10장 의사소통 관리

의사소통 모델

- 송신자 + 정보 + 메시지 + Encode + 매체(Media) + Decode + 수신자

- Noise + Acknowledgement + Feedback

의사소통 채널 수

- n×(n-1) / 2

- 일반적으로 PM 역시 프로젝트 팀원에 포함된다. Full timer와 part timer를 구분할 필요 없다.

Q1. 당신은 팀원 수가 5명인 프로젝트 팀의 PM이다. 전체 채널 수는?

A. 6

B. 10

C. 15

D. 21

Q2. 당신은 팀원 수가 5명인 프로젝트 팀과 일하는 PM이다. 전체 채널 수는?

A. 6

B. 10

C. 15

D. 21

Q3. PM이 3명의 엔지니어와 함께 일을 하고 있는데, 엔지니어 하나가 이제 full time으로 일을 할 수 없다고 한다. 그리고 part time으로 한 명이 영입되었다. 변화된 채널 수는?

A. 변화 없음

B. 3개 증가

C. 4개 증가

D. 9개 증가

의사소통의 유형

- Internal vs External

- Formal vs Informal

- Vertical (같은 조직 내 상하 간) vs Horizontal (같은 조직 내 같은 직급 간) vs Diagonal (서로 다른 조직에 속해 있는 서로 다른 직급 간)

- Verbal vs Nonverbal

- Verbal: Oral vs Written

Q4. 한 프로젝트의 PM이 다른 프로젝트 팀에 속한 팀원과 대화하고 있다. 어떤 유형의 의사소통인가?

A. Official

B. Vertical

C. Horizontal

D. Diagonal

의사소통관리계획서

- 이관절차, management chain, glossary 등도 포함된다.

* Management Chain: 팀원 → 서브 팀장 → PM → 후원자

효과적인 의사소통

- 피드백 루프를 포함시켜 상호 작용의 기회를 제공한다.

- 의사소통의 장애물을 제거한다.

의사소통의 유형

- 책임추적성: 서면 + 정형. 예) 계약서 문서화, CR의 작성

- 허심탄회한 대화: 구두 + 비정형 + 대면. 예) 개인성과문제

Q5. 여러 지역에서 프로젝트를 수행 중이라서 관리하기 힘들다. 각 지역별 리더에게 권한을 위임하는 방법으로서 가장 적절한 것은?

A. 스폰서가 이메일로 위임

B. PM이 이메일로 위임

C. 후원자가 전화로 위임

D. PM이 전화로 위임

문체(Writing style)

- 문장구조: 불필요하게 길지 않게 작성한다.

- 단어선택: 불필요한 전문 용어를 피한다. (특히 경영진 보고 시에는 전문 용어를 피한다.)

Q6. 다음 중 경영진에게 제출하는 보고서와 관련하여 올바르지 않은 설명은?

A. 경영진을 위한 요약(Executive summary)을 포함한다.

B. 전문 용어 사용을 최대한 피한다.

C. 문장 구조를 복합하지 않게 쓴다.

D. 문장을 최대한 짧게 쓴다.

회의 관리 기법

- 사전에 agenda를 작성하여 공유하고, 회의가 일찍 끝났다고 agenda를 늘리지 않는다.

- 회의 중에 불필요한 발언을 반복하고 방해하면 못하게 한다. (갈등관리: 경쟁)

- 회의 후에는 회의록을 작성한다.

Q7. 이전 회의에서 다루어진 사안을 재차 끄집어내는 팀원이 있다. 어떻게 해야 하는가?

A. 주의 깊게 듣고 다시 논의해 본다.

B. 무시한다.

C. 그렇게 하지 말라고 한다.

D. 회의가 끝난 후에 경고한다.

Q8. 어젠다의 모든 안건을 다루었는데 회의가 일찍 끝났다. 어떻게 해야 하는가?

A. 회의 안건을 추가한다.

B. 회의를 마친다.

C. 이전의 결정 사항이 시행됐는지 점검한다.

D. 다음 회의 때 논의할 안건을 수집한다.

프로젝트 성과 정보

- 작업 성과 데이터 (4.3) → 작업 성과 정보 (통제 프로세스들) → 작업 성과 보고서(4.4)

- 미래를 추정하기 위한 보고서: Trend report, forecasting report

- 변경에 대한 승인, 실행된 변경 등에 대해서는 이해관계자들에게 적절히 통지해야 한다.

(정답)

Q1. B.

Q2. C.

Q3. C. (4명: 6개 → 5명: 10개)

Q4. D. 대각선적: 서로 다른 조직에 속한 상급자와 하급자의 의사소통

Q5. B.

Q6. D. 문장은 불필요하게 길지 않게 쓴다.

Q7. C.

Q8. B.