[PMP 이론 정리 - 7장] 01 프로젝트 원가 관리 개요

1. 프로젝트 원가 관리

(1) 의의

① 프로젝트 원가(Project Cost): 특정 프로젝트의 범위를 완수하기 위해 지출한 다양한 유형의 직접비와 간접비를 포함한다.

② 일반적인 회계 원칙에 따르면 희생한 자원의 경제적 가치가 미래에 편익을 가져다 주면 원가(cost)로, 그렇지 않으면 비용(expense)으로 처리하도록 되어 있다.

③ 따라서 회계학적으로 원가와 비용은 구분하는 것이 맞지만, 일상적인 프로젝트 환경에서는 두 용어를 혼용하는 경우가 많다.

④ 한편, 특정 자금 지출을 프로젝트 원가에 포함할 것인지를 결정하는 가장 중요한 기준은 해당 지출이 프로젝트 목적과의 관련성이다.

⑤ 예를 들어, 은행으로부터 10억 원의 대출을 받아 4억 원은 프로젝트 목적으로 사용하였고 나머지 6억 원은 운영 자금으로 사용했는데 대출 이자가 100만 원이 발생했다면 4억 원에 대한 40만 원만 프로젝트 원가로 처리해야 한다.

⑥ 제품 수명 주기 원가(LCC: Life Cycle Cost): 프로젝트 원가와 더불어 완성된 프로젝트 인도물을 사용, 운영, 유지보수, 폐기하는 데 소용되는 모든 비용을 포함하는 원가로서 총 소유 원가(TCO: Total Cost of Ownership)라고도 한다.

⑦ 프로젝트 비용 지출과 예산의 적정성을 평가할 때는 프로젝트 원가와 제품 수명 주기 원가 간의 상충 관계(trade-off)를 고려해야 한다.

⑧ 예를 들어, 제품 설계 과정에서 테스트를 많이 하면 프로젝트 원가는 증가하지만, 프로젝트 이후에 발생하는 제품 운영 및 유지 보수 비용이 절약되기 때문에 프로젝트 수명 주기 원가는 감소한다.

⑨ 프로젝트 자금은 낭비되거나 프로젝트 목적과 무관하게 지출되지 않도록 지출을 철저히 감시해야 한다.

⑩ 하지만 비용 지출의 필요성 및 낭비 여부에 대한 판단은 상당 부분 조직 문화와 이해관계자들의 가치관과도 관련되어 있기 때문에 상당 부분 주관성이 있다.

⑪ 예를 들어, 건물 건축 프로젝트에서 어떤 발주자는 장애인 편의 시설이나 조경을 위한 지출을 당연한 비용으로 여기고 충분히 예산을 배정해 주는 데 비해 다른 발주자는 이를 아깝게 여기고 최대한 절감하려고 할 수 있다.

(2) 프로세스 구성

① 프로젝트 원가 관리: 프로젝트 수행에 필요한 자금을 추산하고 시기 적절하게 조달하며 프로젝트가 승인 받은 예산 내에서 완수되게 하는 것이다.

② 프로젝트가 원활하게 진행되려면 프로젝트 자금을 충분히 확보해야 하는데 이를 위해서는 프로젝트 원가와 예산을 최대한 정확하게 추정해야 한다.

③ 한편, 프로젝트를 수행하는 데 투입되는 전체 자금도 중요하지만, 그 자금이 필요한 시기에 시기적절하게 투입되게 하는 것도 중요하다.

④ 왜냐 하면, 프로젝트 자금은 프로젝트 초반에 한꺼번에 입금되는 것이 아니라 프로젝트가 진행되면서 자원 지출 일정에 따라 몇 차례에 걸쳐 분할 투입되기 때문이다.

⑤ 따라서 프로젝트 원가 관리는 프로젝트 범위를 완수하는 데 필요한 자금의 총액과 함께 개별 활동이 수행 일정에 따른 지출 일정도 함께 고려하여 수행해야 한다.

⑥ PMBOK 가이드는 프로젝트 원가 관리 프로세스를 다음과 같이 제시한다.

⑦ 원가 관리 계획(7.1): 예산 수립, 요소 원가 추정, 원가 감시 및 통제 방법론을 수립하되 프로젝트의 규모/복잡성 등을 고려하여 상세화 정도를 결정한다.

⑧ 원가 추정(7.2): 활동 및 자원, 작업 패키지 및 인도물의 원가를 추정하고 활용 가능한 정보가 증가하면 이에 따라 정확성과 정밀성을 높여 나간다.

⑨ 예산 결정(7.3): 요소 원가를 합산하고 조정하여 전체 프로젝트 예산을 수립하고 불확실성을 대비한 예비분(reserve)을 적절히 포함한다.

⑩ 원가 통제(7.4): 비용 지출 현황을 지속적으로 감시하고 원가 기준선과 비교하고 중요한 원가 차이에 대처하고 원가 기준선 변경을 통제한다.

2. 관련 개념

(1) 직접비와 간접비

① 직접비(Direct Cost): 특정 활동이나 인도물을 위해 지출되었음을 명확하게 추적(tracing)할 수 있는 비용 지출이다. 예) 2채의 건물을 건설하면서 투입된 시멘트 원가

② 간접비(Indirect Cost 또는 Overhead Cost): 여러 활동이나 인도물을 위해 범용적으로 지출된 금액으로서 합리적인 기준에 따라 배분(allocation)한다. 예) 2채의 건물이 공유하는 대지에 대한 조경 비용(각 건물의 연면적으로 배분)

(2) 변동 원가와 고정 원가

① 원가는 작업 공수에 따른 원가의 발생 행태에 따라 다음과 같이 구분한다.

변동 원가(Variable Cost)

• 작업을 착수할 때는 원가가 발생하지 않는다.

• 수행된 작업 공수가 증가할 수록 비용이 비례적으로 증가한다.

• 예) 통신 케이블 원가, 도로 포장용 아스팔트 원가

고정 원가(Fixed Cost)

• 작업을 착수하면 무조건 일정 규모의 원가가 발생한다.

• 수행된 작업 공수가 증가하더라도 비용이 고정적이다.

• 예) 프로젝트 사무실 임대료, 보험료

준변동 원가(Semi-variable Cost)

• 고정비와 변동비 성격을 모두 가지는 원가이다.

• 준고정(Semi-fixed) 또는 혼합(mixed) 원가라고도 한다.

• 준변동 원가 중 일례로는 계단 원가(step cost)가 있다.

• 예) 기본 임대료가 있고 사용 기간에 따라 증가하는 임대료

② 공수와 원가 사이의 관계를 그래프로 표현하면 다음과 같다.

(3) 투자 결정 분석과 관련한 원가 개념

관련 원가(Relevant Cost)

① 관련 원가: 특정 대안을 선택하면 차이가 발생하는 원가 항목들을 통칭한다. 예) 기회 비용, 회피 가능 원가, 증분 원가 등

② 기회 비용(Opportunity Cost): 여러 대안 중에서 하나의 대안을 선택할 때 포기해야 하는 대안들의 가치 중에서 가장 큰 것을 가리킨다. 예) 계획된 프로젝트 A, B, C의 가치가 각각 100, 90, 80일 때 프로젝트 A를 선택한다면 기회 비용은 90이다.

③ 회피 가능 원가(Avoidable Cost): 특정 대안을 선택하면 발생하지 않는 원가이다.

④ 증분 원가(Incremental Cost): 특정 대안을 선택하면 추가로 발생하는 원가이다.

비관련 원가(Irrelevant Cost)

① 비관련 원가: 여러 대안 중 어떤 대안을 선택하든 차이가 발생하지 않는 원가 항목들을 통칭한다. 예) 매몰 원가, 필수 부대 원가 등

② 매몰 원가(Sunk Cost): 과거에 지출하였고 어떤 결정을 하든 향후에 회수할 수 없는 원가 항목이다. 예) 타당성 평가 비용은 프로젝트 수행 여부와 무관하게 회수할 수 없다.

③ 필수 부대 원가(Committed Cost): 유형 자산(건물, 기계, 시설, 장비 등)을 구매/임대하면서 법률/계약상 의무로 인해 향후 장기간 발생하는 필수적인 원가 항목이다. 예) 임대료, 감가상각비, 보험료, 재산세, 유지보수 비용 등

※ 임의 원가(Discretionary Cost): 지출 여부/일정/금액을 어느 정도 조정할 수 있다.

(4) 비용과 편익의 기간 대응

이연 비용(Deferred Expense)

① 이연 비용: 이미 현금 지출이 있었지만 미래 시점에 비용 처리하는 원가 항목이다.

② 예) 금년 9월 1일에 1년치 임대료 600만 원을 일시에 지급했을 경우 200만 원만(4개월분) 금년 임대료로 처리하고 나머지 400만 원은(8개월분) 내년으로 이연한다.

발생 비용(Accrued Expense)

① 발생 비용: 아직 현금 지출은 없었지만 앞당겨서 비용 처리하는 원가 항목이다.

② 예) 프로젝트 기간 중에 사용한 통신비와 전기료 100만 원은 향후에 반드시 지불해야 하는 채무에 해당하므로 프로젝트 원가에 포함한다.

※ 발생 비용은 ‘incurred cost’ 또는 ‘inccured expense’라고도 한다.

3. 원가 추정(Cost Estimation)

(1) 의의

① 원가 추정: 활동이나 투입 자원의 원가를 산정하는 과정으로서 궁극적인 목적은 프로젝트 범위를 완수하는 데 필요한 총 비용을 산정하는 것이다.

② 원가를 너무 낮게 추정하면 프로젝트 예산이 낮게 책정되어 프로젝트 진행이 어려워질 수 있으며 반대로 너무 높게 추정하면 예산 운영이 방만해질 수 있다.

③ 원가 추정에는 언제나 불확실성이 존재하기 때문에 반복적인 추정 과정을 통해 정밀성을 높여 나가고 적절한 여유 비용(reserve)을 책정하는 것이 필요할 수 있다.

④ 원가의 추정 방법은 활용 가능한 프로젝트 정보에 따라 하향식 추정, 모수적 추정, 상향식 추정으로 구분할 수 있으며 추정의 신뢰성 수준은 다음과 같다.

하향식 추정 ＜ 모수적 추정 ＜ 상향식 추정

(2) 추정치의 유형

① 활동의 수행 기간은 활용 가능한 정보의 양에 따라 정밀도 또는 오차의 범위가 달라진다.

② 추정 구간이 넓을 수록 정밀도가 떨어지고, 좁을 수록 정밀도가 높아진다.

③ 추정치의 유형은 추정의 정밀도에 따라 다음과 같이 구분한다.

ROM 추정치

• ROM(Rough Order of Magnitude)은 대략적 수치를 의미한다.

• 활용 가능한 프로젝트 정보가 많지 않은 최초 구상 단계에서 사용한다.

• 정밀도 및 오차의 범위: -25 ~ 75%

예산 추정치

• 프로젝트 초기 예산 기획용(budgetary)으로 산출한 수치이다.

• 프로젝트 계획 수립 단계에서 사용한다.

• 정밀도 및 오차의 범위: -10 ~ 25%

확정 추정치

• 가장 정밀도가 높은 확정적(definitive)인 추정치이다.

• 프로젝트 수행 중에 사용되며 정보가 축적되면 갱신한다.

• 정밀도 및 오차의 범위: -5 ~ 10%

④ 추정치를 이러한 유형으로 분류하는 방식은 활동의 진행 기간은 물론 소요 비용을 추정할 때에도 사용한다.

(3) 원가 추정 시의 고려사항

① 프로젝트 원가는 인건비와 원자재 구입 가격이 상당 부분을 차지하기 때문에 시장 상황, 조달 업무의 전문성, 구매 협상력 등에 영향을 받는다.

② 이 밖에도 다음과 같은 작업의 물리적/기술적 요인과 더불어 인적/환경적 요인들에 의해서도 영향을 받는다.

③ 물리적 및 기술적 요인: 작업의 난이도, 자원의 생산성, 자원의 가용 일정, 생산성 체감, 기술의 발전 등

④ 인적 및 환경적 요인: 직원들의 숙련성, 동기 부여, 팀 워크 및 성숙도, 경험 및 학습, 파킨슨의 법칙 등 

(4) 학습 곡선 효과 이론

① 학습 곡선 효과(Learning Curve Effect): 특정 작업을 반복하면서 단위 작업당 평균 기간과 비용이 일정하게 절감되는 현상을 가리킨다.

② 학습 곡선 효과 이론(Learning Curve Effect Theory): 누적 작업량이 2배로 증가할 때마다 단위당 평균 직접비가 일정한 비율로 감소한다는 이론이다.

③ 예를 들어, 풍력 발전기 2대를 조립하는 데 20시간이(평균 10시간) 걸렸고 추가로 6대를(누적 8대) 조립할 경우 학습 곡선 효과를 고려하지 않으면 60시간이 추가로 걸린다.

④ 하지만 학습 곡선 효과를 고려하면 누적 조립 대수가 2배로 증가할 때마다(2대 → 4대 → 8대) 평균 소요 시간이 일정하게 감소한다고 추정한다.

⑤ 만약 학습 곡선 효과로 인해 평균 조립 시간이 90%로 감소한다면 2대를 추가로 만드는 평균 시간은 9시간이고 추가로 4대를 만드는 평균 시간은 8.1시간이다.