 공유해야 할 정보의 내용, 수신자의 지리적 위치, 사용 가능한 통신 기술 등을 종합적으로 고려하여 최적의 의사소통 방법을 찾아야 한다.

④ 하지만 단순한 정보 공유에 더해 올바른 내용의 정보를 올바른 형식으로 생성하여 의도한 당사자가 수신하도록 주의를 기울여야 한다.

⑤ 또한, 이해관계자들이 추가적인 정보를 요청하거나 해명 또는 논의하기를 바랄 수 있다.

⑥ 그럴 경우 PM과 프로젝트 팀은 의사소통을 통해 알게 된 이슈, 갈등 및 기타 문제에 대한 적절한 대책을 수립하고 실행해야 한다.

프로젝트 이해관계자 관리

지속적인 지원을 받고 기대를 관리하기 위해 이해관계자 관리 계획에 따라 이해관계자와의 관계를 유지한다.

① 프로젝트는 다양한 이해관계자들과 영향력을 주고 받으며 진행된다.

② 어떤 영향력은 프로젝트 목적 달성에 기여하지만 다른 영향력은 방해가 될 수 있다.

③ 따라서 PM은 이해관계자들과의 교류(engagement)를 효과적으로 관리해야 한다.

④ 이해관계자들과 교류하는 가장 기본적인 방법은 의사소통이며 그 밖에도 협력, 요구사항 반영, 이슈 해결, 협상 등의 방법이 있다.

⑤ PM은 이해관계자들을 적절한 단계에 참여시켜서 프로젝트 성공에 대한 지속적인 지지를 확보하고 유지할 주된 책임이 있다.

⑥ 협상과 의사소통을 통해 이해관계자들의 기대를 관리하고 이해관계자들과 관련한 위험, 잠재적 이슈 및 우려 사항을 다룬다.

2. 필요 지식 및 스킬

(1) 지속적 개선(CI: Continuous Improvement) 프로세스

① 지속적 개선이란 점진적이고 반복적인 개선을 통해 장기적으로 제품이나 서비스 또는 프로세스의 성과를 개선하고 낭비를 줄이는 품질 관리 접근법이다.

② 카이젠(Kaizen, 改善)으로도 알려져 있으며 식스 시그마 및 린 등에 영향을 주었다.

(2) 계약 관리 기법

① 조달 업체 선정 시 철저한 배경 조사를 수행하고 합법적 대표자와 계약을 체결해야 한다.

② 계약 업체와의 협상, 계약의 실행, 수정 및 해지 등의 과정에서 철저한 법률 검토를 수행해야 하며 모든 계약 체결 및 수행 과정에서 체계적인 문서화가 필요하다.

(3) 작업 명세서(SOW: State of Work)의 구성 요소

① 작업 명세서는 외부 공급업체에 조달 범위와 관련한 비즈니스 니즈, 제품 범위에 대한 설명, 전략적 목적과 동기 등을 설명한다.

② SOW는 조달 범위의 특성에 따라 설명의 깊이와 상세화 정도가 달라진다.

(4) 프로젝트 요소들 간 의존 관계

① 프로젝트 요소들의 선후 관계, 상관 관계, 인관 관계 등을 이해해야 한다.

② 예를 들어 활동 간 의존관계는 작업 진행 순서와 선도(lead)와 지연(lag) 여부를 결정한다.

(5) 프로젝트 예산 수립 도구 및 기법

① 각 단계를 진행하면 구체적인 소요 예산을 수립하고 비용 집행을 관리해야 한다.

② 자금을 너무 많이 확보하면 금융 비용이 커지며 반대의 경우 작업 진행에 차질이 생긴다. 

(6) 품질 표준 도구

① 품질 표준을 강제하고 표준 준수를 감시하기 위한 다양한 도구를 사용해야 한다. 

② 예로서 품질 측정 척도, 품질 통제 차트, 원인 분석 등의 도구 등이 있다.

(7) 벤더 관리 기법

① 객관적이고 공정하며 지속적으로 벤더의 성과를 감시하고 관리해야 한다.

② 이를 위해 조달 성과 검토, 주기적 검사와 감사, 클레임 관리, 기록 관리 등이 필요하다.