11장 프로젝트 위험 관리 - 투입물

1. 프로젝트 헌장

① 프로젝트와 관련한 전반적인 정보를 이해관계자들과 공유하고, 프로젝트의 공식적 착수를 선언하며, PM에게 부여된 자원 사용 권한을 증명하는 문서이다.

② 프로젝트 목적/동기/타당성/범위, 상위 수준의 요구사항/가정/제약/일정/예산/위험/이해관계자, 성공 기준, 프로젝트 중단 기준, 임명된 PM 및 권한 등의 내용이 포함된다.

③ 프로젝트 헌장 작성(4.1) 프로세스의 산출물이며 위험 관리 계획(11.1) 프로세스의 투입물로서 상위 수준에서 설명한 프로젝트 설명, 범위, 요구사항, 위험 등을 참조한다.

2. 프로젝트 관리 계획

① 프로젝트 관리 활동을 체계적이고 조화롭게 수행하기 위해 종합한 마스터 플랜으로서 프로젝트 관리 계획 개발(4.2) 프로세스의 산출물이다.

② 위험 관리 활동 전반에서 활용되며 다음과 같은 내용들을 참조한다.

기준선

• 참조 내용: 범위 기준선, 일정 기준선, 원가 기준선 등

• 불확실성 및 모호성이 존재하는 요소들은 위험의 원인이 될 수 있다.

• 위험 식별, 정량적 위험 분석 수행, 위험 대응 계획에 참조된다.

다른 분야의 관리 계획

• 참조 내용: 요구사항 관리 계획, 일정 관리 계획, 원가 관리 계획, 품질 관리 계획, 자원 관리 계획 등

• 다른 분야의 관리 활동과 일관성을 갖추고 위험의 원천을 파악하기 위하여 위험 관리 계획(11.1), 위험 식별(11.2)에 참조된다.

위험 관리 계획

• 참조 내용: 위험 관리 전략 및 방법론, 역할과 책임, 예산 및 수행 시기, 위험 분류 체계, 이해관계자의 위험 성향, 위험 확률 및 영향 정의, 확률 및 영향 매트릭스, 보고 서식, 추적 등 

• 위험 식별, (정성적 및 정량적) 위험 분석 수행, 위험 대응 계획, 위험 대응 실행, 위험 감시(11.1~11.7)에 참조된다.

3. 프로젝트 문서

① 참조해야 할 대표적인 문서와 내용은 다음과 같다.

가정 일지

• 위험을 식별, 분석, 감시할 때 가정과 제약을 고려한다.

프로젝트 일정

• 위험 대응 계획을 수립할 때 대응 일정을 결정하기 위해 고려한다.

원가 및 기간 추정치(Estimate)

• 참조 내용: 각 활동 및 산출물의 원가 추정치 및 기간 추정치

• 위험 식별을 할 때 불확실성이 내재된 추정치를 고려한다.

원가 및 기간 예측치(Forecast)

• 참조 내용: 각 활동 및 산출물 등의 원가 예측치 및 기간 예측치

• 정량적 위험 분석을 할 때 각 예측치의 신뢰성을 평가한다.

추정 근거

• 참조 내용: 추정의 목적, 사용된 모델, 방법론, 가정 및 근거 등

• 정량적 위험 분석을 할 때 위험 노출을 평가하기 위해 참조한다.

마일스톤 목록

• 중요 마일스톤을 고려하여 일정 위험 분석의 신뢰성을 결정한다.

요구사항 문서

• 위험의 원인이 될 수 있는 요구사항을 식별/분석할 때 참조한다.

자원 요구사항

• 자원의 필요 수량에 내재된 위험을 식별/분석할 때 참조한다.

가용 자원 관련 문서

• 참조 내용: 자원 분할 구조, 자원 달력 등

• 위험 대응 계획을 수립할 때 가용 자원과 가용 일정을 참조한다.

위험 기록부

• 참조 내용: 식별된 위험 목록, 위험의 우선 순위 및 대응 방안 등

• 위험 식별, 분석, 대응 계획 수립 및 실행, 감시에 투입된다.

위험 보고서

• 참조 내용: 전반적 위험의 노출 수준 및 개별 위험의 우선 순위 등

• 위험 분석, 대응 계획 수립 및 실행, 감시에 투입된다.

이해관계자 기록부

• 참조 내용: 개별 위험과 관련이 있는 이해관계자 관련 역할 정보

• 위험 식별 참여자, 위험 책임자(owner)를 지정할 때 참조한다.

• 위험 식별, 정성적 위험 분석 수행, 실행 계획 수립에 투입된다.

쟁점 일지

• 위험 식별을 할 때 개별 위험의 원인이 되거나 전반적 위험에 영향을 미칠 수 있는 쟁점을 파악하기 위해 참조한다.

교훈점 기록부

• 참조 내용: 프로젝트 수행 중에 학습한 관련 교훈점 등

• 위험 식별, 대응 계획 수립 및 실행, 위험 감시 등에 투입된다.

 

4. 협약(Agreements)

① 조달 수행(12.2)의 산출물로서 프로젝트 외부로부터 자원을 획득하는 조달 업무가 수반된 경우 외부 공급자와 합의한 사향들 및 법률적 책임과 권리 등을 설명한다.

② 마일스톤 일정, 계약의 유형, 납기/원가/품질 등에 관한 책임, 인수 기준, 보상 및 처벌 규정 등은 다양한 위험의 원인이 되기 때문에 위험 분석(11.2)을 할 때 참조한다.

5. 조달 문서(Procurement Documentation)

① 조달 수행(12.2) 및 조달 통제(12.3)의 투입물로서 입찰 서류(RFI, RFP, RFQ), 조달 작업 명세서(SOW), 독립 원가 추정치, 공급업체 선정 기준, 결제 정보, 공급자의 성과 정보, 각종 계획 및 도면, 기타 공문 등을 포함한다.

② 위험 분석(11.2)을 할 때 조달과 관련한 위험을 식별하고 평가하기 위해 참조한다.

③ 외부 조달은 일정과 원가를 절감하고 품질을 향상하는 데 기여할 뿐만 아니라 위험을 공급업자에게 전가할 수 있기 때문에 중요한 위험 관리 수단으로 자주 사용된다.

6. 작업 성과 데이터(WPD: Work Performance Data)

① 작업 담당자 및 작업 수행자들이 할당된 프로젝트 작업을 수행하면서 측정하고 수집한 원시 데이터(raw data)로서 프로젝트 작업 지시 및 관리(4.3)의 산출물이다.

② 위험 감시(11.7)를 할 때 위험 대응 방안의 실행 현황, 발생한 위험, 여전히 존재하는 위험과 사라진 위험 등에 대한 정보를 참조한다.

7. 작업 성과 보고서(WPR: Work Performance Report)

① 프로젝트 작업 감시 및 통제(4.5)의 산출물로서 작업 성과 정보(WPI: Work Performance Information)를 종합적으로 검토한 후 이해관계자들과 공유할 내용을 전자적 또는 물리적 형태로 문서화한 것이다.

WPD(작업 성과 데이터) ⇨ WPI(작업 성과 정보) ⇨ WPR(작업 성과 보고서)

② 프로젝트 현황 및 진행 상황, 획득 가치, 추세 및 추정치, 계약 성과 정보, 위험 요약 및 예비 자원의 소진 상황, 결함 빈도, 위험 신호 차트(stoplight chart) 등을 포함한다.

③ 위험 감시(11.7)를 할 때 각종 차이 분석 및 획득 가치 분석(EVA) 결과, 실행한 조치, 추세 분석 및 미래에 대한 추정 데이터 등을 참조한다.

8. 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors)

① 다음과 같은 환경 요인들을 고려하면 위험 관리 활동이 더욱 현실적이 된다. 

위험 태도

• 참조 내용: 핵심 이해관계자들의 위험 성향 및 위험 임계치 등

• 위험 관리 계획, 위험 대응 계획 수립에 참조한다.

관련 연구 자료

• 참조 내용: 시중에 출판된 자료(상용 위험 DB, 위험 점검 목록 등), 학술 연구 자료, 벤치마킹 결과, 유사 프로젝트에 관한 산업 연구 등

• 위험 식별, (정성적 및 정량적) 위험 분석 수행에 참조한다.

9. 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets)

① 위험 관리 활동에 필요한 정책, 표준, 서식을 효율적으로 개발할 수 있게 도와 준다.

조직의 정책 및 표준

• 참조 내용: 조직의 위험 정책, 위험 관련 표준 용어 및 정의, 위험 관련 역할/책임, 의사결정 권한, 조직 및 프로젝트 통제 방안 등

• 위험 관리 계획, 위험 식별 등에 활용한다.

템플릿

• 참조 내용: 위험 범주 및 위험 분할 구조, 위험 선언(statement), 위험 관리 계획, 위험 기록부, 위험 보고서 등

• 위험 관리 계획, 위험 식별, 위험 대응 계획 등에 활용한다.

② 위험 관리 성과를 향상하고 불필요한 시행착오를 줄이기 위하여 전사적 지식 기반으로부터 다음과 같은 정보를 참조할 수 있다.

과거의 유사한 프로젝트들에서 얻은 자료

• 참조 내용: 과거 프로젝트들의 위험 점검 목록, 위험 분석 결과물, 실제 데이터를 포함한 프로젝트 파일, 기타 역사적 정보 등

• 위험 식별, 정성적 및 정량적 위험 분석 수행에 활용한다.

교훈점 리파지토리

• 참조 내용: 과거 유사한 프로젝트들로부터 얻은 교훈점, 대응 방안의 효과성 관련 자료 등

• 위험 관리 계획, 위험 식별, 위험 대응 계획 수립/실행에 활용한다.