[PMP 이론 정리 - 6장] 03 도구 및 기법 - (1/4)

1. 전문가 판단(Expert Judgment)

① 일정 개발/관리/통제, 일정 수립 방법론, 일정 수립 소프트웨어, 프로젝트가 속한 산업/지식 분야/응용 분야, 과거에 수행된 유사한 프로젝트 또는 관련 업무, 추정 등에 대한 지식과 전문성을 가진 사람의 도움을 받는다.

② 일정 관리 계획(6.1)에서는 프로젝트의 특성과 기업 환경에 맞게 일정 관리 방법론 및 일정 수립 소프트웨어를 선정할 때 전문가의 지식과 경험이 필요할 수 있다. 

③ 활동 정의(6.2)에서는 작업 패키지(WP)를 활동으로 분할할 때 작업의 기술적 및 물리적 특성, 작업 효율성, 프로젝트 특성, 업계 관례, 조직의 선호도 등을 종합적으로 고려하고 판단할 수 있는 전문가의 지식과 경험이 도움이 된다.

④ 활동 기간 추정(6.4)에서는 일정 개발/관리/통제, 프로젝트가 속한 산업/지식 분야/응용 분야, 기간 추정 등에 지식과 훈련을 받은 사람의 참여가 도움이 된다.

2. 연동 기획(Rolling Wave Planning)

① 활동을 분할하는 과정은 활용 가능한 정보의 양과 이해관계자들의 구체적인 의사결정 결과를 토대로 점진적으로 정교화한다.

② 다시 말해 가까운 시일 내에 완수해야 할 부분에 대해서는 활동을 상세하게 분할하지만 일정이 여유가 있는 부분은 개략적인 규모의 활동으로 표현한다.

③ 활동 정의(6.2)에서 활동 분할의 기준이 되는 WP가 아직 확정되지 않고 계획 패키지(PP) 형태로 남아 있다면 이를 상세하게 분할하는 것은 의미가 없을 것이다.

④ 따라서 범위 분할의 경우와 마찬가지로 활동 분할도 연동 기획 접근법을 따르는 것이 일반적이고 자연스럽다.

3. 회의(Meetings)

① 일정 관리 계획(6.1), 활동 정의(6.2), 활동 기간 산정(6.4)에서 PM, 후원자, 선별된 프로젝트 팀원, 기타 이해관계자들이 서로 정보와 의견을 교환하는 것은 도움이 된다.

② 특히 작업을 실제로 수행할 작업 팀과 담당자들이 회의에 참여하면 업무가 실제적이고 정확하게 진행되며 담당자들의 책임 추적성(accountability)도 향상된다.

4. 분할(Decomposition)

① WBS 생성(5.4)에서는 주요한 프로젝트 인도물과 작업들을 더 작은 단위로 분할하여 복잡성이 낮추고 분석하고 관리하기 쉽게 만들었다,

② 이제 활동 정의(6.2)에서는 WBS에 포함된 작업 패키지(WP)를 프로젝트 일정 안에 포함하여 관리할 수 있을 만큼 적절한 규모로 분할한다.

③ 일정 활동(Schedule Activity): 말 그대로 프로젝트 일정 상에 등장하는 일정 규모의 활동으로서 WP를 분할하는 과정을 통해 도출한다.

④ 활동 분할은 범위 분할의 결과물인 WP(작업 패키지)를 완수하기 위해 어떤 활동을 수행해야 하는지 분석하는 과정으로서 누락과 중복 없이 이루어져야 한다.

④ 하지만 활동 분할은 프로젝트의 규모, 복잡성, 유사한 프로젝트의 수행 경험 유무, 외부 조달 대상 여부 등에 활동 정의의 결과가 달라질 수 있다. 

⑤ 예를 들어, 처음 수행하거나 규모나 복잡성이 큰 프로젝트의 경우에는 일정 활동을 매우 상세하게 정의해야 하지만 그렇지 않다면 개략적으로 분할해도 무방할 수 있다.

⑥ 또한, 외부 조달 대상이 되는 WP는 상세한 활동 정의가 불필요하며 단지 조달 과정 전체 를 하나의 활동으로 식별하거나 개략적인 조달 과정 구성 활동으로 분할할 수 있다.

⑦ 분할이 상세하면 자원 요구사항, 소요 일정 및 원가를 더 신뢰성 있게 산정할 수 있으며 작업 진행 현황을 감시하고 관리 현안들에 더 잘 대응할 수 있다.

⑧ 하지만 지나치게 상세하게 분할하면 일정 활동들의 규모가 너무 작아져서 작업자의 재량권이 제한되고 자원/시간의 비효율적인 사용 및 생산성 저하가 생겨날 수 있다.

5. 데이터 분석

(1) 대안 분석(Alternative Analysis)

① 특정한 목적을 달성하는 여러 대안들의 경제적 및 비경제적 장단점과 보유 자원의 한계 등을 고려하여 최적의 대안을 선택하는 다양한 활동과 기법을 포함한다.

② 일정 관리 계획(6.1) 및 활동 기간 추정(6.4)에서 일정 관리 방법론, 일정의 상세화 정도, 일정 갱신 주기, 다양한 선택에 따른 활동 기간 변화 등을 비교/평가할 때 사용한다.

(2) 예비분 분석(Reserve Analysis)

① 활동 기간 추정(6.4)에서 정보 부족 및 미래 상황의 불확실성 등을 감안하여 어느 정도 여유 시간을 포함시킬 수 있는데 이를 예비분(reserve)이라고 한다.

② 예비분은 돌발(contingency) 예비분과 관리(management) 예비분으로 나뉜다. 

돌발 예비분

• 사전에 식별한 일정 위험(Known-unknown)을 대비한다.

• 일정 예비분(Schedule reserve)이라고도 하며 일정 기준선에 포함된다.

• 추정 기간의 일정 비율 또는 일정 기간을 예비분으로 설정할 수 있다.

• PM에게 사용 권한이 있으며 프로젝트가 진행되면서 조정될 수 있다.

관리 예비분

• 사전에 식별하지 못한 일정 위험(Unknown-unknown)을 대비한다.

• 일정 기준선에 포함되지 않으므로 PM에게는 사용 권한이 없다.

• 프로젝트 수행 기간에 관한 요구사항에는 반영되어 있다.

• 경영진이 승인할 경우 일정 기준선을 연장할 때 사용한다.

(3) 획득 가치 분석(EVA: Earned Value Analysis)

① EVA는 범위/일정/원가 성과를 종합적으로 감시/평가하는 데 대단히 유용한 기법이다.

② 따라서 일정 통제(6.6)에서 획득 가치 분석(EVA) 기법이 유용하게 활용된다.

(4) What-if 시나리오 분석(What-if Scenario Analysis)

① 일정 관련 위험이 현실화될 경우 발생할 수 있는 상황을 몇 가지 시나리오로 유형화하여 정리 및 분석하고 대응책을 수립한다.

② 일정 개발(6.5)와 일정 통제(6.6)에서 다양한 조건 또는 선택에 따라 일정이 어떻게 영향을 받는지 평가하고 최적의 선택을 할 때 활용할 수 있다.

(5) 시뮬레이션(Simulation) 

① 일정 개발(6.5) 과정에서 여러 물리적, 논리적, 수학적 모델을 사용하여 분석하고 예측하는 시뮬레이션 기법을 활용할 수 있다.

② 몬테 카를로(Monte Carlo) 분석: 관심 대상 변수에 대해 통계적 확률 분포를 가정하고 난수를 발생시켜 실험하고 분석하는 컴퓨터 시뮬레이션의 일종이다. 

(6) 회차 소멸 차트(Iteration Burndown Chart)

① 전체 작업, 완료 작업, 잔여 작업을 표현하는 차트로서 일정 통제(6.6)에 활용된다.

(7) 성과 검토(Performance Review) 

① 일정 통제(6.6) 과정에서 일정 성과를 측정하고 일정 기준선과 비교하고 분석한다.

(8) 추세 분석(Trend Analysis)

① 추세 분석: 시간이 흐르면서 성과가 향상 또는 퇴보하는지를 판단하고 과거의 성과를 토대로 미래의 성과를 예측하는 활동이다.

② 추세 분석 결과는 일정 통제(6.6)에서 필요한 조치를 제안하는 데 사용된다.

(9) 차이 분석(Variance Analysis)

① 프로젝트 및 제품 범위 완수 현황과 관련하여 계획과 실적 간의 차이를 주기적으로 검토하고 통제된 범위 내에서 발생하는지 추적 감시한다.

② 일정 통제(6.6)에서 일정 차이의 심각성을 평가하고 사전에 설정한 임계치 또는 통제 한계선을 벗어난 차이에 대해서는 영향과 원인 분석을 할 때 활용할 수 있다.