13장 이해관계자 관리 - 투입물

1. 프로젝트 헌장(Project Charter)

① 프로젝트 헌장 작성(4.1)의 산출물로서 프로젝트의 실체를 정의하고, 공식적 착수를 선언하며, 프로젝트 승인 사실과 PM에 부여된 권한을 증명하는 문서이다.

② 프로젝트 헌장은 프로젝트 목적/동기/타당성/범위, 상위 수준의 요구사항/가정/제약/일정/예산/위험/이해관계자, 성공 기준, 프로젝트 중단 기준 등의 정보를 포함한다.

③ 특히 처음으로 이해관계자 식별(13.1)을 수행할 때 핵심 이해관계자들이 누구이며 그들의 역할과 책임 및 관심사항이 무엇인지 파악하기 위해 참조한다.

2. 비즈니스 문서(Business Documents)

① 후원자, 후원 조직 또는 고위 경영진이 승인한 문서로서 프로젝트로부터 달성하고자 하는 가치와 편익 및 측정 방법을 기술한다.

② 다음과 같은 문서를 포함하며 이해관계자 식별(13.1)에서 참조한다.

비즈니스 케이스

• 비즈니스 관점에서 프로젝트의 투자 가치를 증명하는 문서이다.

• 프로젝트로부터 영향 받는 이해관계자들의 초기 목록을 포함한다.

편익 관리 계획

• 비즈니스 편익의 제공 및 측정 방법을 정의하는 문서이다.

• 프로젝트 편익을 얻는 이해관계자들에 관한 정보를 포함한다.

3. 협약(Agreements)

① 조달 수행(12.2)의 산출물로서 선정된 판매자와 체결한 법적 강제력이 있는 구두 또는 문서화된 형태의 주문서, 계약서, 합의서 등을 통칭한다.

② 작업 기술서(SOW), 주요 공급 일정, 가격 및 대금 결제 방식, 인센티브 또는 패널티, 구매자와 공급자의 권리와 의무, 재하청 허용 여부, 분쟁 해결 절차 등을 포함한다.

③ 외부 조달로 인해 등장하게 되는 이해관계자들(공급자, 공급자의 재하청업체 등) 및 그들과의 의사소통 및 상호작용에 관한 정보를 제공한다.

4. 작업 성과 데이터(Work Performance Data)

① 작업 담당자 및 작업 수행자들이 할당된 프로젝트 작업을 수행하면서 측정하고 수집한 원시 데이터(raw data)로서 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물이다.

② 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 이해관계자들 교류의 태도, 수준, 유형 등을 파악하고 교류를 지속적으로 최적화하는 데 도움이 되는 정보를 참조한다.

5. 프로젝트 관리 계획(Project Management Plan)

① 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 프로세스의 산출물로서 프로젝트 관리 활동을 체계적이고 조화롭게 수행하기 위해 종합한 마스터 플랜이다.

② 이해관계자 관리 활동 전반에서 활용되며 다음과 같은 내용들을 참조한다.

자원 관리 계획

• 참조 내용: 팀원 및 이해관계자들의 역할과 책임, 팀 관리 방법 등

• 이해관계자 교류 계획(13.2) 및 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 필요한 내용을 참조한다.

의사소통 관리 계획

• 참조 내용: 의사소통 대상 이해관계자, 의사소통 전략 및 구체적인 실행 계획(유형, 시기, 방법, 절차, 기술) 등

• 의사소통과 이해관계자 교류는 밀접한 관련이 있으므로 이해관계자 관리 전체 과정(13.1~13.4)에서 필요한 내용을 참조한다.

위험 관리 계획

• 참조 내용: 이해관계자들의 위험 성향 및 위험 임계치, 위험 범주, 위험 보고서 서식 등

• 이해관계자 관리 전체 과정(13.1~13.4)에서 필요한 내용을 참조한다.

이해관계자 교류 계획

• 이해관계자 교류 계획(13.2)의 산출물로서 이해관계자들과의 효과적인 교류 전략을 포함한다.

• 이해관계자 식별(13.1), 이해관계자 교류 관리(13.3), 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 필요한 내용을 참조한다.

• 단, 이해관계자 교류 계획은 최초로 이해관계자 식별(13.1)을 수행할 때는 아직 작성되지 않았으므로 참조할 수 없다.

4. 프로젝트 문서(Project Documents)

① 프로젝트 문서들 중에서 다음과 같은 일지를 참조한다.

가정 일지

• 이해관계자 교류 계획(13.3)에서 각 이해관계자와 관련한 가정과 제약이 무엇인지 파악하기 위해 참조한다.

변경 일지

• 이해관계자 식별(13.1), 이해관계자 교류 계획(13.2), 이해관계자 교류 관리(13.3)에서 참조한다.

• 변경 요청 및 현황은 이해관계자들의 변화를 파악하고 교류 전략을 적절히 수정하며 효과적인 의사소통을 유지하는 데 필요하다.

쟁점 일지

• 이해관계자 관리 전체 과정(13.1~13.4)에서 이해관계자를 식별하고 의사소통과 교류를 계획, 관리, 감시하기 위해 참조한다.

② 프로젝트 문서들 중에서 다음과 같은 기록부를 참조한다.

위험 기록부

• 이해관계자 교류 계획(13.2), 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 이해관계자 및 교류와 관련한 위험을 파악하기 위해 참조한다.

이해관계자 기록부

• 이해관계자 교류 계획(13.2), 이해관계자 교류 관리(13.3), 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 이해관계자 정보를 참조한다.

교훈점 기록부

• 이해관계자 교류 관리(13.3), 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 이해관계자 교류의 효과성을 개선하기 위해 참조한다.

③ 이 밖에 프로젝트 문서들 중에서 다음 문서들을 참조한다.

요구사항 문서

• 이해관계자 식별(13.1)에서 각 요구사항을 제시한 이해관계자가 누구인지 파악하기 위해 참조한다.

프로젝트 일정

• 이해관계자 교류 계획(13.2)에서 각 활동과 관련된 이해관계자들이 누구인지 파악하기 위해 참조한다.

프로젝트 의사소통

• 이해관계자들에게 제공한 문서나 정보로서 이해관계자 통제(13.4)에서 이해관계자와의 교류 현황을 파악하기 위해 참조한다.

7. 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors)

① 다음과 같은 환경 요인들을 고려하면 이해관계자 관리 활동이 더욱 현실적이 된다. 

조직의 특성

• 이해관계자 교류 전략은 조직의 고유한 특성을 반영해야 한다.

• 예) 조직 문화, 정치 풍토, 거버넌스 프레임워크, 인사 관리 정책 등

위험 태도 및 의사소통 환경

• 이해관계자들의 위험 태도 및 의사소통 환경은 이해관계자 교류 전략과 특성에 상당한 영향을 미친다.

• 예) 이해관계자 위험 성향 및 임계치, 수립된 의사소통 채널

법규 및 표준

• 법규와 표준은 이해관계자 교류와 의사소통의 중요 고려사항이다.

• 예) 정부/산업의 규정, 기술 표준, 윤리 및 행동 규정

지리적 및 지역적 특성

• 이해관계자 교류 전략은 지리적/지역적 특성을 반영해야 한다.

• 예) 시설 및 자원의 지리적 분포, 국제적 및 지역적 추세/실무/관습

② 이해관계자 관리 전체 과정(13.1~13.4)에서 필요한 요소를 참조한다.

8. 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets)

① 이해관계자 관리 전체 과정(13.1~13.4)에서 필요한 요소를 참조한다.

프로세스 및 절차

• 조직에서 적용하고 있는 기존의 정책/절차/지침 등을 참조한다.

• 예) 기업 정책과 절차(소셜 미디어 활용 방안/윤리/보안, 쟁점 및 데이터 관리 등), 정보 수명 주기 관리 관련 표준 및 지침, 이해관계자 기록부 템플릿, 조직 의사소통 요구사항 등

전사적 지식 베이스

• 과거 프로젝트에서 작성한 문서 또는 수집한 정보를 참조한다.

• 예) 과거 프로젝트에서 작성한 이해관계자 기록부, 과거에 수행된 유사한 프로젝트와 관련한 참고할 만한 정보, 의사소통을 포함하여 이해관계자 교류 관리와 관련한 교훈점 리파지토리

② 프로젝트 이해관계자 정보, 그들의 행태, 교류 계획 및 실행 결과 등에 관한 기존의 자료와 정보를 적극 활용하면 불필요한 시행착오를 최소화할 수 있다.