12장 조달 관리 - 산출물

1. 제작 구매 결정(Make or Buy Decision)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물로서 프로젝트 팀에 의한 제작과 프로젝트 외부로부터의 조달 중에서 어느 쪽이 더 유리한지에 관한 결정이다.

② 프로젝트 외부에서 조달하기로 결정할 경우 다른 조달 활동이 수행되며 각 활동과 관련한 산출물들도 작성 및 제작하게 된다.

2. 조달 작업 기술서(Procurement Statement of Work)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물이며 조달 수행(12.2)의 투입물로서 서비스 업계에서는 위임 사항(TOR: Terms of Reference)이라고도 한다.

② 조달 범위, 납품 대상 제품 또는 서비스, 수량 및 품질, 명세서(specification), 작업 위치 및 기간, 표준 등과 같이 공급자가 공급 계획을 수립하는 데 필요한 정보를 포함한다.

③ 조달 작업 기술서는 계약이 체결될 때까지 지속적으로 정련되어야 한다.

3. 조달 관리 계획(Procurement Management Plan)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물이며 조달 수행(12.2) 및 조달 통제(12.3)의 투입물로서  다음과 같은 내용을 포함한다.

전반적 접근법

• 조달 문서 작성부터 계약 종료까지 전반적 조달 관리 방법을 설명한다.

• 예) 조달 관리 방법론, 이해관계자 역할과 책임, 가정 및 제약 등

주요 성과 지표

• 조달 관리 과정에서 적용할 핵심 일정과 성과 지표를 제시한다.

• 예) 주요 일정, 성과 지표, 독립적 추정치 사용 여부 및 산정 방법 등

기타 정보

• 조달 활동에 참조할 세부 정보 및 기타 참조 사항을 부연 설명한다.

• 예) 자격을 갖춘 판매자 목록, 관할 법원, 결제 통화, 위험 관리 쟁점 등

② 조달 관리 계획은 다른 영역(범위, 일정, 원가, 품질, 위험 등)의 관리 접근법 및 세부 계획과 조화를 이루어야 하며 상승 효과가 있어야 한다.

4. 조달 전략(Procurement Strategy)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물로서 다음과 같은 내용을 포함한다.

납품 방법

• 업종마다 차이가 있지만 다음과 같은 세부 납품 방법을 설명한다.

• 예) 재하청 허용 여부, 공급자의 책임(설계, 제작, 운영) 범위 등

계약 유형

• 다음과 같은 대금 결제의 기본 방식에 더해 구체적인 유형을 지정한다.

• 예) 고정 가격(FP), 원가 보전(CR), 시간 및 자재(T&M) 등

조달 단계

• 조달 업무를 수행하는 단계와 활동의 구성 및 기타 정보를 설명한다.

• 예) 단계 구성 및 활동 목적, 단계별 성과 지표, 주요 마일스톤 등 

② 프로젝트 및 조달 목적과 일관성 있게 조달 업무를 수행하는 데 필요하다.

5. 입찰 문서(Bid Documents)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물이며 조달 수행(12.2)및 조달 통제(12.3)의 투입물로서 RFI(정보 요청서)와 청약(offer)을 요청하는 문서(RFP, RFQ, RFB 등)를 포함한다.

② 잠재적 공급자들이 제안서나 견적서를 정확하게 작성할 수 있도록 필요한 내용과 관련 정보를 명확하고 빠짐 없이 포함해야 한다.

 

6. 공급자 선정 기준(Source Selection Criteria)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물이며 조달 수행(12.2)의 투입물로서 제안서 또는 견적서를  평가하고 궁극적으로 최종 공급자를 선정하기 위한 기준을 분명하게 제시한다.

② 기술 및 품질 요건, 가격 및 일정 요건, 납품 실적 및 재정적 안정성, 지원 및 행정상의 요건, 제안서 평가 방법 등의 내용을 포함한다.

7. 독립적 원가 추정치(Independent Cost Estimates)

① 조달 관리 계획(12.1)의 산출물이며 조달 수행(12.2)의 투입물로서 외부 전문가에게 의뢰하여 자체적으로 산정한 적정 원가(should cost) 또는 예상 가격이다.

② 잠재적 공급자들이 제안하는 가격은 독립적 원가 추정치와 벤치마킹하여 적정성을 평가하게 되는데 만약 둘 사이에 너무 큰 차이가 있다면 그것은 조달 작업 기술서의 내용 부실 또는 잠재적 공급자의 오해나 역량 부족 때문일 수 있다.

8. 선정된 판매자(Selected Sellers)

① 조달 수행(12.2)의 산출물로서 제안서 또는 견적서를 평가한 후 공급자 선정 조건에 가장 잘 부합하는 하나 또는 복수의 공급자들이다.

② 선정된 판매자와의 계약은 중요성이 낮은 경우 PM이 승인할 수도 하지만 중요성이 높은 경우에는 고위 경영진이 승인해야 할 수 있다.

9. 협약(Agreements)

① 조달 수행(12.2)의 산출물로서 선정된 판매자와 체결한 법적 강제력이 있는 구두 또는 문서화된 형태의 주문서, 계약서, 합의서 등을 통칭한다.

② 작업 기술서(SOW), 주요 공급 일정, 가격 및 대금 결제 방식, 인센티브 또는 패널티, 품질 검사 및 후속 서비스, 재하청 허용 여부, 분쟁 해결 절차 등을 포함한다.

10. 종료된 조달(Closed Procurements)

① 조달 통제(12.3)의 산출물로서 공식적 조달 종료 요건이 모두 만족되었고 계약상의 모든 권리와 의무가 종료되었다는 공식 통지 또는 통지서를 통해 이루어진다.

② 조달이 공식적으로 종료되려면 인도물이 품질 및 인수 기준을 만족하고, 합의한 납기를 준수하고, 모든 대가를 지급하고, 모든 클레임이 종결되어야 한다.

11. 작업 성과 정보(Work Performance Information)

① 조달 통제(12.3)의 산출물로서 조달 성과 데이터를 성과 기준과 비교 분석하여 차이 또는 의 심각성, 영향, 원인, 대책 등을 설명한다.

② 공급자로부터 받은 인도물에 대한 품질 검사 결과 및 차이 분석, 납품 일정 및 원가의 차이 분석, 기타 조달 행정 성과의 차이 분석 등의 내용을 포함한다.

12. 조달 문서 갱신(Procurement Documentation Updates)

① 조달 통제(12.3)의 산출물로서 조달 활동이 진행되면서 계약, 기술 및 품질, 납품 및 대금 등과 관련한 다양한 문서를 갱신한다.

② 승인 받은 변경 요청을 반영한 계약 변경(납품 일정 등), 공급자의 기술 문서(설계 도면 등), 조달 관련 성과 보고서, 하자 보증, 대금 결제 정보(청구서 및 대금 지불 기록 등), 인도물 검사 결과, 주요 공문 등의 갱신을 포함한다.

13. 변경 요청(Change Requests)

① 조달 관리 전체 과정(12.1~12.3)에서 변경 요청을 제출해야 할 수 있다.

② 외부 조달 결정을 내리거나 공급자를 선정한 다음 또는 조달 통제 과정에서 프로젝트 관리 계획(기준선 및 조달 관리 계획 등) 및 계약서 등을 갱신해야 할 때 제출한다. 

14. 프로젝트 관리 계획 갱신(Project Management Plan Updates)

① 조달 수행(12.2), 조달 통제(12.3)에서 다음과 같은 항목을 갱신해야 할 수 있다.

범위 기준선

• 공급자를 선정한 다음 WBS, 인도물, 가정 및 제약 등의 변경

일정 기준선

• 공급자의 납품 일정이 변경된 경우 프로젝트 일정의 변경

원가 기준선

• 인건비, 자재, 환율, 기타 경제 여건의 변화로 인한 원가의 변경

요구사항 관리 계획

• 조달로 인한 프로젝트 요구사항 변경을 반영하기 위한 변경

품질 관리 계획

• 선정된 공급자의 제안으로 인한 품질 표준 및 솔루션 등의 변경

의사소통 관리 계획

• 선정된 공급자의 의사소통 필요 및 요구를 반영하기 위한 변경

위험 관리 계획

• 조달로 인해 변화된 위험 구성 및 중요성을 반영하기 위한 변경

조달 관리 계획

• 공급자 선정, 협상 및 계약 체결, 공급자 성과를 반영하는 변경

15. 프로젝트 문서 갱신(Project Documents Updates)

① 조달 관리 전체 과정(12.1~12.3) 과정에서 여러 프로젝트 문서들이 갱신될 수 있다.

② 예) 마일스톤 목록, 요구사항 목록, 요구사항 추적 매트릭스, 자원 달력, 위험 기록부, 이해관계자 기록부, 교훈점 기록부 등

16. 조직 프로세스 자산 갱신(Organizational Process Assets Updates)

① 조달 관리 전체 과정(12.1~12.3) 과정에서 작성한 다양한 문서, 각종 서식 및 템플릿, 수집한 정보 및 교훈점 등이 갱신될 수 있다.

② 예) 자격을 충족한 공급자 목록, 각종 템플릿(조달 관리 계획, 조달 전략, 작업 기술서, 입찰 문서 등), 결제 일정 및 요청, 공급자 성과 평가 문서, 교훈점 리파지토리, 조달 파일 등