10. 프로젝트 의사소통 관리 - 투입물

1. 프로젝트 헌장(Project Charter) 

① 프로젝트 헌장 작성(4.1)의 산출물로서 프로젝트의 실체를 정의하고, 공식적 착수를 선언하며, 프로젝트 승인 사실과 PM에 부여된 권한을 증명하는 문서이다.

② 의사소통 관리 계획(10.1)에서 핵심 이해관계자 목록, 그들의 역할과 책임 등을 참조한다.

2. 프로젝트 관리 계획(Project Management Plan) 

① 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 프로세스의 산출물로서 프로젝트 관리 활동을 체계적이고 조화롭게 수행하기 위해 종합한 마스터 플랜이다.

② 이해관계자 관리 활동 전반에서 활용되며 다음과 같은 내용들을 참조한다.

자원 관리 계획

• 참조 내용: 팀 자원의 분류/할당/관리/해제와 관련한 지침, 인적 및 물적 자원 관리에 필요한 의사소통, 프로젝트 조직의 실제 구성 및 역할 배정 상의 변경 사항 등

• 의사소통 관리 전체 과정(10.1~10.3)에서 필요한 내용을 참조한다.

이해관계자 관리 계획

• 참조 내용: 이해관계자들과의 효과적인 교류 전략 

• 많은 이해관계자 교류 활동은 사실상 의사소통에 기반을 두거나 의사소통을 통해 대부분 이루어진다.

• 따라서 의사소통 관리 전체 과정(10.1~10.3)에서 이해관계자 교류에 필요한 의사소통을 식별하기 위해 참조한다.

의사소통 관리 계획

• 참조 내용: 의사소통 전략과 구체적인 실행 계획(유형, 시기, 방법, 절차, 기술 등), 정보의 수명 주기 관리 계획, 의사소통에 참여하는 팀원과 이해관계자 및 관련 작업 등

• 의사소통 관리(10.2) 및 의사소통 감시(10.3)에서 필요한 내용을 참조한다.

3. 프로젝트 문서(Project Documents)

① 프로젝트 문서 중에서 다음 문서들을 참조한다.

요구사항 문서

• 의사소통 관리 계획(10.1)에서 의사소통과 관련한 요구사항이 무엇인지 파악하기 위해 참조한다.

프로젝트 의사소통

• 이해관계자들에게 제공한 문서나 정보로서 의사소통 감시(10.3)에서 의사소통 현황을 파악하기 위해 참조한다.

② 프로젝트 문서 중에서 다음과 같은 기록부를 참조한다.

이해관계자 기록부

• 의사소통 관리 전체 과정(10.1~10.3)에서 의사소통해야 할 이해관계자들에 관한 정보를 참조한다.

교훈점 기록부

• 의사소통 관리(10.2) 및 의사소통 감시(10.3)에서 의사소통의 효과성과 효율성을 개선하기 위해 참조한다.

③ 프로젝트 문서 중에서 다음과 같은 일지를 참조한다.

변경 일지

• 의사소통 관리(10.2)에서 이해관계자들에게 변경 요청의 처리 상황을 전달하기 위해 참조한다.

쟁점 일지

• 의사소통 관리(10.2) 및 의사소통 감시(10.3)에서 프로젝트 관련 쟁점 및 처리 상황을 파악하고 이해관계자들에게 전달하기 위해 참조한다.

④ 프로젝트 문서 중에서 다음 보고서들을 참조한다.

품질 보고서

• 의사소통 관리(10.2)에서 교정 조치 책임자들에게 품질과 관련한 쟁점 및 프로젝트, 제품 및 프로세스와 관련한 개선된 사항을 전달하기 위해서 참조한다.

위험 보고서

• 의사소통 관리(10.2)에서 위험 소유자 및 영향을 받는 이해관계자들에게 프로젝트 위험 정보를 전달하기 위해서 참조한다.

4. 작업 성과 보고서(Work Performance Reports)

① 프로젝트 현황 및 진행 상황, 획득 가치, 추세 및 추정치, 계약 성과 정보, 위험 요약 및 예비 자원의 소진 상황, 결함 빈도, 위험 신호 차트(stoplight chart) 등을 포함한다.

② 이 문서는 의사소통 관리(10.2)에서 이해관계자들에게 전달된다.

③ 프로젝트 성과 정보는 크게 존재 방식에 따라 세 가지 유형으로 구분할 수 있다.

작업 성과 데이터

• 프로젝트 작업 수행 중에 수집한 원시(raw) 측정치 및 관찰 결과이다.

• 예) 작업 착수/종료 날짜, 완성품 수량/색상, 결함 수, 투임 공수 등

• 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3) 프로세스의 산출물이다.

작업 성과 정보

• 계획과 작업 성과 데이터를 비교하고 맥락에 비추어 분석한 결과이다.

• 예) 인도물의 상태, 승인 받은 변경 요청의 실행 결과, 예측치 등

• 지식 영역별(통합 관리 제외) 감시 및 통제 프로세스들의 산출물이다.

• 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.4) 프로세스의 투입물이기도 하다.

작업 성과 보고서

• 정보 공유를 위해 성과 정보를 물리적/전자적 형태로 표현한 것

• 예) 상태 보고서, 전자적 대시보드, 메모, 권고 사항 등

• 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.4) 프로세스의 산출물이다.

• 통합 변경 통제 수행(4.6), 팀 관리(9.5), 의사소통 관리(10.2) 프로세스의 투입물이다.

④ 프로젝트 성과 정보의 흐름은 다음과 같다.

5. 작업 성과 데이터(WPD: Work Performance Data)

① 작업 담당자 및 작업 수행자들이 할당된 프로젝트 작업을 수행하면서 측정하고 수집한 원시 데이터(raw data)로서 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물이다.

② 실제포 배포된 의사소통의 유형과 수량 등과 관련한 성과 데이터를 참조한다.

6. 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors)

① 다음과 같은 환경 요인들을 고려하면 이해관계자 관리 활동이 더욱 현실적이 된다. 

조직의 특성

• 의사소통 접근법은 조직의 고유한 특성을 반영해야 한다.

• 예) 조직 문화, 정치 풍토, 거버넌스 프레임워크, 인사 관리 정책 등

위험 태도 및 의사소통 환경

• 이해관계자들의 위험 태도 및 의사소통 환경은 의사소통 접근법과 특성에 상당한 영향을 미친다.

• 예) 이해관계자 위험 성향 및 임계치, 수립된 의사소통 채널

지리적 및 지역적 특성

• 의사소통 접근법과 특성은 지리적/지역적 특성을 반영해야 한다.

• 예) 시설 및 자원의 지리적 분포, 국제적 및 지역적 추세/실무/관습

② 의사소통 관리 전체 과정(10.1~10.3)에서 필요한 요소를 참조한다.

7. 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets)

① 의사소통 관리 전체 과정(10.1~10.3)에서 필요한 요소를 참조한다.

프로세스 및 절차

• 조직에서 적용하고 있는 기존의 정책/절차/지침 등을 참조한다.

• 예) 기업 정책과 절차(소셜 미디어 활용과 관련한 방안/윤리/보안 및 쟁점/위험/변경/데이터 관리 등), 정보 수명 주기 관리와 관련한 표준 및 지침, 이해관계자 기록부 템플릿, 조직 의사소통 요구사항 등

전사적 지식 베이스

• 과거 프로젝트에서 작성한 문서 또는 수집한 정보를 참조한다.

• 예) 과거 프로젝트에서 입수한 이해관계자 및 의사소통과 관련한 정보, 역사적 정보 및 교훈점 리파지토리 등

② 프로젝트 이해관계자 및 의사소통과 관련한 기존의 자료와 정보를 적극 활용하면 불필요한 시행착오를 최소화할 수 있다.