[PMP 이론 정리 - 5장] 03 도구 및 기법 - 프로젝트 범위 관리 (1/3)

1. 전문가 판단(Expert Judgment)

① 과거에 수행된 유사한 프로젝트 및 요구사항, 프로젝트가 속한 산업/지식 분야/응용 분야, 비즈니스 분석, 요구사항 도출/분석/문서화, 다이어그래밍 기법, 촉진, 갈등 관리 등에 대한 지식과 전문성을 가진 사람의 도움을 받는다.

② 범위 관리 계획(5.1)에서 프로젝트가 속한 산업, 지식 분야, 적용 분야에 맞게 최적화된 범위 관리 계획을 수립하는 과정에서 활용한다.

③ 요구사항 수집(5.2)에서 요구사항 수집 대상 및 사용 기법들을 선정/배합하며 수집한 요구사항을 조정하고 우선순위를 결정하는 과정에서 활용한다.

④ 범위 정의(5.3)에서 일정/원가/품질/위험 간의 상호 관계를 고려하여 범위에 포함할 사항과 배제할 사항을 공식적으로 정의하는 과정에서 활용한다.

⑤ WBS 생성(5.4)에서 WBS의 상세화 수준과 포함 요소를 결정하는 과정에서 활용한다.

2. 회의(Meetings)

① PM, 프로젝트 후원자, 선별된 프로젝트 팀원들, 선별된 이해관계자들, 범위 관리 프로세스 수행 책임자, 및 기타 필요한 사람들이 참여한다.

② 범위 관리 계획(5.1)에서 효과적인 범위 관리 계획을 수립하는 데 활용된다.

3. 데이터 분석(Data Analysis)

① 범위 관리 계획(5.1)에서 대안 분석, 요구사항 수집(5.2)에서 마인드 매핑과 문서 분석, 범위 통제에서(5.6)에서 차이 분석과 추세 분석 등을 활용한다.

(1) 대안 분석(Alternative Analysis)

① 특정한 목적을 달성하는 여러 대안들의 경제적 및 비경제적 장단점과 보유 자원의 한계 등을 고려하여 최적의 대안을 선택하는 다양한 활동과 기법을 포함한다.

② 범위 관리 계획(5.1)에서 요구사항 수집, 프로젝트 및 제품 범위, 제품 제작, 범위 확인, 범위 통제하는 여러 방법들을 평가할 때 사용한다.

(2) 마인드 매핑(Mind Mapping)

① 수집한 아이디어를 중심 주제와 파생 주제 관계로 전개하여 표현하는 도식적 기법이다.

② 아이디어 간의 연관성과 차이점, 수직적 종속 관계를 직관적으로 이해할 수 있다.

(3) 문서 분석(Document Analysis)

① 전자적 또는 하드 카피 형태로 문서화된 다양한 책자와 자료를 분석하여 명시적 및 암묵적 요구사항을 식별한다.

② 협약, 비즈니스 계획, 비즈니스 프로세스 또는 인터페이스 문서, 비즈니스 규칙 리파지토리, 현행 프로세스 흐름, 마케팅 서류, 문제/쟁점 일지, 정책 및 절차, 법규 문서, 제안 요청서(RFP), 사용 사례(use case) 등을 분석할 수 있다.

③ 검토해야 할 문서의 범위를 적절하게 선정하고 충분한 자료를 수집하여야 하며 각 문서에 포함된 내용에서 관련 내용을 빠짐 없이 정확하게 수집해야 한다.

(4) 차이 분석(Variance Analysis)

① 프로젝트 및 제품 범위 완수 현황과 관련하여 계획과 실적 간의 차이를 주기적으로 검토하고 통제된 범위 내에서 발생하는지 추적 감시한다.

② 사전에 설정한 임계치 또는 통제 한계선을 벗어난 차이는 영향과 원인 분석을 하게 된다.

(5) 추세 분석(Trend Analysis)

① 추세 분석이란 시간이 흐르면서 성과가 향상되는지 또는 퇴보하는지를 판단하고 과거의 성과를 토대로 미래의 성과를 예측하는 활동이다.

② 추세 분석 결과는 필요할 경우 교정 및 예방 조치를 제안하는 데 사용된다.

③ 추세 분석은 정량적이고 통계학적일 수도 있지만 정성적이고 직관적인 것일 수도 있다.

4. 데이터 수집(Data Gathering) 

① 요구사항 수집(5.2)에서 다음과 같은 기법들이 활용된한다.

(1) 설문지(Questionnaires)

① 광범위한 조사 대상자들로부터 신속한 답변을 얻고자 할 때 사용하면 유용하다.

② 설문의 질문들은 특정한 답변을 유도하거나 판단을 오도하지 않도록 작성해야 한다.

③ 응답자가 선택할 수 있는 답변은 서술형보다는 예/아니오 또는 3~5개의 선택지 중에서 고르게 하는 것이 일반적이다. 

④ 설문지를 설계할 때는 수집한 자료를 어떻게 분석할 것인지를 염두에 두어야 하는데 가장 많이 사용되는 분석 기법은 빈도 분석이다.

⑤ 설문 진행 방식은 전화 설문, 우편 설문, 이메일 설문, 대면 설문 등이 있는데 전화나 대면 설문의 경우 응답자가 설문 진행자에게 질문을 할 수 있다는 장점이 있다.

(2) 브레인스토밍(Brainstorming)

① 브레인스토밍의 기본 취지는 최대한 많은 아이디어를 수집하는 것으로서 참가자들은 비판이나 간섭 또는 제약 없이 자유롭게 아이디어를 표현한다.

② 다양한 형태의 브레인스토밍 기법들이 존재하지만 아이디어의 선호도/중요성 또는 우선순위를 결정하거나 투표하지 않는 것이 일반적이다. 

③ 촉진자(Facilitator)가 촉진 기법을 사용하여 세션을 진행하면서 회의 관리, 갈등 관리, 문제 해결 기법을 적용하면 브레인스토밍의 효과가 향상된다.

(3) 면담(Interview)

① 적절한 이해관계자들과 미리 준비한 질문 및 상황에 맞는 즉흥적인 질문을 사용하여 요구사항과 관련한 정보를 수집한다.

② 일대일 방식으로 진행하면 면담의 심도가 깊어지는 대신 모든 사람을 면담하는 시간이 길어지는 반면, 일대다 방식으로 진행하면 시간은 단축되지만 싶도가 얕아진다.

③ 형식과 절차를 갖추어 공식적으로 진행하면 면담 분위기가 진지해서 좋을 수 있지만, 그러지 않고 비공식적으로 진행하면 보다 허심탄회한 답변을 얻을 수 있다.

④ 일반적인 면담은 피면담자들 간 활발한 의견 교환이나 토의를 후원하지 않는다.

⑤ 경험이 풍부하고 관련 분야에 대한 식견을 갖춘 대표자들을 면담 대상자로 선정하는 것이 성공적인 면담의 관건이다.

(4) 표적 집단(Focus Group)

① 일반적인 면담과는 달리 소속 집단을 대표할 수 있는 엄격하게 선정된 대표자들과 해당 주제의 전문가(SME: Subject Matter Expert)들을 포함하는 것이 중요하다.

② 훈련 받은 사회자(moderator)가 격의 없는 토론 방식으로 세션을 진행한다.

③ 사회자가 특정한 주제나 질문을 제시하면 참가자들이 자유롭게 의견을 제시한다.

④ 대표자 및 참가자들이 해당 분야를 대표할 수 없다면 세션 진행 결과가 제한될 수 있다.

(5) 벤치마킹(Benchmarking)

① 동종 업계나 이종 업계, 조직 내부 또는 조직 외부에 속한 적절한 참고 대상이나 사례를 분석하고 수행 중인 프로젝트와 비교하여 차이 분석을 수행한다.

② 각 비교 항목에 대하여 모범 사례와 프로젝트 간의 차이 분석을 수행하고 그 결과에 근거하여 개선점이나 적용점을 도출하고 적용점을 선택하여 프로젝트에 적용한다.