9장 프로젝트 자원 관리 - 도구 및 기법 (3/3)

12. 대인 관계 및 팀 스킬(Interpersonal and Team Skills)

(1) 협상(Negotiation)

① 자원 확보(9.3), 팀 개발(9.4), 자원 통제(9.6)에서 다양한 이해관계자들과 다양한 상황에서 협상 능력이 필요할 수 있다.

② 자원의 희소성은 프로젝트 이해관계자들 간 갈등의 주요한 원인 중 하나이며 경쟁과 상호 협력 사이에 적절한 균형이 필수적이다.

③ 따라서 조직에서는 자원 배정에 관한 정책과 절차를 수립하는 것이 필요하며 프로젝트 팀 역시 자원 확보와 관련한 갈등을 해결할 때 이를 참조해야 한다.

④ 하지만 자원 확보(9.3)에서 적용 가능한 정책이나 절차가 명확하지 않거나 의견 대립이 있다면 기능 부서의 관리자들, 타 프로젝트 팀, 외부 공급업체 등과 협상해야 할 수 있다.

⑤ 그럼에도 자원 확보에 어려움이 있다면 후원자 등 더 많은 영향력을 가진 이해관계자와 상의하고 도움을 받는 것이 바람직하다.

⑥ 이 밖에도 팀 개발(9.4)에서 프로젝트 필요에 대해 합의할 때, 자원 통제(9.6)에서 자원 추가 및 이로 인한 비용 변경으로 인해 협상이 필요할 수 있다.

(2) 영향력 행사(Influencing)

① PM은 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5), 자원 통제(9.6)에서 다른 사람이나 집단이 자신이 원하는 방식으로 행동하도록 만들 수 있는 능력, 즉 영향력을 사용해야 할 수 있다.

② 특히 매트릭스 환경에서와 같이 PM의 공식적인 권한이 제한되는 경우에는 프로젝트 성공을 위해 시기 적절하게 영향력을 행사해야 한다.

③ 영향력을 행사하려면 설득하고 논점과 입장을 분명히 표현하는 능력, 적극적이며 효과적인 청취 능력, 다양한 관점에 대해 인식과 배려를 나타내는 능력, 상호 신뢰를 유지하면서 쟁점을 처리하고 합의에 도달하기 위한 정보를 수집하는 능력이 필요하다.

(3) 리더십(Leadership)

① PM은 팀 관리(9.5)에서 팀원들에게 비전을 전달하고 나아갈 방향을 제시하며 영감을 주어 팀의 목적을 성공적으로 달성하도록 해야 할 수 있다.

② 높은 프로젝트 성과를 달성하려면 PM은 강력한 리더십을 발휘해야 하며 프로젝트 수명 주기 전체에 걸쳐 작성 성과에 중요한 요소이다.

③ 모든 경우에 통하는 유일의 리더십은 존재하지 않으므로 PM은 프로젝트 상황과 팀의 특성을 고려하여 가장 효과적인 리더십을 유연하게 선택해야 한다.

(4) 갈등 관리(Conflict Management)

① 갈등: 개인이나 집단 사이에 목표나 감정, 의견이나 정서가 충돌하는 현상으로서 적정한 수준의 갈등은 성과 향상에 기여한다.

② 갈등의 수준이 지나치게 높으면 팀워크가 손상되고 성과가 악화되므로 상황에 맞게 적절한 전략을 활용하여 갈등을 완화해야 한다.

직면(Confrontation)

• 근본 원인을 해결하는 가장 바람직하고 장기적인 접근법이다.

• 문제 해결(Problem solving), 협력(collaboration)이라고도 한다.

경쟁(Competition)

• 자신의 권력과 영향력을 일방적으로 행사하여 목적을 달성한다.

• 지시(Directing), 강압(forcing), 정복(defeating)이라고도 한다.

수용(Accommodation)

• 상대의 이익을 위해 자기 이익을 포기하여 조화/안정을 추구한다.

• 양보(Yielding), 유연화(smoothing)라고도 한다.

타협(Compromising)

• 정치/외교적 합의에 따라 서로 조금씩 양보하여 차선을 선택한다.

• 직면보다는 적게 얻지만 양보보다는 많이 얻는다.

방치(Withdrawing)

• 상황으로부터 물러나서 중립을 유지하고 갈등을 방치한다.

• 회피(Avoidance)라고도 하며 일시적 상황 진정 효과가 있다.

③ 어떠한 전략을 선택할 것인지를 결정할 때는 갈등의 중요성과 강도, 시간적 압박, 관련자들의 권한의 상대적 크기, 관계 유지의 중요성 등을 고려해야 한다.

④ 반대로 갈등이 지나치게 낮으면 타성으로 인해 생산성이 낮기 때문에 조직 구조, 의사소통 및 권한의 재분배, 팀 구성의 재편 등을 통해 갈등을 조장해야 할 수도 있다.

⑤ 팀 개발(9.4), 팀 관리(9.5)에서 상황에 따라 갈등을 완화하기 위한 전략을 활용한다.

(5) 동기 부여(Motivation)

① 팀 개발(9.4)에서 팀원들에게 권한을 부여하고 자신의 판단력을 발휘하여 일하도록 격려함으로써 동기를 부여해야 할 수 있다.

② 팀원의 성숙도가 낮을 때는 작업 절차를 세부적으로 지시해야 하지만, 성숙도가 높아질 수록 팀원들이 세부 작업 절차와 방법을 직접 결정하게 하면 동기 부여가 잘 된다.

(6) 팀 빌딩(Team Building)

① 팀 빌딩은 팀 개발(9.4)에서 팀원들 간의 솔직한 의사소통과 상호 작용을 통해 팀 효과성을 향상하는 데 기여하며 특히 팀원들이 원격에서 근무해야 할 때 도움을 준다.

② 팀 빌딩 활동은 팀원 변화 및 성과 평가를 반영하여 지속적으로 수행되어야 한다.

(7) 감정 지능(Emotional Intelligence)

① 감정 지능: 자신과 타인의 감정을 이해하고 이를 바탕으로 각자의 생각과 행동 방향을 판단하고, 환경에 적응하고, 목적을 달성하는 데 사용하는 능력이다.

② 감정 지능을 프로젝트 팀원들의 정서를 식별/평가/통제하고 그들의 행동을 예측하고 그들의 관심사항을 인정하면서 각자의 쟁점을 추구하여 긴장을 완화하고 협력을 증대한다.

③ 감정 지능을 효과적으로 활용하려면 적절한 관찰과 대화가 필요하며 프로젝트 팀원의 작업과 태도를 지속적으로 살피는 데 사용해야 한다.

④ 팀 관리(9.5)에서 프로젝트 관리 팀은 프로젝트 인도물의 진척도, 팀원들에게 자긍심을 줄 수 있는 성취 결과 대인 관계 쟁점 등을 감시해야 한다.

(8) 의사 결정(Decision Making)

① 대인 관계 및 팀 스킬로서 의사 결정은 팀 관리(9.5)에서 활용할 수 있는데 이는 선택의 비용과 편익을 분석하고 최적의 선택을 하는 것 이상을 의미한다.

② 목표에 집중하고, 의사 결정 프로세스를 따르고, 환경적 요소를 연구하고, 가용 정보를 분석하고, 팀의 창의력을 자극하고, 위험을 적절히 고려하는 것이 포함된다.

13. 공동 배치/가상 팀(Colocation/Virtual Teams)

① 공동 배치: 의사소통 개선과 팀워크 증진을 통해 팀 성과를 향상하기 위하여 팀원들을 같은 장소에서 모아 함께 일하게 하는 관리 기법이다.

② 공동 배치는 타이트 매트릭스(tight matrix)라고도 하며 프로젝트 전체 기간에 걸쳐 활용할 수도 있지만 전략적으로 중요한 시기에 한시적으로 시행할 수 있다.

③ 공동 배치을 일환으로 팀 회의실(meeting room) 또는 상황실(war room)을 만들고 여기에 프로젝트 진행 상황 등의 정보를 게시하면 의사소통과 팀의 일체감이 향상된다.

④ 공동 배치는 팀 개발에 크게 기여하지만 모든 직원들에 대해 적용하기 힘들 수 있기 때문에 가상 팀을 적절히 활용하면 역량 있는 인적 자원을 활용할 수 있다.

⑤ 팀 개발(9.4)에서 두 가지 기법을 적절히 배합하여 활용한다.

14. 통신 기술(Communication Technology)

① 통신 기술은 팀원들 간 의사소통 및 정보 공유를 개선하고 업무 효율을 향상하며 상호 이해와 협력하는 업무 환경을 조성하는 데 기여한다.

② 전통적인 통신 기술인 전화나 팩스에 더해 비교적 최신 기술인 오디오 회의, 비디오 회의, 이메일, 실시간 채팅, 인터넷 상의 정보 공유 리파지토리 등이 널리 사용된다.

③ 팀 개발(9.4)에서 가상 팀을 운영할 때 적절히 활용해야 할 수 있다.

15. 인정과 보상(Recognition and Rewards)

① 팀 개발(9.4)에서 바람직한 행위를 인정하고 보상하는 것은 팀원들에게 동기를 부여하고 팀의 사기를 고무하는 면에서 매우 중요한 역할을 한다.

② 넓은 의미에서 인정(recognition) 역시 보상(reward)에 포함된다고 할 수 있는데 보상은 유형/무형, 금전적/비금전적, 공식적/비공식적, 외적/내적 등 다양한 형태가 있다.

③ 하지만 좁은 의미로 보면 보상은 일반적으로 뭔가 가치 있는 것을 주는 방식으로 이루어지는데 비해, 인정은 칭찬과 같이 긍정적인 피드백의 형태로 이루어진다.

④ 어떠한 경우에든 인정과 보상은 상대방이 가치 있게 여기고 긍정적으로 받아 들일 수 있는 형태라야 하기 때문에 문화적 차이 및 개인적 필요를 반영해야 한다.

⑤ 모든 바람직한 행동은 반드시 인정해 주되 보상은 보상 정책과 규정에 따라 객관성, 공정성, 일관성을 갖추어 이루어져야 한다. 

⑥ 인정과 보상은 프로젝트 완료 이후만이 아니라 프로젝트 전체 기간에 걸쳐 기술적 성공은 물론 팀 효과성 향상에 대해서도 이루어져야 한다.

16. 훈련(Training)

① 팀 개발(9.4)에서 프로젝트 팀원들에게 지속적인 훈련(training)과 개발(development)의 기회를 제공하면 직원들의 스킬이 향상되고 동기 부여가 된다.

② 좁은 의미에서 훈련은 현재의 업무 수행에 필요한 능력과 스킬을 향상하기 위한 교육이고 개발은 장기적으로 업무 수행에 도움이 되는 능력과 스킬을 향상하는 교육이다.

③ 넓은 의미의 훈련은 모든 형태의 훈련, 개발, 교육을 포함한다.

④ 훈련은 강의실에서(off the job training) 이루어질 수 있고 실무 현장에서 직무를 수행하는 과정에서(on the job training) 이루어질 수 있다.

⑤ 또한, 오프라인 방식으로 이루어질 수도 있고 컴퓨터나 인터넷 기반의 온라인 방식으로 이루어질 수도 있다.

⑥ 필요성이 사전에 파악된 훈련의 수행 일정은 자원 관리 계획에 포함하지만 돌발적인 훈련은 필요에 따라 커리큘럼을 수립하여 진행하게 된다.

⑦ 훈련 비용은 프로젝트 예산에 포함할 수도 있고 프로젝트 수행 조직이 부담할 수도 있다.

17. 개인 및 팀 평가 도구(Individual and Team Assessment Tools)

① 팀 개발(9.4)에서 주기적으로 개인 및 팀 평가를 수행하고 시기적절하게 평가 결과를 피드백하면 개인과 팀의 강점과 약점을 파악할 수 있게 도와 준다.

② 개인 및 팀 평가는 설문 조사, 면담, 표적 집단, 각종 측정 및 테스트 등 다양한 도구와 기법을 통해 이루어질 수 있다.

18. 문제 해결(Problem Solving) 

① 자원 통제(9.6)에서 자원 관리와 관련한 문제를 정의하고 해결한다.

② 문제 해결(광의) 프로세스는 크게 문제 정의 단계와 문제 해결(협의) 단계로 구성된다.

문제 정의(Problem Definition)

• 실적 정보를 수집하고 기준과 비교한다.

• 심각한 차이가 발생한 실적을 식별한다.

• 차이로 인한 영향을 분석한다.

• 문제의 원인을 분석한다.

문제 해결(Problem Solving)

• 선택 가능한 해결책 및 대안을 수립한다.

• 각 대안의 비용과 편익을 분석한다.

• 타당성이 가장 높은 대안을 실행한다.

• 결과를 평가하고 추가 조치를 취한다.

③ 문제는 조직 내부 또는 외부의 원인에서 발생할 수 있는데 어떤 경우든 시기적절하게 문제를 식별하여 적절한 대안을 수립하여 적용하는 것이 필요하다.