12장 조달 관리 - 도구 및 기법

1. 전문가 판단(Expert Judgment)

① 조달 및 구매, 계약 유형 및 문서, 규제 및 준법 쟁점, 제안서 평가, 조달 관련 기술, 관련 기능 영역(재무, 공학, 설계, 개발, 공급자 사슬 관리 등), 산업 규제 환경, 법규 및 준법, 협상, 클레임 관리 등에 대한 전문 지식과 경험 갖춘 전문가의 도움을 받는다.

② 전문가들의 지식과 경험 및 판단력은 조달 관리 활동에 널리 활용된다.

조달 관리 계획

• 프로젝트 필요와 특성에 맞게 조직의 조달 관리 방법론을 조정한다.

조달 수행

• 공급자들을 평가하고 적격한 업체를 선정하고 협약을 체결한다.

조달 통제

• 법규나 협약이 준수되는지 확인하고 불만 사항을 적절히 처리한다.

2. 시장 조사(Market Research)

① 조달 관리 계획(12.1)에서 특정 자원을 공급하는 업체들 전반에 대한 또는 특정 공급자의 역량에 대한 조사를 수행한다.

② 조달 담당 팀은 컨퍼런스 참여, 온라인 검색 등 다양한 원천을 통해 시장의 능력을 식별하기 위한 정보를 활용한다. 

③ 조달 담당 팀은 특정 조달 목적을 정련하여 이미 검증된 기술을 사용하면서도 다양한 공급업체를 활용함으로써 발생하는 위험을 적절히 균형을 맞춘다.

3. 회의(Meetings)

① 조달 관리 계획(12.1)에서 잠재적 공급업체들과의 회의를 통해 경쟁 입찰과 관련한 다양한 정보를 공유하고 의견을 수렴한다.

② 이러한 정보 공유와 의견 교환을 통해 조달 관리 전체 과정을 관리하고 감시하는 효과적인 전략을 수립하고 결정하는 데 도움을 준다.

③ 시장 조사와 함께 회의를 통해 수집한 정보와 공유한 의견은 구매자는 물론 공급자에게도 이득이 되는 상호 협력적인 접근법을 찾는 데 기여한다.

4. 데이터 분석(Data Analysis)

(1) 제작 구매 분석(Make or Buy Analysis)

① 조달 관리 계획(12.1)에서 프로젝트 팀이 직접 제작하는 방안과 외부 원천으로부터 조달하는 방안 각각에 대해 편익과 비용 및 위험을 포함하여 타당성을 분석한다.

② 이때 활용할 수 있는 기법에는 회수 기간법, 투자 수익률(ROI), 편익 원기 비율(BCR), 순현재 가치(NPV), 내부 수익률(IRR), 경제적 부가 가치(EVA) 등이 있다.

(2) 제안서 평가(Proposal Evaluation)

① 조달 수행(12.2) 과정에서 제안서 또는 견적서가 조달 문서, SOW, 공급자 선정 기준에 대해 적절한 응답 내용을 충분하게 포함하는지 평가한다.

② 예를 들어, 심각한 결격 사유가 있는 업체의 배제(screening), 복합 기준 평가(점수법, 가중치법 등), 독립적 원가 추정치를 활용한 벤치마킹 등을 적용한다.

(3) 성과 검토(Performance Review)

① 조달 통제(12.3) 과정에서 협약 내용과 비교하여 품질, 자원, 일정, 원가 관점에서 세부 조달 범위별로 계약 성과를 측정, 비교, 분석한다.

② 이를 통해 공급자의 계약 이행 현황을 감시하고 미준수 사항, 하자 및 쟁점을 해결하기 위한 시기적절한 조치를 결정한다.

(4) 획득 가치 분석(Earned Value Analysis)

① 조달 통제(12.3) 과정에서 일정 차이(SV), 원가 차이(CV), 일정 성과 지표(SPI), 원가 성과 지표(CPI) 등을 측정, 비교, 평가한다.

② 이러한 성과 지표는 범위와 일정과 원가 관점에서 조달 성과를 복합적으로 측정/평가하여 계약 이행 상황을 감시하고 적절한 대가를 산정하는 데 활용한다.

(5) 추세 분석(Trend Analysis)

① 조달 통제(12.3)에서 완료 시점 추정치(EAC)를 산정하여 상황에 맞게 프로젝트 예산을 적절히 수정할 때 추세 분석을 활용할 수 있다.

② 예를 들어 기존의 추세가 적용되지 않는다면 완전히 새로운 기반에서 EAC를 추정해야 하지만 그간의 비용 지출 및 일정 진행 추세가 어느 정도 유지된다면 이를 반영하여 EAC를 추정해야 한다.

5. 공급자 선정 분석(Source Selection Analysis)

① 조달 관리 계획(12.1)에서 적정한 공급자를 선정하는 데 활용할 기준과 방법의 장단점을 분석하고 결정하기 위해 공급자 선정 분석을 활용한다.

② 주로 사용되는 공급자 선정 방법은 다음과 같다.

비용 중심

• 요구 품질이 보장될 경우 가장 낮은 가격을 제안한 공급자를 선정한다.

• 조달 대상이 상당히 표준화되어 있고 대안이 다양할 때 주로 활용한다.

품질 중심

• 요구되는 성능, 품질, 기술을 가장 잘 만족하는 공급자를 선정한다.

• 가격 및 기타 공급 조건은 공급자 선정 이후에 협상을 통해 조정한다.

비용-품질 종합

• 상황에 따라 비용과 품질 사이의 비중을 조정하여 공급자를 선정한다.

• 프로젝트 위험과 불확실성이 크면 품질에, 작으면 비용에 중점을 둔다.

③ 이 밖에 전문성과 명성을 갖춘 소수의 공급자들 중에서 가장 뛰어난 공급자를 선정하거나, 이미 검증된 단일의 공급자(sole source)를 지속적으로 활용하거나, 확정적 예산 내에서 가장 높은 품질을 제공할 수 있는 업체를 선정하는 방법을 사용할 수 있다.

④ 최종 결정된 공급자 선정 방법은 조달 문서에 명확하게 포함되어야 하며 모든 잠재적 공급자들에게 공정하게 제공되어야 한다.

6. 광고(Advertising)

① 시장 조사 및 공급자 회의를 거쳐서 작성한 잠재적 공급자 목록을 조달 수행(12.2) 과정에서 인터넷 및 신문 광고를 통해 보완하고 확정한다.

② 특히 대부분의 정부 기관은 경쟁 입찰 방식으로 조달을 수행하기 때문에 온라인 게시 및 기타 공개적인 광고를 통해 입찰 공고를 한다.

7. 입찰자 회의(Bidder Conferences)

① 조달 수행(12.2)에서 잠재적 공급자들과 만나 제안서(또는 견적서) 작성 및 입찰 참여 과정에서 알아야 할 세부 정보를 설명하고 공유한다.

② 계약자 회의, 벤더 회의 또는 선입찰 회의라고도 하며, 모든 입찰자들에게 동일한 시기에 동일한 방법으로 동일한 정보를 공정하게 제공하기 위해 유의해야 한다.

9. 협상(Negotiation)

① 조달 수행(12.2)에서 계약을 체결하기 전에 계약서 구성, 권리 및 의무 관계, 기타 세부 조건을 결정하기 위해 선정된 공급자와 협의하고 협상한다.

② 협상 과정은 조달 팀이 주도하지만 PM과 프로젝트 팀도 동석하여 요구 성능, 기술적 특성, 품질 및 관리적 요구사항을 부연할 수 있다.

10. 클레임 관리(Claims Administration)

① 클레임이란 계약 당사자 간에 이견이나 다툼의 소지가 있는 변경 요청으로서 조달 전체 과정, 특히 조달 통제(12.3) 과정에서 기록, 감시, 해결해야 한다.

② 클레임은 일차적으로 계약 조건에 따라 해결해야 하며 관련 조항이 없을 경우에는 상호 협력적인 협상으로 원만하게 해결하는 것이 가장 바람직하다.

③ 그럴 수 없다면 적절한 대안적 분쟁 해결(ADR: Alternative Dispute Resolution)을 위해 중재 기관으로부터 도움을 받거나 최후에 가서는 소송을 통해 해결하게 된다.

11. 검사(Inspection)

① 조달 통제(12.3) 과정에서 공급자가 범위를 완수하고 인도물이 제시된 요구사항을 만족하는지 판단하기 위해 다양한 측정, 조사, 시험, 평가 등의 활동을 수행한다.

② 공급자에게 이미 제시한 인수 기준을 기준으로 인도물의 규격, 색상, 재료, 외관, 구조, 수량, 기능, 성능, 원가, 납기 등의 요구사항을 만족하는지 검증한다.

12. 감사(Audit)

① 조달 통제(12.3)에서 계약 및 관련 법규가 준수되는지 체계적으로 검토하고 발견된 위반이나 미준수 사항은 적절한 대상자에게 보고한다.

② 감사는 검사와는 달리 인도물 자체의 하자가 아니라 조달 절차의 하자에 집중한다.

13. 대금 결제 시스템(Payment Systems)

① 조달 통제(12.3)에서 인수 기준과 계약 조건을 모두 만족하는지 검증하고 적절한 대금 결제 승인을 받은 후에는 공급자에게 정당한 대가를 지급한다.

② 매입 채무(Accounts payable)는 공급자로부터 대금 청구서(invoice)를 접수 받았을 때 발생하지만 품질 검사와 조달 감사 및 클레임 해결을 마친 후에야 결제되어야 한다.