[PMP 이론 정리 - 1장] 05 프로젝트 관리 환경

1. 프로젝트 성공에 영향의 미치는 변수

(1) 비즈니스 가치

① 비즈니스 가치이란 특정 조직이 보유한 모든 유무형의 가치의 총합이다.

② 다시 말해 조직의 화폐적 자산, 소유 지분, 부동산, 상표 및 브랜드 인지도 등 포함한다.

③ 성공적으로 가치를 실현하려면 포괄적인 전략 기획과 관리, 효과적인 투자 관리, 전략과 연계성을 높이는 포트폴리오/프로그램/프로젝트 관리가 필요하다.

(2) 프로젝트 성공

① 프로젝트가 승인 받은 범위, 시간, 원가, 품질, 위험의 제약 조건 내에서 완료되었다면 프로젝트는 성공한 것으로 볼 수 있다.

② 하지만 궁극적인 프로젝트 성공은 달성하고자 하는 전략적 목적의 달성 여부, 이해관계자들의 요구사항의 만족 여부, 기대했던 비즈니스 가치의 실현 여부로 측정될 수 있다.

③ 프로젝트가 성공하려면 이해관계자들이 요구사항을 적극적으로 제시하고 수집된 요구사항을 신중하게 관리해야 한다.

④ 프로젝트 성공 기준은 프로젝트 초반부터 적절한 이해관계자 또는 결정권자에 의해 제시되어야 한다.

(3) 조직 문화와 스타일

① 조직 문화와 스타일이란 특정 조직의 가치관, 행동 규범, 행동 방식을 통칭이다.

② 이는 오랜 시간에 걸쳐 형성되며 프로젝트 수행 방식에 영향을 준다.

③ 관련 요소로는 공유된 미션/비전/가치관/신념, 동기 부여 및 보상 체계, 위험 허용도, 윤리 규정, 운영 환경 등이 있다.

④ 조직 문화와 스타일에 맞지 않은 프로젝트 관리 기법은 조직에 거부감을 줄 수 있다.

(4) 조직의 의사소통

① 조직의 의사소통 역시 프로젝트 관리 방식과 프로젝트 성공 여부에 많은 영향을 준다.

② 따라서 적절한 이해관계자들과 효과적인 의사소통이 이루어져야 한다.

(5) 프로젝트 기반 조직(Project-Based Organization)

① 프로젝트 기반 조직이란 조직 내 계층 구조 또는 관료 구조를 완화하여 프로젝트를 보다 성공적으로 수행하기 위해 임시적으로 형성한 조직 시스템이다.

② 프로젝트 기반 조직의 형태는 기능 관리자와 PM 간의 상대적 권한 분배 상황에 따라 크게 기능적 조직, 매트릭스 조직, 프로젝트화된 조직으로 구분한다.

기능적 조직 구조 

① 권한이 기능 관리자에게 집중되어 있으며 프로젝트는 가외로 진행된다. 

② 기능 관리자가 프로젝트를 관리하며 프로젝트 팀원들은 기능 관리자의 지시를 받는다.

③ 사실상 PM이 존재하지 않는다.

매트릭스 조직 구조 

① 권한이 기능 관리자와 PM 사이에 분산되어 있다. 

② PM의 권한이 약하면 약한 매트릭스, 강하면 강한 매트릭스라고 부른다.

③ PM의 권한이 기능 관리자의 권한과 균등하면 균형 매트릭스라고 한다.

④ 프로젝트 팀원들은 자신이 담당한 기능 업무를 수행하면서 프로젝트 업무도 수행한다.

⑤ 따라서 인적 자원과 팀원의 전문성을 효율적으로 활용할 수 있다.

⑥ 하지만 직원들은 흔히 기능 관리자와 PM 간의 충성 갈등을 느낀다.

프로젝트화된 조직 구조 

① PM이 프로젝트에만 몰입하며, 프로젝트와 관련한 모든 권한을 갖는다.

② 프로젝트 팀원들도 전시간으로 참여하며 PM으로부터만 명령을 받는다. 

2. 조직 프로세스 자산과 기업 환경 요인

(1) 조직 프로세스 자산(OPA: Organizational Process Assets)

① 조직 프로세스 자산(OPA)이란 프로젝트를 수행하는 조직에서 사용하는 계획, 프로세스, 정책, 절차 및 지식 베이스(knowledge base)이다.

② OPA는 이전의 프로젝트들을 통해 학습한 지식과 정보를 포함하며 산업, 조직, 적용 분야 등에 따라 다양하게 조직되어 있는 무형의 자산이다.

③ OPA는 여러 프로젝트 관리 활동의 입력물이며 다음과 같이 구분할 수 있다.

프로세스 및 절차

• 프로세스, 정책, 절차, 제안서 평가 조건, 성과 측정 조건

• 각종 템플릿, 표준 지침, 제약 조건, 요구사항(의사소통 및 종료)

• 각종 절차(쟁점 및 결함 관리, 변경 통제, 위험 통제, 인수 등)

전사적 지식 베이스

• 프로세스 측정 데이터베이스 및 프로젝트 파일

• 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리(학습한 교훈점들에 대한 기록)

• 쟁점 및 결함 관리, 형상 관리 및 재정 정보 등의 데이터베이스

(2) 기업 환경 요인(EEF: Enterprise Environmental Factors)

① 기업 환경 요인이란 프로젝트 팀이 당장 통제할 수는 없지만 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오에 영향을 주고 제한을 가하며 방향을 설정하는 요소들이다.

② EEF도 여러 프로젝트 관리 활동의 입력물이며 프로젝트 수행 방식에 깊은 영향을 준다.

③ 프로젝트 관리 활동에 조직의 문화와 스타일을 반영하려면 EEF를 반영해야 한다

④ EEF는 크게 내부 요소와 외부 요소로 나눌 수 있으나 일부 요소들은 중복되기도 한다.

내부 요인

• 조직 문화/구조/거버넌스, 기존의 인적 자원, 내부적 의사소통 채널

• 작업 승인 체계(WAS, Work Authorization System), 정치적 분위기

• 인사 행정(인사 관리 지침/실무), 프로젝트 관리 정보 시스템(PMIS)

외부 요인

• 설비 및 자원의 지리적 분포, 정부 및 산업 표준, 인프라

• 시장 상황, 이해관계자 위험 허용도, 외부적 의사소통 채널

• 상용 데이터베이스(표준 원가 추정치, 위험 관련 데이터 등)

3. 기타 개념

(1) 가정(Assumption)

① 가정이란 증명이나 실증 없이 진실하고 확실하다고 간주하는 주장들이다.

② 가정은 미래의 불확실성에도 불구하고 미래를 위한 계획을 수립할 수 있도록 도와 준다.

③ 하지만 일련의 가정이 비현실적이거나 변화된 상황과 부합하지 않으면 이를 토대로 개발한 계획과 대응책의 효과성도 의문시 될 수 있다.

④ 따라서 주기적으로 가정의 정확성, 일관성, 완전성을 분석하고 검증해야 한다.

(2) 점진적 정교화(Progressive Elaboration)

① 가용한 정보의 양과 추정치의 정확성이 증가함에 따라 프로젝트 관리 계획을 더 자세하게 수립해 가는 반복적(iterative) 프로세스이다.

② 프로젝트가 진행됨에 따라 프로젝트 초기에 개략적으로 수립했던 계획을 지속적으로 개선하고 보다 세밀하게 정의한다.

(3) 연동 기획(Rolling Wave Planning)

① 점진적 정교화 또는 반복적 계획 수립 기법의 일종으로서 가까운 시일 내에 수행할 작업들은 자세하게, 그렇지 않은 작업들은 상위 수준에서 계획을 수립한다.

② 연동 기획 기법을 적용하면 하나의 계획에 상세한 계획과 개략적인 계획이 병존한다.

(4) 관리 기법

Management By Objectives(MBO)

• 관리자와 조직원들이 성과 목표와 달성 방법을 함께 정의한다.

• 목표 달성 과정과 최종 결과를 평가하고 인센티브를 제공한다.

• 목표 또는 성과 지향적인 업무 환경에 적합한 관리 기법이다.

Management By Project

• 운영적 성격의 업무에 프로젝트 관리 기법과 사상을 적용한다.

• 새로운 가정과 접근법에 기초하여 업무를 수행하게 된다.

Management By Exception

• 기준이나 표준에서 크게 벗어나는 사항만 관리자가 개입한다.

• 관리자의 업무 부담을 절감하고 권한 위임을 촉진한다.

Management By Walking Around

• 관리자가 실무 현장을 직접 방문하여 진행 상황을 파악한다.

• 의사소통 및 작업 관리가 더욱 현실적이 되고 신속해진다.