12장 프로젝트 조달 관리 개요 (1/2)

1. 프로젝트 조달 관리

(1) 의의

① 프로젝트 조달(Project Procurement): 프로젝트 외부 원천으로부터 필요한 인적 및 물적 자원을 구입, 임대, 획득하는 행위나 과정을 가리킨다.

② 자원 조달은 기본적으로 내부 조달부터 고려해야 하지만 일정, 원가, 품질, 위험 등의 관점에서 볼 때 성과가 더 좋을 경우 외부 조달을 고려하게 된다.

③ 자원을 외부에서 조달하는 방법은 크게 구입과 임대가 있다.

구입

• 대상물의 소유권까지 보유하므로 자원을 안정적으로 활용할 수 있다.

• 초기에 지출하는 비용이 크고 유지 관리 및 사용 후 처분의 책임이 생긴다.

• 장기 조달의 방안으로 적합하지만 중복, 낭비 및 비효율이 발생할 수 있다.

• 프로젝트를 마친 후 외부에 판매하거나 조직 내에서 또는 다른 프로젝트에서 활용할 수 있는지도 종합적으로 고려하여 결정해야 한다.

임대

• 대상물의 소유권은 없지만 일정 기간 사용권이나 라이선스를 가진다.

• 유지 관리 및 사용 후 처분의 책임이 없으므로 자원 관리가 용이하다.

• 초기 지출 또는 총 소유 비용(TCO)이 적어서 단기 방안으로 적합하다.

• 계약서 상에는 명시되어 있지 않지만 사후에 추가로 발생하는 이른 바 숨어 있는 비용(hidden cost)이 발생할 수 있다.

④ 구입 또는 임대 결정은 관련 원가(relevant cost)들을 철저히 고려한 다음 내려야 한다.

예) 프로젝트를 위해 건설 장비가 필요하다. 이 장비는 이번 프로젝트에서만 사용될 것이다. 이 장비를 구입할 경우 구입 가격은 1억 4천만 원이며, 매달 유지 비용으로 200만원이 지출된다. 이 장비를 임대할 경우 임대료와 기타 부대 비용을 포함하여 매달 총 3,000만 원이 지출된다. 다음의 경우에 구입과 임대 중 어느 쪽이 더 유리한가?

(1) 장비를 3개월만 사용하면 될 경우 

•구입 시 비용 = 1억 4천만 원 + 3×200만원 = 1억 4,600만원

•임대 시 비용 = 3×3,000만원 = 9,000만원

∴ 임대가 더 유리하다.

(2) 장비를 3개월 사용한 후 다른 회사에 7,000만 원에 판매할 수 있는 경우

•구입 시 비용 = 1억 4천만 원 + 3×200만원 – 7,000만원 = 7,600만원

•임대 시 비용 = 3×3,000만원 = 9,000만원

∴ 구입이 더 유리하다.

(2) 프로세스 구성

① 프로젝트 조달 관리의 목적: 프로젝트 범위와 목적을 효과적으로 달성하는 데 필요한 자원을 시기적절하고 더욱 저렴하면서 안전하게 확보하는 것이다.

② PMBOK 가이드는 프로젝트 조달 관리 프로세스를 다음과 같이 제시한다.

 

③ 조달 관리 계획(12.1): 조달의 범위, 조달의 타당성, 적절한 계약의 형태, 잠재적 공급자 목록 작성 등을 수행하고 조달 관리 계획을 작성한다.

④ 조달 수행(12.2): 조달 절차를 수행하여 잠재적 공급자들의 공급 조건을 비교 평가한 다음 최적의 공급자를 결정하고 합의 사항을 공식적으로 문서화한다.

⑤ 조달 통제(12.3): 공급자와의 관계를 관리하고 계약 이행 상황을 감시하며 필요한 계약상의 변경을 관리하고 납품 받은 제품 또는 자원을 검수하고 불만 사항을 해결하고 대가를 지불하며 조달을 공식적으로 종료한다.

2. 관련 개념

(1) 일반적인 조달 절차

① 일반적으로 조달 절차는 다음과 같이 진행된다.

② RFI(Request For Information): 구매자가 공급자(들)에게 조달 대상 제품 및 서비스과 관련한 정보를 요청하는 문서이다.

③ RFI를 받은 공급자(들)가 필요한 정보를 제공하면 구매자는 이를 참고하여 청약 요청서(RFP, RFQ, RFB)와 공급자 선정 기준을 작성한 후 공급자에게 전달한다.

④ 이와 더불어 입찰자 설명회 또는 제안 설명회를 개최하여 답변서 작성을 도와 준다.

※ 모든 정보는 동일한 내용을 동일한 시기에 동일한 방법으로 공정하게 전달해야 한다.

⑤ 조달 대상 및 업계 관행에 따라 다음과 같은 청약 요청서 중 하나를 사용할 수 있다.

RFP(Request For Proposal)

• 제안 요청서라고 하며 RFT(Request For Tender)라고도 부른다.

• 고객이 제시한 요구사항을 만족시킬 방안을 요청하는 문서이다.

• 제품/서비스의 가격보다는 성능 및 정성적 특성이 더 중요하다.

RFQ(Request For Quotation)

• 견적 요청서라고 하며 RFQ(Request For Quote)라고도 부른다.

• 제품/서비스의 성능 및 정성적 특성은 물론 가격도 중요하다.

• 대금 결제 조건, 제품 품질, 계약 기간 등을 요청하기도 한다.

RFB(Request For Bid)

• 입찰 요청서라고 하며 IFB(Invitation For Bid)라고도 부른다.

• 제품이나 서비스가 상당히 표준화되어 있는 경우에 주로 사용한다.

• 공급할 제품/서비스와 수량을 명시하면서 전체 가격만 요청한다.

※ IFN(Invitation For Negotiation), 입찰 공고(tender notice) 등을 사용하기도 한다.

⑥ 구매자는 잠재적 공급자들이 제출한 청약(답변)을 평가하여 소수의 적격한 판매자들을 선정하고 그들과 협상한 다음 최종 공급자(들)와 협약(또는 계약)을 체결한다.

⑦ 공급자가 납품을 하면 검수를 하고 인수 조건에 맞으면 대가 지급 후 계약을 종료한다.

(2) 조달 관리 접근법

① 조달을 관리하는 방법은 크게 집권적인 방식과 분권적인 방식으로 나눌 수 있다.

본사 집권적인 조달 관리

• 본사에서 모든 프로젝트의 조달을 통합하여 주문하고 관리한다.

• 장점) 조달 관리가 표준화되며 전문적이고 일관성 있게 진행된다.

• 단점) 프로젝트의 고유한 특성을 반영하는 업무 지원이 부족하다.

프로젝트별 분권적인 조달 관리

• 각 프로젝트 팀에서 필요한 조달을 개별적으로 주문하고 관리한다.

• 장점) 프로젝트 요구사항을 더 잘 충족하며 업무 지원도 원활하다.

• 단점) 조달 관리의 일관성, 전문성, 효율성이 떨어질 수 있다.

② 조달은 계약을 전제로 이루어지는데, 계약은 판매자와 구매자 사이의 권리와 의무 관계를 구두로 또는 문서로 규정한 합의사항을 가리킨다.

③ 구두(Oral) 계약도 효력이 있지만 책임추적성(accountability)을 확립하기 위해서는 공식적인 문서(formal document) 형태로 계약을 체결하는 것이 바람직하다.

(3) 법적 강제력이 있는 계약의 성립 요건

① 영미법에서는 강제력 있는 계약이 성립하려면 다음과 같은 요건이 성립해야 한다.

청약(Offer)

• 계약 당사자 중 일방이 거래 또는 계약의 의사를 밝히는 행위이다.

• RFP나 RFQ의 전달은 청약이 아니라 청약의 유인 또는 요청이다.

• 제안서(Proposal)나 견적서(quotation) 제출이 청약에 해당한다.

약인(Consideration)

• 거래 당사자들이 얻게 되는 무언가 가치 있는 것을 가리킨다.

• 영미법에서는 약인 없는 계약은 법적 강제력을 보호 받지 못한다.

• 국내법에서는 청약과 승낙만으로도 계약이 성립될 수 있다.

승낙(Acceptance)

• 청약 내용을 무조건적이고 절대적으로 동의해야 계약이 성립된다.

• 청약의 내용을 변경하여 승낙하는 것은 새로운 청약에 해당한다.

• 강압 없이 공정한 조건에서 승낙이 이루어져야 법적 효력이 있다.

② 이 밖에도 거래 당사자들이 법적으로 행위 능력이 있어야 하고 거래의 대상이나 대가가 합법적인 것이어야 한다.

(4) 가격 구조

① 조달 가격(price)은 기본적으로 원가(cost)와 이윤(profit)의 합으로 결정된다.

가격 = 원가 + 이윤

② 가격을 구성하는 원가와 이윤은 각각 사전적인 것과 사후적인 것이 있다.

③ 가격 결정 방법은 크게 두 가지가 있으며 사후 이윤을 계산하는 방법은 다음과 같다.

④ 사전 원가를 기준으로 지급 가격을 책정한 경우 실제 원가가 사전 원가와 다를 수 있기 때문에 실제 이윤과 목표 수수료도 반드시 같지는 않다.

⑤ 하지만 사후 원가 기준으로 지급 가격을 책정한 경우 ‘사후 이윤 = 실제 원가 + 목표 수수료 - 실제 원가’이므로 ‘사후 이윤 = 목표 수수료’이 된다.

(5) 인센티브(Incentive)

① 원가 절감을 유도하기 위하여 목표 원가와 실제 원가 사이의 차이에 대해 공급자에게 일정 금액을 인센티브로 지급하는 조항을 포함할 수 있다. 

② 일반적인 인센티브 공식은 다음과 같다.

원가 절감분 = 목표 원가 - 실제 원가

인센티브(공급자 지분) = 원가 절감액 × 공급자 지분율

= (목표 원가 - 실제 원가) × 공급자 지분율

③ 공급자 지분율은 구매자 지분율과 상대적 개념으로서 두 비율의 합은 1이다.

1 = 구매자 지분율 + 공급자 지분율

원가 절감분 = 구매자 지분 + 공급자 지분

④ 인센티브 계산 공식의 구조상 ‘목표 원가 ＜ 실제 원가’이면 원가 절감분은 원가 초과분이 되고 인센티브는 음(-)의 값이 되어 인센티브가 아니라 패널티로 작용한다.

⑤ 예를 들면 다음과 같다.

(경우 1) 목표 원가 = 5000만 원, 실제 원가 = 3000만 원, 공급자 지분율 = 40%

(경우 2) 목표 원가 = 3000만 원, 실제 원가 = 5000만 원, 공급자 지분율 = 40%

⑥ 인센티브를 지급하는 근거는 원가 절감 이외에도 납기 단축, 탁월한 품질, 훌륭한 문제 해결, 무사고 등 다양할 수 있다.