12장 조달 관리 - PMBOK 가이드 요약

1. 조달 관리 계획(12.1)

(1) 개요

① 목적: 프로젝트 조달 결정을 문서화하고 조달 관리 접근법과 전략을 명시하며 잠재적 판매자들을 식별한다.

② 편익: 외부 조달의 타당성을 평가하고 조달 범위와 일정을 결정한다. 외부 조달이 범위, 요구사항, 일정, 원가, 품질에 미칠 수 있는 다양한 영향을 평가하고 위험 관리에 활용할 수있는 방안도 고려한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 헌장: 프로젝트 목적과 설명, 요약 마일스톤, 사전 승인된 재무 자원 등을 고려한다.

② 비즈니스 문서: 비즈니스 케이스, 편익 관리 계획 등을 참조한다.

③ 프로젝트 관리 계획: 범위 관리 계획, 품질 관리 계획, 자원 관리 계획, 범위 기준선 등을 참조한다.

④ 프로젝트 문서: 마일스톤 목록, 프로젝트 팀 배정, 요구사항 문서, 요구사항 추적 매트릭스, 자원 요구사항, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 고려한다.

⑤ 기업 환경 요인: 시장 상황, 시장에서 확보할 수 있는 제품/서비스/결과, 공급자(과거 성과 및 평판 포함), 제품/서비스/결과 또는 특정 산업의 전형적인 조항 및 조건, 근로/공급자와 관련한 현지의 규제 요구사항, 조달 관련 법률 자문, 계약 관리 시스템, 과걱 경험에 근거하여 선정된 적격한 공급자들로 구성된 다중 공급자 시스템, 재무 회계 및 계약 지불 시스템 등을 참조 한다.

⑥ 조직 프로세스 자산: 예전에 승인된 공급자 목록, 공식 조달 정책/절차/지침, 계약 유형 등을 활용한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 조달/구매, 계약 유형 및 계약 문서, 규제 및 주제 관련 사안 등에 관한 전문 지식/경험 보유자들의 도움을 받는다.

② 데이터 수집: 시장 조사 등을 활용한다.

③ 데이터 분석: 제작 구매 분석 등을 활용한다.

④ 공급자 선정 분석: 공급자 선정 방법을 결정하기 위하여 다양한 프로젝트 요구를 분석하고 우선순위를 고려한다.

⑤ 회의: 잠재적 공급자들과의 회의를 통해 추가 정보를 수집한다.

(4) 산출물

① 조달 관리 계획: 조달 관리 접근법, 핵심 일정, 가정 및 제약, 납품 방법, 자격을 갖춘 공급자 목록 등을 포함한다.

② 조달 전략: 납품 방법, 계약 지급 유형, 조달 단계 등을 포함한다.

③ 입찰 문서: RFI, RFQ, RFP 등의 문서를 활용한다.

④ 조달 작업 기술서(SOW): 조달 계약에 포함되어야 할 프로젝트 범위를 정의한다.

⑤ 공급자 선정 기준: 공급자들이 제안서를 작성하고 제출된 제안서를 평가하는 데 필요한 정보를 담고 있다.

⑥ 제작 구매 결정: 자체 제작할지 외부에서 구입할지와 관련한 최종 결정을 담고 있다.

⑦ 독립적 원가 추정치: 외부 전문가에 의뢰하여 자체적으로 산정한 적정 가격이다.

⑧ 변경 요청: 조달 결정은 프로젝트 관리 계획 등의 내용에 대한 변경 요청을 필요하게 만들 수 있다.

⑨ 프로젝트 문서 갱신: 교훈점 기록부, 마일스톤 목록, 요구사항 문서, 요구사항 추적 매트릭스, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 갱신해야 할 수 있다.

⑩ 조직 프로세스 자산 갱신: 사전 승인된 공급자 목록 등을 갱신해야 할 수 있다.

2. 조달 수행(12.2)

(1) 개요

① 목적: 판매자들로부터 응답(제안서 또는 견적서)를 받고 평가하여 공급자를 선정하고 공식적으로 계약서를 작성한다.

② 편익: 자격을 갖춘 판매자를 선정하고 법적 강제력을 갖춘 합의를 한다. 판매자들의 일차 응답을 평가하여 소수의 판매자들을 선정한 다음 상세한 이차 응답을 평가하여 최종 판매자를 선정하는 경우도 있다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 범위 관리 계획, 요구사항 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획, 조달 관리 계획, 형상 관리 계획, 원가 기준선 등을 고려한다.

② 프로젝트 문서: 교훈점 기록부, 프로젝트 일정, 요구사항 문서, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 참조한다.

③ 조달 문서: 입찰 문서, 작업 기술서, 독립적 원가 추정치, 공급자 선정 기준 등을 참조한다.

④ 공급자 제안서: 공급자가 제출한 다양한 형태의 제안서를 검토한다.

⑤ 기업 환경 요인: (조달 및 현지 공급자 포함 규정과 관련한) 법규, 외부 경제 환경, 시장 상황, 공급자의 과거 실적과 관련한 정보, 기존의 협약, 계약 관리 시스템 등을 참조한다.

⑥ 조직 프로세스 자산: 이전에 승인 받은 공급자 목록, 업체 선정에 영향을 주는 조직 정책, 조직의 양식 및 지침(협약 등), 대금 청구 및 지불과 관련한 재무 정책/절차 등을 활용한다.

(3) 도구 및 기법

① 광고: 신문 및 간행물 등에 광고를 게재한다.

② 데이터 분석: 제안서 평가 기법을 활용한다.

③ 입찰자 회의: 잠재적 공급자들과 만나 제안서 작성 및 계약 행정 등에 대해 설명한다.

④ 전문가 판단: 제안서 평가 및 업체 선정 과정에서 전문가의 통찰력과 경험을 활용한다.

⑤ 협상: 선정된 판매자와 계약을 체결하기에 앞서 조건을 조율하고 이견을 해결한다.

(4) 산출물

① 선정된 판매자: 제안서 또는 견적서를 평가하여 최종 선정한 판매자이다.

② 협약: 선정 조건에 가장 부합하는 판매자 또는 판매자들과 공식적인 계약 또는 협약 문서를 작성한다.

③ 변경 요청: 공급자 선정 및 계약 체결 결과를 반영하는 변경을 요청하는 것이 필요할 수 있다.

④ 문서프로젝트 관리 계획 갱신: 요구사항 관리 계획, 품질 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획, 조달 관리 계획, 범위 기준선, 일정 기준선, 원가 기준선 등을 변경해야 할 수 있다.

⑤ 프로젝트 문서 갱신: 교훈점 기록부, 요구사항 문서, 요구사항 추적 매트릭스, 자원 달력, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 갱신해야 할 수 있다.

⑥ 조직 프로세스 자산 갱신: 예전에 승인된 공급자 목록, 공급자들과의 관련 경험 정보 등을 갱신해야 할 수 있다.

3. 조달 통제(12.3)

(1) 개요

① 목적: 조달 관계를 관리하고 계약 성과를 감시하고 필요할 경우 변경 또는 수정을 실행하고 계약을 종결한다.

② 편익: 구매자와 공급자 쌍방이 법적 의무를 이행하는지 확인한다. 납품 받은 제품이나 서비스를 검수하고 모든 클레임을 해결하면 합의한 대가를 지불할 수 있다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 요구사항 관리 계획, 위험 관리 계획, 조달 관리 계획, 변경 관리 계획, 일정 기준선 등을 고려한다.

② 프로젝트 문서: 가정 일지, 교훈점 기록부, 마일스톤 목록, 품질 보고서, 요구사항 문서, 요구사항 추적 매트릭스, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 참조한다.

③ 협약: 선정 조건에 가장 부합하는 판매자 또는 판매자들과 합의한 사항을 참조한다.

④ 조달 문서: 작업 기술서(SOW), 결제 정보, 하청업자 작업 성과 정보, 계획, 도면 및 기타 공문 등을 참조한다.

⑤ 승인된 변경 요청: 승인된 변경 요청은 계약 조항 및 조건(SOW, 가격 결정, 제품/서비스/결과의 설명 등)의 변경을 수반할 수 있다.

⑥ 작업 성과 데이터: 공급자의 성과 데이터(착수된 활동, 진행 중인 활동, 완료된 활동, 관련 비용)를 참조한다.

⑦ 기업 환경 요인: 계약 변경 통제 시스템, 시장 상황, 재무 관리 시스템, 조직의 구매 관련 윤리 규정 등을 참조한다.

⑧ 조직 프로세스 자산: 조달 정책 등을 활용한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 관련 기능 분야(재무, 공학, 설계, 개발, 공급자 사슬 관리 등), 법규 및 준법 요구사항, 클레임 관리 등에 관한 전문 지식/경험 보유자들의 도움을 받는다.

② 클레임 관리: 계약서에 규정된 절차나 대안적 분쟁 해결(ADR) 절차 또는 소송을 통해 클레임을 해결한다.

③ 데이터 분석: 성과 검토, 획득 가치 분석(EVA), 추세 분석 등을 활용한다.

④ 검사: 하청업자가 수행한 작업 결과를 체계적으로 검토한다.

⑤ 감사: 조달 절차를 체계적으로 검토한다.

⑥ 결제 시스템: 작업이 만족스럽게 완료되었음을 증명 받은 후에 공급자에게 지불해야 할 금액을 지급하는 과정에서 활용한다.

(4) 산출물

① 종료된 조달: 공급자에게 조달 계약이 종료되었다고 공식적으로 통지한다.

② 작업 성과 정보: 공급자의 성과를 검토하고 기준과 비교하여 차이의 원인과 대책을 분석한다.

③ 조달 문서 갱신: 계약서(관련 일정 및 승인된 변경 요청을 반영) 등을 변경할 수 있다.

④ 변경 요청: 중요한 변경에 앞서 변경 요청을 제출하고 승인을 받아야 할 수 있다.

⑤ 프로젝트 관리 계획 갱신: 위험 관리 계획, 조달 관리 계획, 일정 기준선, 원가기준선 등을 변경할 수 있다.

⑥ 프로젝트 문서 갱신: 교훈점 기록부, 자원 요구사항, 요구사항 추적 매트릭스, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 변경할 수 있다.

⑦ 조직 프로세스 자산 갱신: 결제 일정 및 요청, 판매자 성과 평가 문서, 사전에 자격을 갖춘 판매자 목록, 교훈점 리파지토리, 조달 파일 등을 변경할 수 있다.