[PMP 이론 정리 - 5장] 01 프로젝트 범위 관리 개요 (2/2)

3. 작업 분할 구조

(1) 의의

① 작업 분할 구조(WBS: Work Breakdown Structure): 프로젝트의 전체 범위를 단계적으로 분할하여 계층적 구조로 설명한 문서이다.

② WBS에서 말하는 작업(work)은 수행해야 할 활동을 의미할 수도 있지만 일반적으로 제작해야 할 제품 또는 인도물 등 프로젝트 결과물을 가리키는 표현이다.

③ WBS는 프로젝트의 규모와 복잡성에 따라 작성의 상세화 수준은 다르긴 하지만, 기본적으로 계층도와 같은 도식적(graphical) 형태로 작성하는 것이 일반적이다.

④ 계층도 형태의 WBS는 프로젝트의 수평적 범위와 수직적 상하 관계를 직관적으로 이해할 수 있게 도와 준다는 장점이 있다.

⑤ 하지만 계층도만으로 표현할 수 있는 정보의 종류와 양이 제한적이며 WBS의 상세화 정도가 깊어지면 계층도가 복잡해진다는 단점이 있다.

⑥ 이 때문에 도식적 형태의 WBS에 더해 목차나 테이블 형태의 WBS를 작성한다.

⑦ WBS는 범위와 관련하여 이해관계자들과 의사소통하고 프로젝트 관리 계획 수립 및 성과 감시/통제를 위한 중요한 수단이다.

⑧ WBS는 일정 수립, 원가 산정, 품질 관리, 자원 할당 및 역할 배정, 성과 보고, 위험 식별 및 대응, 조달 범위 결정, 이해관계자 식별 및 교류 관리 등에 두루 활용된다.

⑨ WBS와 유사한 문서로는 PBS(Product Breakdown Structure)와 BOM(Bill of Materials, 자재 명세서)이 있다.

⑩ PBS는 일반적으로 WBS를 작성 전에 작성하며 BOM은 제조업 분야에서 조립 제품을 구성하는 부품들의 구성을 식별하기 위해 작성한다.

(2) WBS의 계층 구성

WP(Work Package, 작업 패키지)

① WBS의 최하위 계층을 구성하는 요소를 WP(작업 패키지)라고 하는데 WBS 상에서 WP가 등장하는 계층은 거의 같지만 항상 똑같은 것은 아니다.

② WP는 상세한 일정 활동(schedule activity)으로 분할하게 되며 자원 요구사항 분석, 소요 공수/기간/비용을 추정하고 작업자에게 수행 책임을 배정하는 대상이 된다.

 

CA(Control Account, 통제 계정)

① CA(통제 계정)란 WBS 상에서 관리 목적으로 선정한 성과 통제 지점으로서 여러 개의 WP를 포함하고 있는데 사실 모든 WP는 반드시 하나의 CA에 대응되어야 한다.

② CA는 EVA(Earned Value Analysis, 기성고 분석)에서 EV(기성고)와 비교하여 범위, 일정, 비용 성과를 종합적으로 평가하고 통제하는 지점이 된다.

③ 특정 CA에 포함된 모든 WP를 완수하면 회계 처리 과정에서 해당 CA은 마감하게 되며 향후 발생하는 비용은 다른 CA에 합산하여 회계 처리한다.

PP(Planning Package, 기획 패키지)

① CA를 구성 요소 중에 WP 수준까지 분할하지 못한 것들을 PP(기획 패키지)라고 한다.

② PP는 초기 계획 수립 과정에서 임시적으로 등장하지만 프로젝트가 진행되고 PP를 하위 구성 요소들이 확정되면 향후 WP들로 분할된다.

③ PP는 일정한 작업 범위와 내용을 가지며 WP처럼 항상 같은 계층에서 등장하지는 않는다.

(3) 작성 원칙

100% 규칙

① WBS 작성할 때 가장 중요한 원칙은 프로젝트 범위 명세서에 정의된 공식적인 범위를 정확하고 완전하게 반영해야 한다는 점이다.

② 그 뿐만 아니라 특정 계층을 구성하는 요소들을 분할할 경우 각 요소의 하위 요소들을 누락이나 중복 없이 제시해야 한다.

③ 다시 말해 프로젝트 범위에 포함되는 요소는 WBS에 반드시 그러나 중복 없이 포함되어야 하고 WBS에 포함되지 않은 요소는 프로젝트 범위가 아니라야 한다.

④ 이러한 100% 규칙이 지켜져야만 여러 프로젝트 팀원들이 분담하여 작업을 수행하더라도 프로젝트 범위가 누락되거나 중복되는 일을 막을 수 있다.

각 계층의 분석 기준

① 일반적으로 WBS의 첫 번째 계층에는 프로젝트 이름이나 프로젝트 인도물 전체를 아우르는 대표성 있는 이름을 사용한다.

② 두 번째 계층에는 프로젝트 수명 주기를 구성하는 단계(phase)들의 이름이나 프로젝트 인도물을 최상위 수준에서 분할한 주요 인도물들의 이름이 등장한다.

③ 세 번째 이하의 계층에서는 직전 계층의 작업 또는 결과물을 구성하는 차하위 계층의 인도물들의 이름이 등장한다.

④ 최하위 구성 요소인 WP는 인도물을 완성하는 데 필요한 산출물들에 대응된다.

연동 기획(Rolling Wave Planning) 접근법

① WBS 전체를 단 한번에 완벽하게 작성할 수 있는 경우는 드믈며 소위 연동 기획 접근법을 사용하여 반복적인 과정을 통해 점진적으로 정교화한다.

② 가까운 시일 내에 완수해야 할 부분은 상세하게 범위를 분할하지만 일정이 여유가 있는 부분은 PP(작업 패키지)로 표현한다.

③ 그런 다음 세부 구성 요소들을 추가로 확정하거나 추가적인 정보가 수집되면 PP로 남겨 두었던 요소들을 WP(작업 패키지) 수준으로 상세화한다.

④ PP를 WP 수준까지 상세화한 이후에는 WP를 제작하는 데 필요한 자원, 시간, 원가 등을 산정하고 적절한 작업 담당자를 배정한다.

4. 차이에 대한 대응

(1) 성과 및 차이 분석

① 프로젝트 현황은 지속적으로 감시하고 프로젝트 성과 데이터를 수집하여 계획/목표/기준과 비교하여 차이(variance)를 분석해야 한다.

② 차이의 크기, 심각성, 영향, 원인을 분석하여 필요할 경우 적절한 시정 조치, 예방 조치, 하자 보수 방안을 수립하고 조치해야 한다.

③ 성과 및 차이 분석을 할 때는 성과 영역들(범위, 일정, 원가, 품질, 위험 등) 사이에 상충 및 상호 의존 관계가 존재할 수 있다는 것을 고려해야 한다.

④ 특히 범위, 일정, 원가, 품질은 서로 긴밀히 연결되어 있고 네 가지 성과 영역들이 똑같이 중요하기 때문에 종합적인 분석이 필수적이다.

(2) 통제 한계선 이내의 차이

① 기준과 실적 사이의 차이 및 심각성을 평가하고 차이가 통제 한계선 이내에 있다면 사소한 차이로 볼 수 있다.

② 이러한 사소한 차이를 담당자를 지정하여 통보하고 적절한 조치를 취하게 한다.

(사소한 차이) 담당자 지정  ⇨ (담당자 차원) 대응 방안 수립 및 조치

③ 차이를 시정할 시한을 지정할 수는 있지만 구체적인 대안은 담당자의 재량에 맡긴다.

(3) 통제 한계선을 벗어난 차이

① 임계치를 벗어난 중요한 차이에 대해서는 그러한 차이로 인한 영향을 평가하고 발생 원인을 분석하며 적절한 대응 방안을 수립한다.

(심각한 차이) 영향 분석  ⇨ 원인 분석 ⇨ (팀 차원) 대응 방안 수립 ⇨ 변경 요청

② 이러한 분석 과정은 일차적으로는 범위 관점에서 이루어지지만 ‘프로젝트 작업 감시 및 통제’ 프로세스에서는 종합적인 의존 관계를 분석하고 평가한다.