10장 프로젝트 의사소통 관리 - PMBOK 가이드 요약

1. 의사소통 관리 계획(10.1)

(1) 개요

① 목적: 프로젝트 의사소통을 위한 적절한 접근법 및 계획을 개발한다. 

② 편익: 정보와 관련한 다양한 필요와 요구사항을 식별/분석하고 정보의 수명 주기 전체에 걸친 관리 방법과 절차를 설계한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 헌장: 핵심 이해관계자 목록 및 그들의 역할과 책임에 관한 정보를 참조한다.

② 프로젝트 관리 계획: 자원 관리 계획, 이해관계자 관리 계획 등을 참조한다.

③ 프로젝트 문서: 요구사항 문서, 이해관계자 기록부 등을 참조한다.

④ 기업 환경 요인: 조직 구조 및 특성, 정치적 분위기, 거버넌스 프레임워크, 인사 관리 정책, 이해관계자 위험 임계치, 형성된 의사소통 채널/도구/시스템, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 참조한다.

⑤ 조직 프로세스 자산: 조직의 정책/절차(소셜 미디어/윤리/보안, 쟁점/위험/변경/데이터 관리 관련), 조직 의사소통 요구사항, 정보의 개발/교환/저장/검색에 관한 표준화된 지침, 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리, 과거 프로젝트들에서 수집한 이해관계자 및 의사소통 관련 데이터/정보 등을 참조한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 조직 내 정치 및 권력 구조, 조직 및 타 조직의 환경과 문화, 프로젝트 인도물들의 산업 및 유형, 기업의 통신 기술, 기업 의사소통에 법률적 요구사항과 관련한 기업의 정책/절차, 보안 관련 기업 정책 및 절차, 이해관계자(고객 및 후원자 포함) 등에 관한 지식/경험 보유자들의 도움을 받는다.

② 의사소통 요구사항 분석: 이해관계자들의 다양한 정보 필요와 요구사항을 식별하고 정의한다.

③ 통신 기술: 정보 필요의 긴급성, 기술의 가용성, 사용 편이성, 프로젝트 환경, 정보의 민감성 및 기밀성 등을 고려하여 통신 기술을 선정한다.

④ 의사소통 모델: 기본적인 송신자/수신자 의사소통 모델, 상호 작용적인 의사소통 모델 등을 사용하여 의사소통 프로세스를 표현할 수 있다.

⑤ 의사소통 방법: 상호 작용적 의사소통, 전달식 의사소통, 유인식 의사소통, 대인간 의사소통, 소그룹 의사소통, 공개 의사소통, 매스 의사소통, 네트워크 및 소셜 컴퓨팅 의사소통 등의 방법을 분석하고 고려한다.

⑥ 대인 관계 및 팀 스킬: 의사소통 유형 평가, 정치적 인식, 문화적 인식 등을 활용한다.

⑦ 데이터 분석: 이해관계자 참여 평가 매트릭스 등을 활용한다.

⑧ 회의: 의사소통 관리 계획을 작성하기 위해 회의를 해야 할 수 있다.

(4) 산출물

① 의사소통 관리 계획: 프로젝트 의사소통을 계획, 실행, 감시하는 방법을 설명한다.

② 프로젝트 관리 계획 갱신: 이해관계자 관리 계획 등을 갱신한다.

③ 프로젝트 문서 갱신: 프로젝트 일정, 이해관계자 기록부 등을 갱신한다.

2. 의사소통 관리(10.2)

(1) 개요

① 목적: 정보의 생성/수집으로부터 폐기에 이르는 전체 과정을 관리한다.

② 편익: 이해관계자들 간 효과적/효율적인 의사소통이 이루어지게 하고 상황 변화에 맞게 관련 활동, 방법, 기법 등을 유연하게 조정한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 참조한다.

② 프로젝트 문서: 변경 일지, 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 품질 보고서, 위험 보고서, 이해관계자 기록부 등을 참조한다.

③ 작업 성과 보고서: 문서화된 보고서를 이해관계자들에게 배포하고 회람된다.

④ 기업 환경 요인: 조직 구조 및 특성, 정치적 분위기, 인사 관리 정책, 이해관계자 위험 임계치, 형성된 의사소통 채널/도구/시스템, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 참조한다.

⑤ 조직 프로세스 자산: 조직의 정책/절차(소셜 미디어/윤리/보안, 쟁점/위험/변경/데이터 관리 관련), 조직 의사소통 요구사항, 정보의 개발/교환/저장/검색에 관한 표준화된 지침, 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리, 과거 프로젝트들에서 수집한 이해관계자 및 의사소통 관련 데이터/정보 등을 참조한다.

(3) 도구 및 기법

① 통신 기술: 팀원들의 지리적 분포, 공유할 정보와 관련한 보안 요구사항, 활용 가용한 자원, 조직 문화 등을 고려하여 적합한 통신 기술을 활용한다.

② 의사소통 방법: 상호 작용적 의사소통, 전달식 의사소통, 유인식 의사소통, 대인간 의사소통, 소그룹 의사소통, 공개 의사소통, 매스 의사소통, 네트워크 및 소셜 컴퓨팅 의사소통 등의 방법을 분석하고 고려한다.

③ 의사소통 스킬: 의사소통 숙련성, 피드백, 비구문적 의사소통, 프리젠테이션 등을 활용한다.

④ 프로젝트 관리 정보 시스템: 전자적 프로젝트 관리 도구, 전자적 의사소통 관리, 소셜 미디어 관리 등의 다양한 도구를 활용한다.

⑤ 프로젝트 보고: 프로젝트 정보를 수집하고 배포한다.

⑥ 대인 관계 및 팀 스킬: 적극적 정취, 갈등 관리, 문화적 인식, 회의 관리, 네트워킹, 정치적 인식 등을 활용한다.

⑦ 회의: 의사소통 전략 및 의사소통 계획에 정의된 활동을 지원한다.

(4) 산출물

① 프로젝트 의사소통 결과물: 성과 보고서, 인도물 현황, 일정 진척 상황, 발생 원가, 프리젠테이션 자료 등을 포함한다.

② 프로젝트 관리 계획 갱신: 의사소통 관리 계획, 이해관계자 관리 계획 등을 갱신해야 할 수 있다.

③ 프로젝트 문서 갱신: 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 프로젝트 일정, 위험 기록부, 이해관계자 기록부 등을 갱신해야 할 수 있다.

④ 조직 프로세스 자산 갱신: 프로젝트 기록(공문, 메모, 회의록 등), (계획된 또는 돌발적) 프로젝트 보고서 및 발표 자료등을 갱신한다.

3. 의사소통 감시(10.3)

(1) 개요

① 목적: 프로젝트 및 이해관계자들의 정보 필요가 충족되는지 확인하고 필요할 경우 관리 접근법, 계획, 방법, 절차를 수정하고 갱신한다.

② 편익: 의사소통/이해관계자 관리 계획에 따라 정보 흐름을 최적화한다.

(2) 투입물

① 프로젝트 관리 계획: 자원 관리 계획, 의사소통 관리 계획, 이해관계자 교류 계획 등을 참조한다.

② 프로젝트 문서: 쟁점 일지, 교훈점 목록, 프로젝트 의사소통 결과물 등을 참조한다.

③ 작업 성과 데이터: 실제로 배포된 의사소통 결과물들의 유형과 수량 등을 참고한다.

④ 기업 환경 요인: 조직 구조 및 특성, 정치적 분위기, 거버넌스 프레임워크, 형성된 의사소통 채널/도구/시스템, 국제/권역/지역의 실무 및 관습, 시설 및 자원의 지리적 분포 등을 참조한다.

⑤ 조직 프로세스 자산: 조직의 정책/절차(소셜 미디어/윤리/보안), 조직 의사소통 요구사항, 정보의 개발/교환/저장/검색에 관한 표준화된 지침, 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리, 과거 프로젝트들에서 수집한 이해관계자 및 의사소통 관련 데이터/정보 등을 참조한다.

(3) 도구 및 기법

① 전문가 판단: 지역 및 대외 홍보, 언론 매체, 국제 환경, 가상 팀의 의사소통 등에 관한 전문 지식과 경험을 활용할 수 있다.

② 프로젝트 관리 정보 시스템: 정보의 수명 주기 전체를 관리하는 도구 및 기법을 활용한다.

③ 데이터 분석: 이해관계자 교류 평가 매트릭스 등을 활용하여 데이터를 분석한다.

④ 대인 관계 및 팀 스킬: 관찰과 대화 등을 활용한다.

⑤ 회의: 의사 결정, 이해관계자 요청 대응 및 토의를 위해 회의를 한다.

(4) 산출물

① 작업 성과 정보: 계획 대비 실적에 관한 평가 및 차이 분석 결과를 설명한다.

② 변경 요청: 변경 통제 절차를 따라야 하는 조치의 경우 실행 전에 변경 요청을 제출한다.

③ 프로젝트 관리 계획 갱신: 의사소통 관리 계획, 이해관계자 관리 계획 등을 갱신한다.

④ 프로젝트 문서 갱신: 쟁점 일지, 교훈점 기록부, 이해관계자 위험 기록부 등을 갱신한다.