[PMP 이론 정리 - 5장] 03 도구 및 기법 - 프로젝트 범위 관리 (3/3)

8. 대인 관계 및 팀 스킬(Interpersonal and Team Skills)

① 이른바 소프트 스킬(Soft skill)이라고도 불리는 대인 관계 및 팀 스킬은 다양한 이해관계자들과 협력하여 통합된 결과를 효과적으로 이끌어 내는 데 기여한다.

② 범위 관리의 경우 요구사항 수집(5.2)와 범위 정의(5.3) 과정에서 이해관계자들의 다양한 의견과 기대를 반영할 때 다음과 같은 기법들이 활용될 수 있다.

(1) 명목 그룹(Nominal Group)

① 참석자들은 각자의 아이디어를 차례로 자유롭게 발표하지만 서로 토론하지는 않는다.

② 브레인스토밍의 확장 기법으로서 우선순위를 부여하거나 최종안을 결정할 때 사용된다.

③ 발표 내용을 토대로 전체 아이디어 목록을 만들고 비밀 투표를 통해 채택안을 정한다.

④ 명목 그룹이라는 표현을 사용하는 이유는 참석자들이 명목상 하나의 집단 단위로 세션에 참여하지만 실질적인 상호 작용은 거의 하지는 않기 때문이다.

(2) 관찰과 대화(Observation & Conversation)

① 프로젝트 작업자가 사용자 또는 이해관계자들의 업무 환경을 방문하여 직무 및 프로세스의 수행 방법을 직접 관찰하고 실무자와 대화한다.

② 직무 체험(Job shadowing)이라고도 하는데 프로젝트 작업자는 직무 현장에 직접 참여하거나 수행하면서 표현되지 않은 요구사항을 찾아낸다.

③ 시간과 노력이 많이 소요되는 단점이 있지만 사용자들이 요구사항을 명확히 설명하는 것이 어렵거나 꺼릴 경우에 적용하면 유용하다.

④ 작업 참여자/관찰자가 대인 관계 스킬을 잘 갖추고 있어야 효과적으로 수행할 수 있다.

⑤ 요구사항 분석은 물론 직무 교육 또는 지식 전수에도 사용되는 기법이다.

(3) 촉진(Facilitation)

① 촉진 기법을 적절히 활용하면 세션 참가자들이 편견을 해소하고, 공감대를 형성하며, 갈등을 효과적으로 극복하고, 다양한 의견을 자유롭게 제시하는 데 도움을 준다.

② 촉진자(Facilitators)는 브레인스토밍, 갈등 해결, 문제 해결, 회의 관리 등의 기법을 종합적으로 활용하여 효과적인 결정이나 결론 또는 솔루션에 이르는 것을 촉진한다.

③ 프로젝트 헌장 개발(4.1), 프로젝트 관리 계획 개발(4.2), 프로젝트 지식 관리(4.4) 과정에서 다양한 이해관계자들과 그룹 세션을 진행할 때 촉진 기법이 널리 활용된다.

(4) 심층 워크숍(Facilitated Workshop)

① 여러 이질적 분야를 대표하는(Key cross-functional) 이해관계자들이 촉진자(facilitator)가 사회하는 능동적 토론 세션을 통해 요구사항을 정의하고 의견을 조율한다.

② 분야별로 세션을 따로 따로 진행하여 결론을 내릴 때보다 신속하게 복합적 쟁점들을 파악하고 복합적인 요구사항을 정의하며 서로 간의 이견을 조율할 수 있다.

③ 서로 대면하면서 대화식으로 세션을 진행하기 때문에 상호 간 신뢰 구축 및 활발한 토의와 합의에 유리하지만 의견 대립이나 갈등이 심할 경우 혼란이 발생할 수 있다.

④ 합동 애플리케이션 개발(JAD: Joint Application Development), 품질 기능 전개(QFD: Quality Function Deployment), 사용자 스토리(user story) 등이 대표적 활용 사례이다.

JAD

• IT 분야에서 애플리케이션을 개발할 때 사용된다.

• 사용자와 개발자가 함께 모여 요구사항을 분석한다.

QFD

• 상품/서비스의 품질을 체계적으로 개선하기 위한 기법이다.

• 고객의 필요(VOC: Voice Of Customer) 파악을 전제로 한다.

사용자 스토리

• 애자일 접근법에서 주로 사용한다.

• 활발한 의사소통을 통해 사용자 요구사항을 정의한다.

9. 프로토타이핑(Prototyping)

① 프로젝트 작업자들은 물론 사용자들조차 처음에는 자신의 필요와 기대가 무엇인지 분명하게 파악하지 못하는 경우가 많다.

② 따라서 가시적 결과물이 없는 상태에서 추상적인 논의를 계속하는 대신 프로토타입을 만들어 보여주고 의사소통을 하면 요구사항을 신속하고 명확하게 수집할 수 있다.

③ 다시 말해 작업자들은 사용자들이 제시한 초기 요구사항을 토대로 초기 프로토타입을 만들어 보여 주고 사용자들의 의견을 구한다.

④ 사용자들은 프로토타입을 검토한 다음 의견을 제시하고 작업자들은 이때 받은 피드백을 반영하여 프로토타입을 개선하여 다시 사용자들에게 보여 준다.

⑤ 이러한 일련의 점진적 정교화 과정을 거치면 사용자들과의 의사소통이 개선되고 요구사항을 보다 구체적이고 정확하게 수집할 수 있다.

⑥ 스토리보드(Storyboard): 영화나 광고의 장면 또는 웹 페이지의 흐름을 개략적으로 스케치한 것으로서 프로토타이핑 기법의 일종이다. 

10. 제품 분석(Product Analysis)

① 제품 분석: 프로젝트 요구사항을 만족하는 제품의 기능과 특성을 파악하여 범위를 정의하는 활동이다.

② 이미 시중에 요구사항을 어느 정도 만족하는 제품이 시장에 출시되어 있다면 이를 구입/보완할 수도 있으나 그렇지 않다면 완전히 새로운 제품을 개발해야 할 수도 있다.

② 이를 위해 요구사항을 어떻게 구체적인 제품으로 전환할 것인지를 검토하고 분석한다.

③ 인도물의 목표 성능과 기능은 물론 외관, 구조, 색상, 수량, 규격, 소재, 원가, 안전, 제조/확보 방법 등을 복합적으로 파악한다.

④ 산업 분야에 따라 다음과 같은 다양한 활동을 포함한다.

제품 분할(Product Breakdown)

• 제품의 구성을 완전한 계층적 구조로 분할하여 분석한다.

• 제품 분해 결과를 PBS(제품 분할 구조)로 묘사하기도 한다.

• PBS는 WBS와 유사하나 이보다 앞서 작성한다.

가치 공학(Value Engineering)

• 제품/서비스의 가치를 향상하는 체계적 방법을 통칭한다.

• 기본 전제로서 ‘가치 = 기능 / 원가’라고 정의한다.

• 기능을 향상하거나 원가를 절감하는 방법을 연구한다.

• 가치 분석, 가치 관리, 가치 방법론이라고도 불린다.

• 가치 공학에서 널리 사용하는 기법은 기능 분석이다.

기능 분석(Function Analysis)

• 제품이 제공해야 할 기능을 체계적으로 분석한다.

• 기능이 필요한 이유와 기능을 제공하는 방법을 파악한다.

• 각 기능의 개선 또는 제외를 통한 가치 개선을 고려한다.

시스템 공학(System Engineering)

• 모든 종류의 시스템의 기능, 안정성, 품질 향상을 도모한다.

• 시스템 수명 주기 전체에 걸친 관리를 지향한다.

시스템 분석(System Analysis)

• 시스템의 목적과 기능 및 수행 절차 등을 연구한다.

• 요구사항 분석 및 OR(Operations Research)과 관련 있다.

요구사항 분석(Requirement Analysis)

• 제품이나 서비스가 만족해야 할 필요와 조건을 결정한다.

• 시스템 공학 및 소프트웨어 공학 분야에서 사용한다.

⑤ 이미 사용 중인 제품을 변경/개선할 수도 있고 시장에 출시된 제품을 변경하여 납품하거나 완전히 새로운 제품을 개발하여 납품할 수도 있다.

11. 분할(Decomposition)

① 주요 프로젝트 인도물과 작업을 더 작은 단위로 분할하면 복잡성이 낮아지고 분석하고 관리하기가 더 쉬워진다.

② 또한, 프로젝트 전체 범위의 구조를 분석하는 과정에서 프로젝트 범위와 인도물을 명확하게 이해하게 된다.

③ 처음으로 수행하거나 규모/복잡성이 큰 프로젝트의 경우에는 WBS를 상세하게 작성해야 하지만 그렇지 않다면 개략적으로 작성해도 무방할 수 있다.

④ 외부 조달을 염두에 두고 있는 부분의 경우 수주업체에서 조달 범위에 대한 상세한 WBS를 작성할 수도 있다.

⑤ 분할의 깊이가 깊고 상세하면 자원 요구사항, 소요 일정 및 원가를 더 신뢰성 있게 산정할 수 있으며 작업 진행 현황을 감시하고 관리 현안들에 더 잘 대응할 수 있다.

⑥ 하지만 지나치게 상세하게 분할하면 작업 단위들의 규모가 너무 작아져서 작업자의 재량권이 제한되고 자원/시간의 비효율적인 사용 및 생산성 저하가 생겨날 수 있다.

⑦ 80시간 법칙: WBS의 최하위 계층을 구성하는 WP(Work Package, 작업 패키지)는 공수(level of effort)가 80 MH 이하로 작아질 정도로 세밀하게 분할하지 않는다.

⑧ 분할 기법은 프로젝트 범위 명세서를 토대로 WBS 생성할 때에 사용하며 WP를 제작하기 위해 수행해야 하는 일정 활동을 식별할 때에도 사용된다.

프로젝트 범위 명세서  ⇨ WP(작업 패키지) ⇨ 일정 활동

12. 검사(Inspection)

① 합의한 범위가 완수되고 요구사항이 만족되었는지 판단하기 위한 측정, 평가, 검토, 검증, 확인 활동을 통칭한다.

② 프로젝트에 따라 측정(measuring), 조사(examining), 시험(testing), 점검(review), 감사(audits), 워크스루(walk-through), 평가(evaluation) 등의 표현을 사용할 수도 있다.

③ 검사는 감시 및 통제 프로세스에서 사용되는 기법으로서 범위 확인(5.5), 품질 통제(8.3), 조달 통제(12.3)에서 인도물을 인수하거나 인계하기 전에 제품 검사에 활용된다.