13장 이해관계자 관리 - PMBOK 가이드 요약

1. 이해관계자 식별(13.1)

(1) 개요

① 목적: 잠재적 프로젝트 이해관계자들을 식별하고 이해관계자의 식별 정보, 관심사항, 상호 의존성, 태도 및 영향력, 프로젝트에 미치는 잠재적 영향 주요 교류 단계 등을 분석한다.

② 편익: 집중해야 할 개별 이해관계자 및 이해관계자 집단을 식별한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 헌장: 핵심 이해관계자, 주요 프로젝트 수혜자, 공급업자 등 즉시 식별할 수 있는 이해관계자들을 고려한다.

② 비즈니스 문서: 비즈니스 케이스, 편익 관리 계획 등을 참조한다.

③ 프로젝트 관리 계획: 의사소통 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 참조한다.

④ 프로젝트 문서: 변경 일지, 쟁점 일지, 요구사항 문서 등을 고려한다.

⑤ 협약: 조달 협상의 당사자들은 이해관계자에 해당한다.

⑥ 기업 환경 요인: 조직 문화/정치적 풍토/거버넌스 프레임워크, 정부 및 산업 표준, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 등을 참조한다.

⑦ 조직 프로세스 자산: 이해관계자 기록부 템플릿 및 지시사항, 과거에 수행한 프로젝트에서 온 이해관계자 기록부, 교훈점 리파지토리 등을 활용한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 조직의 정치 및 권력 구조, 조직의 환경 및 문화, 산업 또는 프로젝트 인도물의 유형, 개별 팀원의 기여도 및 지식 등에 관한 전문 지식/경험 보유자들의 도움을 받는다.

② 데이터 수집: 이해관계자들을 추가로 식별하기 위해 설문지 및 설문조사, 브레인스토밍, 브레인 라이팅 등을 활용한다.

③ 데이터 분석: 이해관계자 분석 및 문서 분석 등을 통해 이해관계자들의 식별/평가/분류한다.

④ 회의: 이해관계자를 평가/분류하기 위해 프로파일 분석 회의 등을 통해 통찰력과 다양한 의견을 반영한다.

(4) 산출물

① 이해관계자 기록부: 이해관계자들의 식별 정보, 평가 정보, 이해관계자 분류 정보 등을 포함한다.

② 변경 요청: 지속적인 이해관계자 식별 과정에서 제품, 프로젝트 관리 계획, 프로젝트 문서를 변경해야 할 때 변경 요청을 제출한다.

③ 프로젝트 관리 계획 갱신: 요구사항 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 갱신해야 할 수 있다.

④ 프로젝트 문서 갱신: 가정 일지, 쟁점 일지, 위험 기록부 등을 갱신해야 할 수 있다.

2. 이해관계자 교류 계획(13.2)

(1) 개요

① 목적: 이해관계자들의 필요, 기대, 관심 및 프로젝트에 미치는 잠재적 영향 등에 근거하여 프로젝트 이해관계자 교류 접근법을 개발한다.

② 편익: 이해관계자들과 효과적으로 상호 작용하기 위한 계획을 수립한다. 이해관계자 교류 계획은 지속적으로 수행하여 점진적으로 정련한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획 등을 참조한다.

② 프로젝트 문서: 가정 일지, 변경 일지, 쟁점 일지, 프로젝트 일정, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 고려한다.

③ 협약: 조달 협상의 당사자들은 이해관계자에 해당한다.

④ 기업 환경 요인: 조직 문화/정치적 풍토/거버넌스 프레임워크, 인사 관리 정책, 이해관계자 위험 성향, 형성된 의사소통 채널, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 등을 참조한다.

⑤ 조직 프로세스 자산: 조직의 정책/절차(소셜 미디어/윤리/보안, 쟁점/위험/변경/데이터 관리 관련), 조직 의사소통 요구사항, 정보의 개발/교환/저장/검색에 관한 표준화된 지침, 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리, 효과적인 이해관계자 교류를 지원하는 데 필요한 소프트웨어 도구 등을 참조한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 조직 내외부의 정치 및 권력 구조, 조직 내외부의 환경과 문화, 이해관계자 교류 프로세스에 사용되는 분석 및 평가 기법, 의사소통 수단 및 전략, 과거에 수행된 유사한 프로젝트에 관여했으면서 현행 프로젝트에도 관여하는 이해관계자(개인, 그룹, 조직)들의 특성 등에 관한 지식/경험 보유자들의 도움을 받는다.

② 데이터 수집: 다른 조직이나 프로젝트의 교류 전략과 벤치마킹하여 장점을 참조한다.

③ 데이터 분석: 효과적인 교류 전략 수립을 위해 가정 및 제약 분석, 마인드 맵 작성, 근원 원인 분석, 이해관계자 교류 평가 매트릭스, SWOT 분석 등을 활용한다.

④ 의사결정: 최선의 전략을 선택하기 위해 우선순위 결정 등을 통해 의사결정을 내린다.

⑤ 회의: 투입된 자료를 검토/토의하고 건실한 이해관계자 교류 계획을 개발하기 위해 회의를 활용한다.

(4) 산출물

① 이해관계자 교류 계획: 이해관계자들과 효과적으로 교류하기 위한 관리 전략 및 조치를 설명한다.

3. 이해관계자 교류 관리(13.3)

(1) 개요

① 목적: 이해관계자들의 필요와 기대를 만족하고 쟁점을 다루고 적절한 교류를 촉진하기 위해 이해관계자들과 의사소통하고 교류한다.

② 편익: 이를 통해 이해관계자들의 지원은 증대하고 저항은 최소화한다. 궁극적으로 프로젝트 성공 가능성을 증대하는 것이 목적이다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 의사소통 관리 계획, 위험 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 참조한다.

② 프로젝트 문서: 변경 일지, 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 이해관계자 기록부 등을 참조한다.

③ 기업 환경 요인: 조직 문화/정치적 풍토/거버넌스 구조, 인사 관리 정책, 이해관계자 위험 성향, 형성된 의사소통 채널, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 등을 참조한다.

⑤ 조직 프로세스 자산: 조직의 정책/절차(소셜 미디어/윤리/보안, 쟁점/위험/변경/데이터 관리 관련), 조직 의사소통 요구사항, 정보의 개발/교환/저장/검색에 관한 표준화된 지침, 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리, 요구사항 관리/벤더 관리/변경 관리 등을 참조한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 조직 내외부의 정치 및 권력 구조, 조직 내외부의 환경과 문화, 이해관계자 교류 프로세스에 사용되는 분석 및 평가 기법, 의사소통 수단 및 전략, 과거에 수행된 유사한 프로젝트에 관여했으면서 현행 프로젝트에도 관여하는 이해관계자(개인, 그룹, 조직)들의 특성 등에 관한 지식/경험 보유자들의 도움을 받는다.

② 검사: 프로젝트 문서 및 보고서를 검사하여 계획대로 이해관계자 교류 활동이 수행되는지 검사한다.

③ 의사소통: 의사소통 관리 계획에 따라 이해관계자들과 효과적으로 의사소통한다.

④ 대인 및 팀 기술: 갈등 관리, 문화적 인식, 협상, 관찰과 대화, 정치적 인식 등을 활용하여 효과적으로 교류한다.

⑤ 기본 규칙: 합리적인 최소한의 기본 규칙을 수립한다.

⑥ 회의: 이해관계자 교류와 관련한 쟁점 또는 우려 사항을 토의하고 다루기 위하여 회의를 활용한다.

(4) 산출물

① 변경 요청: 이해관계자 교류 관리 결과로 프로젝트 또는 제품 범위를 변경하거나 프로젝트 문서 등을 갱신해야 할 때 변경 요청을 제출해야 할 수 있다.

② 프로젝트 관리 계획 갱신: 의사소통 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 갱신해야 할 수 있다.

③ 프로젝트 문서 갱신: 변경 일지, 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 이해관계자 기록부 등을 갱신해야 할 수 있다.

4. 이해관계자 교류 감시(13.4)

(1) 개요

① 목적: 이해관계자 교류 성과를 평가하고 교류 전략을 수정하여 최적화한다. 이해관계자 식별 및 이해관계자 교류 계획을 지속적으로 수행한다.

② 편익: 이해관계자들의 반응과 의견을 고려하고 프로젝트가 진행되고 환경이 변하면서 달라진 이해관계자들의 현황을 분석한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 고려한다.

② 프로젝트 문서: 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 프로젝트 의사소통, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 참조한다.

③ 작업 성과 데이터: 프로젝트에 대해 지원적인 이해관계자들 및 그들의 교류 수준/유형 등을 참조한다.

④ 기업 환경 요인: 조직 문화/정치적 풍토/거버넌스 프레임워크, 인사 관리 정책, 이해관계자 위험 성향, 형성된 의사소통 채널, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 등을 참조한다.

⑤ 조직 프로세스 자산: 조직의 정책/절차(소셜 미디어/윤리/보안, 쟁점/위험/변경/데이터 관리 관련), 조직 의사소통 요구사항, 정보의 개발/교환/저장/검색에 관한 표준화된 지침, 과서에 수행된 프로젝트로부터 수집한 역사적 정보 등을 참조한다.

(3) 도구 및 기법

① 데이터 분석: 교류 전략을 지속적으로 최적화하기 위해 대안 분석, 근본 원인 분석, 이해관계자 분석, 이해관계자 교류 평가 매트릭스 등을 활용한다.

② 의사 결정: 복합 기준 결정 분석, 투표 등을 활용한다.

③ 의사소통: 이해관계자들의 반응과 평가를 판단하기 위해 피드백, 발표 및 기타 구문적 의사소통, 이해관계자 맵 작성 및 진술 등을 활용한다.

④ 대인 및 팀 기술: 적극적 경청, 문화적 인식, 리더십, 네트워킹, 정치적 인식 등을 활용한다.

⑤ 회의: 이해관계자 교류 현황을 감시하고 평가하기 위해 회의(현황 회의, 스탠드업 미팅, 회고 미팅 등)를 활용한다.

(4) 산출물

① 작업 성과 정보: 이해관계자 교류 성과를 검토하고 기준과 비교하여 차이의 원인과 대책을 분석한다.

② 변경 요청: 이해관계자 교류 수준을 개선하기 위해 시정 및 예방 조치를 포함하는 변경 요청을 제출해야 할 수 있다.

③ 프로젝트 관리 계획 갱신: 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 갱신해야 할 수 있다.

④ 프로젝트 문서 갱신: 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 갱신해야 할 수 있다.