9장 프로젝트 자원 관리 - 산출물

1. 자원 관리 계획(Resource Management Plan)

(1) 작성 목적

① 자원 관리 계획(9.1)의 산출물로서 프로젝트 수행에 필요한 다양한 유형의 인적 및 물적 자원에 관하여 요구사항을 추정하고, 시기 적절하게 획득하며, 팀을 개발/관리하고, 성과를 통제하는 방법을 제시한다.

② 프로젝트의 타당성이 여전히 유효한데도 프로젝트가 도중에 중단되는 가장 중요한 원인 중 하나는 적합한 자원의 부족이다.

③ 이러한 이유로 프로젝트에 차질/중단이 발생하는 것은 모든 유형의 자원 부족 때문이라기 보다는 특정 유형의 자원 부족 때문인 경우가 더 흔하다.

④ 따라서 가용성 제약이 이미 심각하거나 향후 심화될 것으로 예상되는 자원을 조기에 식별하고 시기 적절하게 획득하기 위한 진지한 노력을 기울여야 한다.

(2) 포함 내용

① 자원 요구사항 분석 방법: 필요 자원의 식별, 유형 분류 체계, 소요량 산정, 시기 적절한 획득/투입/회수 등과 관련한 관리 방법을 설명한다

② 프로젝트 팀 운용 계획: 팀원들이 수행할 직무에 대한 분석/평가/설계 결과, 팀 훈련 및 개발 방안, 그 밖의 팀 인사 관리와 관련한 구체적인 방안을 설명한다.

직무 분석/평가/설계

• 각 직무에 요구되는 역할, 권한, 책임, 역량, 자격 등을 정의한다.

• 조직의 인사 관리 정책, 절차 및 실무를 상당 부분 활용한다.

팀 훈련 및 개발

• 현재와 미래에 요구되는 팀 역량을 확보하기 위한 방안을 포함한다.

• 팀 성숙도 및 결속력 강화의 궁극적 목적은 프로젝트 성과 향상이다.

세부 인사 관리 방안

• 팀 인력의 확보/투입/해제, 성과 평가, 인정 및 보상 방안을 제시한다.

• 팀원들의 안전을 보장하고 법규를 준수하기 위한 방안도 포함한다.

③ 물리적 자원의 통제 방법: 설비, 집기, 재료 및 부품 등 물리적 자원의 획득과 투입 과정에 부족이나 낭비가 발생하지 않게 최적화하기 위한 방법을 설명한다. 

2. 팀 헌장(Team Charter)

① 자원 관리 계획(9.1)의 산출물로서 프로젝트 팀원들의 다양한 시각과 가치관 그리고 행동 방식은 상당 부분 프로젝트 성과에 기여하지만 이질성이 지나치면 오히려 팀원들 간에 갈등이 심화되고 상호 협력과 원활한 프로젝트 진행이 방해 받을 수 있다.

② 이 때문에 프로젝트 팀원들에게 바람직한 행동 방식이 무엇인지를 알려 주고 기대 사항을  분명하게 확립하는 것이 필요한데 이의 일환으로 팀 헌장을 작성한다.

③ 팀 헌장에는 프로젝트 팀원들이 지지하고 따라야 할 가치, 행위 규정, 에티켓, 의사결정 기준 및 절차, 기타 의사소통/회의/운영 지침 등을 포함된다.

④ 한편, 프로젝트 팀원들이 팀 헌장의 내용에 충분히 동의하지 않으면 의도한 효과를 거둘 수 없기 때문에 프로젝트 팀이 팀 헌장 작성에 기여 및 참여해야 한다.

3. 자원 요구사항(Resource Requirements)

① 활동 자원 추정(9.2)의 산출물로서 필요한 자원의 유형과 소요량, 추정에 적용된 가정 및 추정 근거, 기타 부대 정보를 상황에 맞게 적절히 문서화한다.

핵심 내용

• 각 일정 활동별 필요한 자원의 유형과 소요량을 식별한다.

• 활동, 작업 패키지, WBS, 프로젝트 단위로 집계한 추정치를 포함한다.

부대 정보

• 각 자원의 추정 작업에 적용한 가정 및 추정 근거 등을 명시한다.

• 자원의 확보 시기, 투입 기간, 기타 가용성 관련 정보를 포함한다.

고려 사항

• 유사 프로젝트의 역사적 정보 및 검증된 기술 정보를 최대한 활용한다.

• 산업별로 필요한 정보의 내용과 구체성을 적절히 결정해야 한다.

② 자원 요구사항은 활동 기간 추정(6.4), 일정 개발(6.5), 원가 추정(7.2) 등에 투입되어 일정 기준선과 원가 기준선을 결정하는 데 활용된다.

4. 추정 근거(Basis of Estimates) 

① 활동 자원 추정(9.2)의 산출물로서 추정에 사용한 근거 자료, 신뢰 수준, 자료의 출처, 가정 및 전제 조건, 제약과 한계, 공학 및 통계학적 근거, 고려한 상황 변수, 기타 불확실성 등을 문서화한다.

② 자원 요구사항 정보의 신뢰성을 검증하고 환경 변화가 발생할 경우 일관서 있게 정보를 수정하는 데 필요하다.

5. 자원 분할 구조(Resource Breakdown Structure) 

① 활동 자원 추정(9.2)의 산출물로서 프로젝트에 필요한 인적 및 물적 자원을 계층도 형태로 묘사한 것으로서 프로젝트가 진행되면서 지속적으로 정교화된다.

6. 자원 배정(Resource Assignments)

① 자원 확보(9.3)의 산출물로서 확보한 인적 및 물적 자원의 배정 정보를 문서화한다.

프로젝트 팀원 배정

• 배정된 팀원, 팀원의 역할과 책임, 연락처 등의 정보를 포함한다.

물적 자원 배정

• 배정된 물적 자원, 배정 대상 활동, 부서, 위치, 책임자 등의 정보를 포함한다.

② 실제로 자원을 투입한 결과를 반영하여 프로젝트 일정, 조직 분할 구조(OBS), 자원 분할 구조(RBS) 등을 갱신해야 한다.

③ 필요한 자원을 필요한 때에 충분히 획득할 수 없다면 고객이나 핵심 이해관계자들의 동의를 얻어 적절한 대체 자원을 투입하는 것을 고려해야 한다.

7. 팀 성과 평가 결과(Team Performance Assessments)

① 팀 개발(9.4)의 산출물로서 프로젝트의 기술적 성공은 팀 효과성에 의존하기 때문에 이 두 가지 측면에서 팀 성과를 지속적으로 평가하고 참조해야 한다.

② 기술적 성공(Technical Success): 프로젝트 팀이 수행한 작업 결과인 산출물과 인도물들을 통해 측정되는 성과 및 장기적 결과를 가리킨다.

③ 팀 효과성(Team's Effectiveness): 프로젝트 팀의 역량, 내부적 분위기, 팀원들 간 관계 등 팀의 작업 성과에 영향을 줄 수 있는 주변 요소들을 가리킨다.

④ 팀 성과 평가 결과는 팀 성과 향상에 필요한 팀 개발 활동의 유형, 방법, 시기, 관련 자원 등을 식별하는 데 활용하며 이러한 내용은 적절히 문서화하여 관련된 이해관계자들에게 시기적절하게 전달해야 한다.

8. 작업 성과 정보(Work Performance Information)

① 자원 통제(9.6)의 산출물로서 물적 자원에 대하여 요구사항 및 자원 할당 결과를 자원의 실제 이용 현황과 비교하여 프로젝트 작업의 수행 실적을 분석한 정보를 포함한다.

9. 변경 요청(Change Requests)

① 자원 확보(9.3), 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 통합 변경 통제의 대상에 대한 변경을 위해서는 변경 요청을 제출한다.

② 예를 들어 교정 및 예방 조치로 인하여 프로젝트 관리 계획 및 프로젝트 문서의 내용을 변경해야 할 경우 변경 요청을 제출하고 변경 통제 위원회의 승인을 받아야 한다.

10. 프로젝트 관리 계획 갱신(Project Management Plan Updates)

① 다음과 같은 관련 항목들을 갱신해야 할 수 있다.

자원 관리 계획

• 자원 관리 계획(9.1)의 산출물로서 프로젝트 팀 운영 계획, 물적 자원 통제 방법 등의 정보를 포함한다.

• 자원 확보(9.3), 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 실제 자원 관리 실무 결과 반영하여 관련 내용을 갱신한다.

일정 기준선

• 일정 개발(6.5)의 산출물로서 프로젝트 활동을 시기 적절하게 수행하고 프로젝트 진행을 추적/감시/통제하는 기준이다.

• 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 팀의 작업 속도 및 생산성을 반영하여 일정 기준선을 수정해야 할 수 있다.

원가 기준선

• 예산 결정(7.3)의 산출물로서 프로젝트 일정에 맞추어 수립한 프로젝트 예산으로서 성과 측정 기준선이라고도 한다.

• 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 향후 비용 투입 일정, 프로젝트 예산 총액, 예비분 등을 수정한다.

② 연동 기획 기법에 따라 단계적으로 정련된다.

11. 프로젝트 문서 갱신(Project Documents Updates)

① 프로젝트 활동 및 일정과 관련 있는 다음과 같은 문서들을 갱신해야 할 수 있다.

활동 속성

• 활동 정의(6.2)의 산출물로서 활동 자원 추정(9.2)에서 자원 요구사항(필요한 자원의 유형/수량, 가용성 및 가정 등)을 반영하여 관련 내용을 갱신해야 할 수 있다.

프로젝트 일정

• 일정 개발(6.5)의 산출물로서 자원 확보(9.3), 팀 개발(9.4)에서 실제 투입한 자원의 유형/수량/시점/기간/제약 조건 및 팀 개발 결과를 반영하여 활동 수행 기간 및 착수/종료 날짜를 갱신해야 할 수 있다.

② 다음과 같은 기록부들을 갱신해야 할 수 있다.

교훈점 기록부

• 프로젝트 지식 관리(4.4)의 산출물로서 활동 자원 추정(9.2), 자원 확보(9.3), 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 체험한 교훈점, 노하우, 주의 사항, 참고 사항 등을 기록한다.

위험 기록부

• 위험 식별(11.2)의 산출물로서 자원 관리 계획(9.1), 자원 확보(9.3), 자원 통제(9.6)에서 자원의 가용성 등과 관련한 위험, 사라지거나 새로 등장한 자원 가용성 및 이용도 관련 위험을 반영한다.

이해관계자 기록부

• 이해관계자 식별(13.1)의 산출물로서 자원 확보(9.3)에서 기존 이해관계자들과 관련한 정보 변경 및 새로운 이해관계자들의 식별 정보, 중요성 및 태도 평가 등의 정보를 반영한다.

③ 다음과 같은 일지들을 갱신해야 할 수 있다.

가정 일지

• 프로젝트 헌장 개발(4.1)의 산출물로서 자원 관리 계획(9.1), 활동 자원 추정(9.2), 자원 통제(9.6)에서 관련 가정과 제약 조건을 갱신한다.

쟁점 일지

• 프로젝트 작업 지식 및 관리(4.3)의 산출물로서 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 새로 식별한 쟁점, 해결 책임자 및 목표 해결 날짜, 이미 해결한 쟁점, 기존 쟁점의 최신 현황을 반영한다.

④ 프로젝트 자원 관리에서 산출된 다음과 같은 문서들을 갱신해야 할 수 있다.

팀 헌장

• 자원 관리 계획(9.1)의 산출물로서 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5)에서 의사결정, 의사소통, 회의, 운영 지침 등에 팀 개발 결과를 반영한다.

자원 달력

• 활동 자원 추정(9.2), 팀 개발(9.4)에서 확보한 자원, 해당 자원의 가용 일정 및 제약 등을 반영한다.

자원 요구사항

• 활동 자원 추정(9.2)의 산출물로서 자원 확보(9.3), 자원 통제(9.6)에서 비즈니스 니즈, 시장 및 프로젝트 상황, 각종 계획 변경을 반영한다.

자원 분할 구조

• 활동 자원 추정(9.2)의 산출물로서 자원 통제(9.6)에서 기자원 확보 및 배정 결과, 필요 자원의 변화 등을 반영한다.

프로젝트 팀원 배정

• 자원 확보(9.3)의 산출물로서 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5)에서 팀 구성, 팀원의 역할과 책임 및 연락처 등의 정보를 갱신한다. 

물적 자원 배정

• 자원 확보(9.3)의 산출물로서 자원 통제(9.6)에서 물적 자원의 유형, 수량, 가용성, 위치, 공급 원천 등을 갱신한다.

12. 기업 환경 요인 갱신(Enterprise Environmental Factors Updates)

① 자원 확보(9.3)의 결과를 반영하여 조직 내 자원의 가용성, 조직이 사용한 소모성 자원의 수량 등을 갱신해야 할 수 있다. 

② 팀 개발(9.4)의 결과를 반영하여 직원 개발 계획 기록 및 스킬 평가 결과 등을 갱신해야 할 수 있다. 

③ 팀 관리(9.5)의 결과를 반영하여 조직 성과 평가의 투입물, 직원 스킬 등을 갱신해야 할 수 있다.

13. 조직 프로세스 자산 갱신(Organizational Process Assets Updates)

① 자원 확보(9.3)의 결과를 반영하여 인적 자원 관리 정책(채용 및 면직, 직원 성과 검토, 직원 개발 및 훈련 기록, 인정 및 보상), 팀원 스킬/숙련성/전문 지식, 팀원의 지리적 분포 등을 반영하여 갱신해야 할 수 있다.

② 팀 개발(9.4)의 결과를 반영하여 훈련 요구사항, 인사 평가 등을 반영하여 갱신해야 할 수 있다.