9장 프로젝트 자원 관리 - 개요

1. 프로젝트 자원 관리

(1) 의의

① 자원: 넓은 의미로 프로젝트 작업을 수행하는 데 필요한 사람, 도구, 설비, 시설, 시간, 자금, 지식, 정보 등 모든 형태의 자산을 통칭한다.

② 프로젝트 자원 관리 지식 영역에서 염두에 두는 자원의 범위는 크게 인적 자원과 물적 자원으로서 시간, 자금, 지식, 정보 등은 제외된다.

자원 요구사항 분석 및 확보

① 자원을 체계적으로 관리하려면 필요한 인적 및 물적 자원의 유형과 생산성을 식별하고 필요 기간과 인원 및 수량을 정확하게 추정해야 한다.

② 자원의 수량은 일반적으로 제한되어 있기 때문에 자원 확보 경쟁이 자주 발생하기 때문에 적격한 자원을 시기적절하게 확보하기 위한 노력이 매우 중요하다.

프로젝트 팀 개발 및 관리

① 팀 구성원이 같더라도 팀원들의 역량, 팀원 간 협력과 결속력, 팀 분위기를 개선하면 프로젝트 성과를 증대하기 때문에 팀 개발 노력은 필수적이다.

② 팀 개발의 주된 책임은 PM에게 있으며 이를 위해서는 팀원들에게 지속적인 교육과 훈련을 제공하고, 팀 의사소통의 효과성을 향상하며, 팀원 간 신뢰를 증대해야 한다.

③ 이에 더해 문제 해결과 의사결정의 참여를 고무하고, 팀원들에게 권한을 적절히 위임하며, 주인 의식을 고취하고, 역동적이고 협력적인 팀 문화를 형성해야 한다.

④ 프로젝트 성과를 최적화하려면 팀원들의 성과를 추적하고, 시기 적절하게 피드백을 제공하며, 쟁점을 해결하고, 팀의 변경을 관리하는 것이 필요하다.

⑤ 이를 위하여 PM은 팀원들에게 도전적인 과업을 배정하고 훌륭한 성과를 거둔 경우 적절히 인정하되 필요하다면 보상까지 해 주어야 한다.

자원 통제

① PM은 물적 자원이 계획대로 확보, 배정, 할당, 활용되었는지 확인하고 자원 관리 성과를 지속적으로 감시하고 필요한 조치를 취해야 한다.

(2) 프로세스 구성

① 프로젝트 자원 관리: 프로젝트를 성공적으로 완수하는 데 필요한 다양한 유형의 자원을 식별/확보/투입/개발하여 프로젝트 성과를 최적화하는 것이다.

② 이를 위해서 올바른 인적 및 물적 자원이 PM과 프로젝트 팀에 시기 적절하게 그리고 올바른 장소에 제공되어야 한다.

③ 물적 자원의 경우 필수적인 자원을 충분히 확보하고 결격 사유가 있는 자재가 투입되지 않도록 유의해야 하며 자원이 낭비되지 않도록 살펴야 한다.

④ 인적 자원의 경우는 이에 더해 팀 효과성을 개선하고 팀원들의 적극적 참여를 격려하며 윤리적이고 전문가답게 행동하도록 촉구하는 노력이 필요하다.

⑤ PMBOK 가이드는 프로젝트 자원 관리 프로세스를 다음과 같이 제시한다.

⑥ 자원 관리 계획(9.1): 필요한 자원의 추정, 획득, 개발, 관리, 통제 방법을 수립하고 필요한 자원의 식별, 직무 분석, 조직 설계, 팀 헌장 작성 등을 수행한다.

⑦ 활동 자원 추정(9.2): 프로젝트에 필요한 인적 및 물적 자원의 유형과 소요량을 추정하고 프로젝트 범위 및 수행 활동 등을 근거로 자원 요구사항을 분석한다.

⑧ 자원 확보(9.3): 자원 소요 일정에 따라 필요한 인적 및 물적 자원을 확보하고 적재적소에 시기적절하게 할당되게 한다.

⑨ 팀 개발(9.4): 팀원 역량, 팀원 간 응집성, 팀 환경 등을 개발하여 성과를 향상한다.

⑩ 팀 관리(9.5): 팀 성과 감시하고 변경을 관리하며 성과를 지속적으로 최적화하는 데 걸림돌이 되는 요소들을 제거한다.

⑪ 자원 통제(9.6): 물리적 자원의 투입 계획과 실적을 비교하고 차이를 적절히 통제하며 자원의 시기적절한 투입/회수/방출이 이루어지게 한다.

2. 관련 개념

(1) 직무 분석, 직무 평가, 직무 설계

① 직무(Job): 각 직원이 수행하는 일련의 역할(role), 책임(responsibility), 임무(duty)들의 집합이다. 예) 연구원(researcher), HR 관리자, 프로그래머

② 직위(Position): 직무의 구체적인 사례로서 구체적인 지역, 부서, 내용을 명시한 명칭이다. 예) 환경 영향 평가 연구원, 부산지점 HR 관리자, 쇼핑몰 개발 프로그래머 

③ 직무 분석(Job Analysis): 각 직무에 포함될 업무 내용과 관련 요구사항에 관한 정보를 수집/분석하는 과정으로서 직무 기술서와 직무 명세서가 대표적인 산출물이다.

직무 기술서(Job Description)

• 직무 자체에 초점을 맞추며 채용/모집 공고에 주로 활용된다.

• 직무의 명칭, 개요. 역할/책임/권한, 작업 환경 등을 설명한다.

직무 명세서(Job Specification)

• 직무 수행자에 초점을 맞추며 직원 선발 및 훈련에 활용된다.

• 직무에 필요한 지식/학력/경력/스킬/숙련성 등을 설명한다.

④ 직무 평가(Job Evaluation): 각 직무의 상대적 가치를 평가하는 과정으로서 평가 결과는 각 직무 수행자에 대한 공정하고 적정한 수준의 급여를 결정하는 것이 목적이다.

⑤ 직무 설계(Job Design): 직무 생산성의 증대 및 직원에 대한 동기부여/보건 등을 위해 작업 내용과 수행 방법을 조정하는 과정으로서 다음과 같은 기법들이 활용된다.

직무 단순화(Job Simplification)

• 과업의 수행 절차를 명확화, 단순화, 표준화한다.

• 직무 생산성을 높이고 작업 수행에 필요한 노력을 최소화한다.

직무 확대(Job Enlargement)

• 과업의 범위를 수평적으로 확장하여 업무 다양성을 제고한다.

• 작업자의 의사결정권이나 자율권은 확대되지 않는다.

직무 충실화(Job Enrichment)

• 과업의 범위는 유지한 채 업무의 깊이를 수직적으로 심화한다.

• 작업자의 의사결정권과 자율권을 더 많이 허용한다.

직무 순환(Job Rotation)

• 직원들의 담당 직무를 주기적으로 변경하여 배정한다.

• 직무 간 연관성에 대한 이해 및 대체 인력 확보에 도움을 준다.

⑥ 직무 분리(Separation of Duty): 서로 양립할 수 없는 역할 및 책임들이 하나에 직무에 포함되지 않게 한다. 예) 제품 생산과 제품 품질 검사, 경리 책임과 회계 감사 등

(2) 조직 분할 구조와 자원 분할 구조

① 조직 분할 구조(OBS: Organizational Breakdown Structure): 특정 조직이나 집단을 구성하는 하위 단위, 즉 부서, 서브 팀, 그룹 및 직원을 계층적으로 묘사한 그림 또는 목록으로서 조직도(organization chart)라고도 한다.

② 전체 조직 차원에서 작성하는 OBS에는 서브 팀이나 그룹만 등장하지만, 서브 팀이나 그룹 차원에서 작성하는 OBS에는 소속 직원의 이름까지 명시될 수 있다.

③ 자원 분할 구조(RBS: Resource Breakdown Structure): 특정 조직이나 집단이 현재 보유하고 있거나 향후 획득해야 하는 다양한 유형의 자원을 범주별로 분류하고 계층적으로 묘사한 그림 또는 목록이다.

④ RBS는 물적 자원과 함께 인적 자원에 대한 정보도 포함하지만 범주별로만 열거하기 때문에 OBS처럼 조직 단위나 직원의 이름이 등장하지는 않는다.

⑤ OBS와 RBS는 그림 형태로 작성되기 때문에 OBS/RBS를 구성하는 각각의 요소에 대한 상세한 정보까지 묘사하기는 어렵다.

⑥ 따라서 그러한 상세 정보는 별도의 문서로 정리하는 것이 좋은데 그러한 정보는 자원 요구사항 추정, 자원 획득, 사용 관리 및 통제에 유용하게 사용된다.

(3) 책임 할당 매트릭스(RAM: Responsibility Assignment Matrix)

① 책임 할당 매트릭스: 누구(직원 또는 부서)에게 어떤 책임(작업 또는 작업 패키지)을 할당했는지를 매트릭스 형태로 표현한 것으로서 CRA(Clear Responsibility Assignment) 또는 LRC(Linear Responsibility Chart)라고도 한다.

② RAM에 등장하는 작업의 주체는 OBS의 최하단에 등장하는 직원일 수 있으며 각 직원에게 할당되는 책임은 WBS의 최하단에 등장하는 작업 패키지일 수 있다.

③ RAM은 다양한 방식으로 작성할 수 있는데 가장 단순한 형태는 아래의 유형 1처럼 하나의 기호만을 사용하는 것이다.

④ 더 나아가 유형 2처럼 주 책임자(P: Primary Responsibility)와 보조 책임자(S: Secondary Responsibility)를 구별하거나 더욱 다양한 정보를 포함하는 RAM도 있다.

⑤ 한편, 유형 3의 RAM을 RACI 차트라고 하는데 여기에 표시되는 정보는 다음과 같다.

R(Responsible)

• 해당 작업의 실무적 수행 책임을 진다는 의미이다.

• 절대 누락되서는 안 되며 최소 1 명 이상에게 할당해야 한다.

A(Accountable)

• 해당 작업의 행정적 관리 책임을 진다는 의미이다.

• 절대 누락되서는 안 되지만 반드시 1 명에게만 할당해야 한다.

C(Consult)

• 실무 과정에서 상의하는 대상으로서 적절한 투입물을 제공한다.

• 할당 대상이 없을 수도 있고 1 명 이상에 할당할 수도 있다.

I(Inform)

• 실무 수행 결과물을 참고하도록 전달하는 대상이다.

• 할당 대상이 없을 수도 있고 1 명 이상에 할당할 수도 있다.

⑥ RAM의 장점은 책임 할당 현황을 한 눈에 보여 줄 뿐만 아니라 책임 배정 과정에서 누락이나 중복이 없는지 파악할 수 있게 도와준다는 점이다. 

⑦ 하지만 RAM을 지나치게 방대하면 가독성이 떨어지므로 일단 프로젝트 차원에서 개괄적으로 작성한 다음 하위 작업 집단 차원에서 상세화하는 것이 좋다.

(4) 자원 히스토그램(Resource Histogram)

① 특정 범주의 자원에 대하여 기간별 소요량과 공급량을 도식적으로 표현한다.

② 아래의 그림에서 80MH 수준에서 그어진 수평선은 현재 보유하고 있는 자원량을 표현하며 12개의 막대기는 각 주차에 필요한 자원량이다.

(5) Tuckman의 팀 발달 단계 이론

① 참고로 Tuckman의 팀 발달 단계(ladder) 이론은 팀 개발에 널리 활용된다.

형성(Forming)

• 팀원들이 상견례를 하고 프로젝트와 각자의 역할과 책임을 배운다.

• 팀원들은 흔히 독자적으로 행동하며 시야가 비교적 넓지 않다.

격돌(Storming)

• 성격, 의견, 스타일의 차이로 인해 갈등과 긴장이 발생할 수 있다.

• 대립과 분쟁이 지나치게 격화되지 않도록 관용과 인내가 필요하다.

규범화(Norming)

• 목표를 공유하고 친밀감 및 협동 정신이 증대되고 서로를 받아들인다. 

• 팀 효과성 및 팀워크가 형성되고 서서히 기술적 성과도 향상된다.

수행(Performing)

• 작업 생산이 높으며 긴밀하게 협력하고 쟁점 해결이 원만하다.

• 팀 목표를 달성하는 데 집중하며 기술적 성과 역시 대단히 높다.

중단(Adjourning)

• 팀의 과업을 완수하고 팀을 해체하며 팀원들이 프로젝트를 떠난다.

• 인도물을 핵심 이해관계자에게 이전하고 프로젝트를 종결한다.

② 각 단계는 모든 프로젝트가 항상 거쳐야 하는 것은 아니며 상황에 따라 특정 단계를 건너 뛰거나 상황이 좋지 않으면 이전 단계로 퇴행할 수도 있다.