12 프로젝트 조달 관리 - 투입물

1. 프로젝트 헌장(Project Charter)

① 프로젝트 및 프로젝트와 관련한 전반적인 정보를 포함한다.

② 조달 관리 계획(12.1)에서 프로젝트 목적과 개요, 주요 마일스톤, 사전 승인 받은 재무 자원 등을 참조한다.

2. 비즈니스 문서(Business Documents)

① 조달 관리 계획(12.1)에서 비즈니스 케이스와 편익 관리 계획을 참조한다.

② 조달 전략은 케이스와 연계되어야 하며 조달 시기와 내용은 기대 편익을 반영해야 한다.

3. 프로젝트 관리 계획(Project Management Plan)

① 프로젝트 관리 활동을 체계적이고 조화롭게 수행하기 위해 종합한 마스터 플랜으로서 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 프로세스의 산출물이다.

② 조달 관리 활동 전반에서 활용되며 다음과 같은 내용들을 참조한다.

기준선

• 참조 내용: 범위 기준선, 원가 기준선, 일정 기준선 등

• 범위 기준선은 조달 관리 계획(12.1), 원가 기준선은 조달 수행(12.2), 일정 기준선은 조달 통제(12.3)에서 참조한다.

다른 분야의 관리 계획

• 참조 내용: 범위 관리 계획, 요구사항 관리 계획, 품질 관리 계획, 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획, 변경 관리 계획, 형상 관리 계획 등

• 조달 관리 전체 과정(12.1, 12.2, 12.3)에서 필요한 내용을 참조한다.

조달 관리 계획

• 참조 내용: 조달 관리 전략 및 방법론, 역할과 책임, 예산 및 수행 시기, 위험 분류 체계, 이해관계자의 위험 성향, 위험 확률 및 영향 정의, 확률 및 영향 매트릭스, 보고 서식, 추적 등 

• 조달 수행(12.2) 및 조달 통제(12.3)에서 필요한 내용을 참조한다.

4. 프로젝트 문서(Project Documents)

① 핵심적인 고려 사항들을 확인하기 위해 다음 문서들을 참조한다.

마일스톤 목록

• 조달 관리 계획(12.1) 및 조달 통제(12.3)에서 중요 마일스톤을 고려하여 조달 및 납품 일정을 결정한다.

프로젝트 일정

• 조달 수행(12.2)에서 구체적 조달 일정을 결정할 때 참조한다.

요구사항 문서

• 조달 관리 전체 과정(12.1, 12.2, 12.3)에서 공급자가 만족해야 하는 기술 및 법규와 관련한 다앙한 요구사항을 참조한다.

요구사항 추적 매트릭스

• 조달 관리 계획(12.1) 및 조달 통제(12.3)에서 만족해야 할 요구사항이 어떤 인도물과 연결되는지를 결정하기 위해 참조한다.

자원 요구사항

• 조달 관리 계획(12.1)에서 인적 및 물적 자원 관련 요구사항을 파악하기 위해 참조한다.

프로젝트 팀 배정

• 조달 관리 계획(12.1)에서 조달 활동 수행을 수행하는 데 필요한 스킬을 갖춘 팀원을 결정하기 위해 참조한다.

② 부수적인 고려 사항들을 확인하기 위해 다음 문서들을 참조한다.

가정 일지

• 조달 통제(12.3)에서 조달 관련 가정을 참조한다.

위험 기록부

• 조달 관리 전체 과정(12.1, 12.2, 12.3)에서 조달을 통해 전가할 수 있는 위험과 함께 조달 과정에서 수반하는 위험을 참조한다.

이해관계자 기록부

• 조달 관리 전체 과정(12.1, 12.2, 12.3)에서 고려해야 할 이해관계자들 및 그들에 관한 정보를 참조한다.

③ 조달 업무의 성과 향상을 위해 다음 문서들을 참조한다.

품질 보고서

• 조달 통제(12.3)에서 공급자가 준수하지 못한 절차 및 만족하지 못한 품질 요구사항 등을 파악하기 위해 참조한다.

교훈점 기록부

• 프로젝트 수행 과정에서 얻은 교훈점을 참조할 기회를 찾기 위해 조달 수행(12.2) 및 조달 통제(12.3)에서 참조한다.

5. 조달 문서(Procurement Documentation)

① 조달 수행(12.2)에서 입찰 문서(RFI, RFP, RFQ 등), 조달 SOW(작업 기술서), 독립적 원가 추정치, 공급자 선정 기준, 대금 결제 정보, 관련 도면 및 공문 등을 포함한다.

② 공급자가 제출한 답변(제안서, 견적서 등)을 평가하고 공급자를 선정하여 최종 협약(합의서, 계약서 등)을 체결하고 전달하는 데 사용된다.

③ 특히, 공급자 선정 기준과 독립적 원가 추정치(independent cost estimate)는 공급자의 적합성을 평가하고 공급자가 제안한 가격의 타당성을 벤치마킹할 때 사용한다.

6. 판매자 제안서(Seller Proposals)

① 조달 수행(12.2)에서 입찰자 또는 판매자가 RFP(또는 RFQ)에 대한 답변으로 제출하는 문서로서 공급 조건(가격, 기능, 품질, 각종 지원 등)을 담고 있다.

② 구매자는 공급자 선정 기준 및 독립적 원가 추정치 등을 토대로 판매자 제안서(proposal)나 견적서(quote 또는 quotation) 또는 입찰 신청서(bid)를 평가한다.

③ 전술한 바와 같이, 계약 성립 요건의 관점에서 보면 조달 문서 중 RFP와 RFQ는 청약의 유인(invitation) 똔는 요청이며 판매자 제안서가 청약(offer)이다.

7. 협약(Agreements)

① 조달 수행(12.2)의 산출물로서 의향서(LOI), 양해각서(MOU), 합의서(LOA) 또는 계약서 등을 통칭하는 문서로서 구매자와 공급자의 권리와 의무 및 합의 사항을 포함한다.

② 협약은 공급자와 구매자 간의 책임추적성을 확립하는 중요한 기준으로서 조달 통제(12.3)에서 합의 사항 및 요구 조건들이 적절히 만족되는지 검토하기 위해 참조한다.

③ 협약은 흔히 상세한 공식 문서로 작성하지만, 공급자와 구입자 사이에 공고한 거래 관계가 형성되어 있는 경우에는 단지 주문서만으로도 협약이 성립될 수도 있다.

8. 승인 받은 변경 요청(Approved Change Request)

① 조달 통제(12.3)에서 조달 작업 기술서(SOW), 가격, 납품 일정 등을 포함하여 다양한 합의 사항에 대한 승인 받은 변경 요청을 참조한다.

② 조달과 관련한 변경 사항은 철저한 영향 및 타당성 분석을 수행해야 하고 합의 또는 승인 받은 사항은 공식적 문서화를 받은 후에 실행해야 한다.

9. 작업 성과 데이터(WPD: Work Performance Data)

① 작업 담당자 및 작업 수행자들이 할당된 프로젝트 작업을 수행하면서 측정하고 수집한 원시 데이터(raw data)로서 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물이다.

② 조달 통제(12.3)에서 조달 성과를 평가하고 지속적으로 최적화하는 데 도움이 되는 정보를 참조한다.

③ 예) 공급자가 제출한 청구서 정보와 실제로 이루어진 대금 지급 현황 등

10. 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors)

① 다음과 같은 환경 요인들을 고려하면 조달 관리 활동이 더욱 현실적이 된다. 

법규/윤리 및 시장 상황

• 일반적 계약 조건, 업계 고유의 계약 관행, 법규(보건, 근로, 환경 등), 법률 자문 내용, 조달 관련 윤리 규정 등

• 공급자 구성 및 평판, 제품 및 서비스 구성, 경제 및 시장 상황 등

조달 관련 시스템 및 거래 성과

• 계약 관리 시스템, 계약 변경 통제 시스템, 대금 결제 시스템, 재무 회계 및 재무 관리 시스템 등

• 공급자들의 평판 및 과거의 성과, 기존에 존재하는 협약 등

② 조달 관리 전체 과정(12.1, 12.2, 12.3)에서 필요한 요소를 참조한다.

11. 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets)

① 조달 관리 전체 과정(12.1, 12.2, 12.3)에서 필요한 요소를 참조한다.

조직의 정책 및 표준

• 본사 및 조달 담당 부서의 조달 관련 공식적 정책/절차/지침 

• 공급자 선정, 대금 지급, 회계 처리 등에 관한 조직 정책/절차/지침

기존 자료 및 템플릿

• 기존에 자격 검증과 승인을 받은 공급자들의 목록 

• 계약 유형(FP, CR, T&M 등), 표준 계약서, 계약 조건 등 

② 본사의 조달 담당 부서의 지원을 최대한 받아야 하지만, 그럴 수 없다면 프로젝트 팀의 조달 업무 수행자들이 충분한 훈련 및 전문가들의 지원과 자문을 받아야 한다.