13장 이해관계자 관리 - 도구 및 기법 (2/2)

(5) 마인드 맵 또는 아이디어 맵 작성(Mind Mapping or Idea Mapping)

① 이해관계자 교류 계획(13.2)에서 마인드 맵 또는 아이디어 맵을 사용할 수 있다.

② 이해관계자들 간 상호 관계를 도식적으로 표현할 수 있다.

(6) 근본 원인 분석(Root Cause Analysis)

① 이해관계자 교류 계획(13.2) 및 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 의사결정의 근거 또는 발생한 차이의 원인을 파악하고자 할 때 활용할 수 있다.

② 각각의 경우 최적의 교류 전략을 선정하기 위한 근거를 찾기 위하여(13.2) 그리고 현재의 교류 상황이 의도한 바와 다른 이유를 분석하는(13.4) 데 활용한다.

(7) SWOT 분석(SWOT Analysis)

① SWOT 분석은 조직의 경영 전략을 수립할 때 널리 사용되지만, 이해관계자 교류 계획(13.2)에서 이해관계자 교류 전략을 수립할 때에도 활용할 수 있다.

② 특정 이해관계자와의 교류에 있어 프로젝트가 가지고 있는 강점(S)과 약점(W)을 파악하고 향후 프로젝트가 직면할 수 있는 기회(O)와 위협(T)을 분석한다.

③ 이러한 정보는 기회를 이용하고 위협을 극복하기 위한 전략을 수립하는 데 활용한다.

(8) 대안 분석(Alternative Analysis)

① 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 현재의 교류 상황이 의도한 바와 차이가 있을 때 이를 해소하기 위한 대안들을 체계적으로 비교하고 최적의 대안을 선택하기 위한 활용한다.

② 각 대안의 경제적 및 비경제적 장단점과 위험, 법규 및 계약 상의 문제 등을 고려하여 이해관계자 교류를 지속적으로 최적화하기 위한 최적의 대안을 선택한다.

5. 검사(Inspection)

① 이해관계자 교류 관리(13.3)에서 프로젝트 팀의 각종 문서와 보고서를 검사한다.

② 실제 이해관계자 교류 활동과 내용이 부합하는지 확인한다.

6. 의사소통(Communication)

① 이해관계자 교류 관리(13.3) 및 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 다양한 의사소통을 통해 이해관계자들의 반응을 파악하고 교류 전략을 수정할 필요가 있는 판단한다.

② 대화, 각종 발행 자료, 회의, 진척 보고, 설문 조사, 피드백, 발표 및 기타 구문적 의사소통, 이해관계자 맵 작성 및 기타 도식적 표현 등을 활용한다.

7. 기본 규칙(Ground Rules)

① 이해관계자 교류 관리(13.3)에서 프로젝트 팀원 및 기타 이해관계자들이 준수해야 할 최소한의 합리적인 규칙을 제시한다.

② 지나치게 엄격하거나 너무 소소하고 많은 규칙을 만드는 것은 좋지 않다.

8. 의사결정(Decision Making)

(1) 우선순위 또는 등급 부여(Prioritization and Ranking)

① 이해관계자 교류 계획(13.2)에서 이해관계자 및 요구사항의 우선순위를 결정한다.

② 이해관계의 정도, 영향력의 크기, 긴급성 등을 기준으로 우선순위/등급을 결정한다.

(2) 복합 기준 의사결정 분석(Multi-criteria Decision Analysis)

① 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 가장 성공적인 교류 방안을 결정하는 데 활용할 수 있다.

② 성공적인 교류 방안이 갖추어야 할 각각의 특성을 기준으로 잠재적 교류 방안들을 평가하면서 점수 및 가중치를 적용하여 총점이 가장 높은 대안을 선택한다.

(3) 투표(Voting)

① 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 이해관계자 교류가 의도했던 전략과 차이가 있을 때 적절한 대응 방안을 결정하기 위해 투표를 활용할 수 있다.

② 투표 이후에 대응 방안을 선택하는 기준은 만장일치(unanimity), 과반수(majority), 다수결(plurality), 독재(dictatorship) 등이 사용될 수 있다.

9. 대인 및 팀 스킬(Interpersonal and Team Skills)

(1) 문화적 인식(Cultural Awareness)

① 이해관계자 교류 관리(13.3) 및 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 문화적 배경과 차이를 이해하고 고려하는 것은 의사소통과 교류의 효과를 극대화하는 데 필수적이다.

② 문화적 인식의 부족은 불필요한 오해, 의사소통 오류, 긴장과 반감을 낳게 되어 적대적이거나 부정적인 반응을 낳게 될 수 있다.

③ 문화적 인식과 감수성은 문화적 차이를 인정하고 다른 문화적 배경을 가진 사람들에 대한 존중과 포용력을 갖는 것으로 나타난다.

(2) 정치적 인식(Political Awareness)

① 이해관계자 교류 관리(13.3)및 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 권력 구조와 정치적 환경을 이해하는 것은 의사소통과 교류의 효과를 극대화하는 데 도움을 준다.

② 권력과 영향력 그리고 이를 행사하려는 의지 및 가능성이 높은 이해관계자들을 파악하는 것은 그들과의 의사소통 및 교류하는 데 중요한 고려사항이다.

③ 이러한 정치적 이해와 감각은 불필요한 긴장이나 부정적인 반응을 최소화하고 반대로 공감과 지원적 태도를 이끌어내는 데 대단히 중요하다.

(3) 관찰 및 대화(Observation and Conversation)

① 이해관계자 교류 관리(13.3)에서 관찰과 대화는 프로젝트 팀원들과 기타 이해관계자들의의 작업 수행 방식, 반응 및 태도를 지속적으로 살피는 데 사용한다.

② 프로젝트 관리 팀은 프로젝트 인도물의 진척도, 팀원들 및 이해관계자들에게 자긍심을 줄 수 있는 성취 결과, 대인 이슈 등을 감시한다.

③ 관찰과 대화는 이해관계자 교류의 방향과 완급을 조절하기 위한 다양한 정보를 제공한다.

(4) 갈등 관리(Conflict Management)

① 이해관계자 교류 관리(13.3)에서 갈등을 적정 수준으로 유지하는 데 활용한다.

② 다양한 이해관계자들과 갈등이 발생하는 일반적인 원인은 의사소통의 미흡, 다양한 가치관, 서로 다른 이해 관계, 희소한 자원, 개성 충돌, 성과 미흡 등이 있다.

③ 전통적 관점에서 갈등은 노력하면 피할 수 있고 언제나 부정적 결과를 가져 온다고 본다.

④ 이에 반해 현대적 관점에서는 갈등을 불가피하고 많은 경우 긍정적 결과를 가져 올 수 있기 때문에 적절한 수준에서 유지하는 것을 제안한다.

(5) 협상(Negotiation)

① 이해관계자 교류 관리(13.3)에서 일련의 쟁점에 대한 협상을 해야 할 수 있다.

② 협상이 효과적이려면 협상에 참여하는 이해 관계자들의 원하는 바를 철저히 이해해야 하며 열린 마음과 성실한 태도가 전제되어야 한다.

③ 협상은 일회로 끝날 수도 있지만 많은 경우 상대방을 지속적인 동반자로 인정해야 하는데 그래야만 건실한 신뢰 관계가 형성되기 때문이다.

④ 협상 결과는 모든 이해 관계자들이 최대한 만족할 수 있어야 하지만 그렇게 하기가 어렵다면 서로 합의할 수 있는 선택 구간을 찾아 해당 범위 내에서 최종 결정을 유도한다.

(6) 적극적 청취(Active Listening)

① 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 능동적이고 참여적으로 청취하는 것은 이해관계자 교류 전략을 지속적으로 조정하고 최적화하는 데 기여한다.

② 건성으로 또는 비평적인 태도로 듣는 것이 아니라 주의를 기울여 듣는다.

③ 적절한 시점마다 그간 들은 내용을 자신의 말로 표현하여 되물어 올바로 이해했는지 확인하고 상대방의 말에 동의하는 부분이 있으면 기꺼이 동의를 표현한다.

④ 비구문 언어도 청취하고 상대방이 적절한 표현을 찾기 어려워하는 경우 기꺼이 보충해 주고 상대방이 감정과 의도까지 고려하는 감수성이 필요하다.

(7) 리더십(Leadership)

① 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 리더십이 필요할 수 있다.

② 높은 프로젝트 성과를 달성하려면 PM은 강력한 리더십을 발휘해야 하며 프로젝트 수명 주기 전체에 걸쳐 작성 성과에 중요한 요소이다.

③ 모든 경우에 통하는 유일의 리더십은 존재하지 않으므로 PM은 프로젝트 상황과 팀의 특성을 고려하여 가장 효과적인 리더십을 유연하게 선택해야 한다.

(8) 네트워킹(Networking)

① 이해관계자 교류 감시(13.4)에서 여러 이해관계자들과 공식적 및 비공식적 교류를 통해 인맥을 형성하고 발전시키며 상호 작용해야 할 수 있다.

② 다양한 형태의 모임과 회합을 통해 이해관계자들의 의견과 반응을 살피는 것은 이해관계자 교류 전략을 지속적으로 조정하고 최적화하는 데 기여한다.