11장 프로젝트 위험 관리 - 도구 및 기법 (2/2)

5. 대인 및 팀 스킬

(1) 촉진(Facilitation)

① 위험 식별(11.2), 정성적 및 정량적 위험 분석 수행(11.3, 11.4), 위험 대응 계획(11.5) 등을 위해 잘 훈련 받은 촉진자(faciliator)가 사회하는 워크숍을 활용할 수 있다.

② 촉진 기법은 프로젝트 팀원 및 적절한 이해관계자들이 다양한 의견을 제시하고 공감대를 형성하며 갈등 및 편향성을 해소하는 데 큰 도움이 될 수 있다.

(2) 영향력 행사(Influencing)

① 위험 대응 실행(11.6) 과정에서 프로젝트 팀원이 아니거나 PM의 권한 아래 있지 않거나 프로젝트와 이해 상충이 존재하는 이해관계자들에게 영향력을 행사해야 할 수 있다.

② 영향력을 행사하려면 효과적 경청(active and effective listening), 관련 정보 수집, 명확하고 설득력 있는 논점 제시, 다양한 논점에 대한 인식 및 고려 등의 스킬이 필요하다.

6. 촉진 목록(Prompt Lists)

① 촉진 목록은 발생 가능한 개별 및 전반적 프로젝트 위험 범주(risk category)들을 사전에 열거한 목록으로서 위험 식별(11.2) 과정에서 아이디어 생성 및 수집에 도움을 준다.

② 잠재적인 프로젝트 위험을 식별할 때 참조할 수 있는 촉진 목록은 다음과 같다.

PESTLE	TECOP	SPECTRUM
• Political(정치) • Economic(경제) • Sociological(사회) • Technological(기술) • Legal(법률) • Environmental(환경)	• Technical(기술) • Environmental(환경) • Commercial(상업) • Operational(운영) • Political(정치)	• Technical(기술) • Environmental(환경) • Commercial(상업) • Operational(운영) • Political(정치)

③ 이외에도 VUCA 모델을 사용할 수도 있는데 구성 범주는 휘발성(Volatility, 변화의 속도). 불확실성(Uncertainty, 예측의 어려움), 복잡성(Complexity, 의사 결정 시 고려해야 할 핵심 변수의 수), 모호성(Ambiguity, 사건 의미 해석의 불명확성)이다.

7. 위험 범주화(Risk Categorization)

① 위험 범주화란 위험 노출이 가장 큰 영역을 판단하기 위해 위험들을 일정한 기준에 따라 집단화하는 것으로 정성적 위험 분석 수행(11.3)에 활용할 수 있다.

② 프로젝트 단계나 목적, 역할과 책임, 인도물, 위험의 원천 등을 기준으로 위험을 범주화하면 효과적인 대응 방안을 수립하고 중요한 위험에 노력을 집중하는 데 도움이 된다.

8. 의사소통(Communication)

① 정성적 위험 분석 수행(11.3) 과정에서 위험의 우선순위를 도식적으로 표현한다.

② 대표적 도구는 확률 영향 매트릭스와 계층형 차트(hierarchical type chart)가 있다.

확률 영향 매트릭스	계층형 차트 (버블 차트)
• 확률/영향을 기준으로 위험을 평가한다. • 가장 널리 사용되는 위험 표현 도구이다.	• 두 개가 넘는 기준으로 위험을 평가한다. • 예) 복잡성-근접성-변동성 차트

9. 불확실성의 표현(Representations of Uncertainty)

① 정량적 위험 분석 수행(11.4) 과정에서 확률 분포를 사용하여 위험을 정량적으로 평가하면 발생 가능한 값의 범위와 확률적 유의성을 동시에 표현할 수 있다.

② 가장 널리 사용되는 이산형(discrete) 및 연속형(continuous) 확률 분포는 다음과 같다.

이산형 확률 분포	연속형 확률 분포
이항 분포, 포아송 분포, 기하 분포, (이산형) 균등 분포 등	정규 분포, 베타 분포, 삼각 분포, 로그 정규 분포, (연속형) 균등 분포 등

10. 위협 대응 전략(Strategies for Threats)

① 위험 대응 계획(11.5) 과정에서 위협에 대하여 다음과 같은 대응 전략을 활용할 수 있다.

(1) 이관(Escalate)

① PM은 프로젝트 차원에서 관리해야 하거나 관리할 수 없는 위협은 프로그램, 포트폴리오, 조직 차원에서 관리하도록 적정 대상에 이관한다.

② 이관된 위험은 위험 기록부에는 포함되지만 더 이상 감시하거나 관리하지는 않는다.

(2) 회피(Avoid)

① 우선순위가 높은 위협에 대하여 발생 확률을 원천적으로 제거하거나 프로젝트에 미치는 영향을 근본적으로 차단하는 대응 방식이다.

② 예를 들어, 범위 변경, 자원/일정의 추가, 전략/계획의 변경, 요구사항 명확화, 정보 수집, 의사소통 개선, 전문가 활용 등의 방법이 있다.

(3) 전가(Transfer)

① 위협을 관리하고 부정적 영향을 감당할 책임을 제삼자에게 이전하고 위험을 감수하는 대가로 프리미엄(premium)을 지급하는 대응 방식이다.

② 예를 들어, 보험, 아웃소싱, 계약 이행 보증(performance bond), 품질 보증(warranty), 보장(guarantee) 등의 방법이 있다.

(4) 완화(Mitigate)

① 부정적 위험이 발생한 다음에 손실을 완화하는 것이 아니라 위협이 현실화되기 전에 발생 확률과 영향을 낮추기 위해 노력하는 대응 방식이다.

② 예를 들어, 시제품 제작을 통한 검증, 테스트 증대, 익숙한 접근법 및 공급자의 활용, 구성분의 중복을 통한 중단의 영향 완화 등의 방법이 있다.

(5) 수용(Accept)

① 우선 순위가 낮거나 타당한 대응 방안이 없는 위협에 대하여 부정적 위험의 존재를 인지하지만 어떠한 사전 조치도 취하지 않는 대응 방식이다.

② 능동적(Active) 수용: 위협에 대응하기 위한 시간, 자금, 자원의 돌발 여유분을 수립한다.

③ 수동적(Passive) 수용: 위협을 주기적으로 검토할 뿐 다른 조치는 취하지 않는다.

11. 기회 대응 전략(Strategies for Opportunities)

① 위험 대응 계획(11.5) 과정에서 기회에 대하여 다음과 같은 대응 전략을 활용할 수 있다.

(1) 이관(Escalate)

① PM은 프로젝트 차원에서 관리해야 하거나 관리할 수 없는 기회는 프로그램, 포트폴리오, 조직 차원에서 관리하도록 적정 대상에 이관한다.

② 이관된 위험은 위험 기록부에는 포함되지만 더 이상 감시하거나 관리하지는 않는다.

(2) 활용(Exploit)

① 우선순위가 높은 기회에 대하여 발생 확률을 사실상 100%까지 증대하기 위한 조치를 취하여 긍정적인 영향의 혜택을 온전히 누리는 대응 방식이다.

② 예를 들어, 가장 역량이 큰 자원을 프로젝트에 배정하거나 진보된 신기술을 활용하여 일정이나 원가를 절약하거나 품질을 향상하는 등의 방법이 있다.

(3) 공유(Share)

① 기회를 관리할 책임을 제삼자에게 이전하고 기회가 현실화 되었을 때 발생하는 편익의 일부를 일명 프리미엄(premium)이라는 명칭의 대가를 지급하는 대응 방식이다.

② 예를 들어, 위험 공유 파트너십, 팀, 특수 목적의 회사, 조인트 벤처 등의 방법이 있다.

(4) 증대(Enhance)

① 긍정적 위험이 발생한 다음에 편익을 증대하는 것이 아니라 기회가 현실화되기 전에 발생 확률과 영향을 높이기 위해 노력하는 대응 방식이다.

② 예를 들어, 기회의 원천이나 원인에 집중하여 발생 가능성을 높이거나 잠재적 영향을 확장하기 위해 노력하거나 추가 자원을 투입하는 것 등이 방법이 있다. 

(5) 수용(Accept)

① 우선 순위가 낮거나 타당한 대응 방안이 없는 기회에 대하여 긍정적 위험의 존재를 인지하지만 어떠한 사전 조치도 취하지 않는 대응 방식이다.

② 능동적(Active) 수용: 위협에 대응하기 위한 시간, 자금, 자원의 돌발 여유분을 수립한다.

③ 수동적(Passive) 수용: 위협을 주기적으로 검토할 뿐 다른 조치는 취하지 않는다.

12. 전반적 프로젝트 위험 대응 전략(Strategies for Overall Project Risks)

① 위험 대응 계획(11.5) 과정에서 개별 프로젝트 위험에 대한 대응도 중요하지만 전반적 프로젝트 위험에 대한 대응 전략을 수립하는 것도 중요하다.

② 개별 프로젝트 위험 대응 전략과 유사한 다음과 같은 대응 전략을 활용할 수 있다.

13. 상황 의존적 전략(Contingent Response Strategies)

① 위험 대응 계획(11.5) 과정에서 사전에 정의한 특정 사건이나 상황이 발생할 경우에만 실행하는 상황 의존적(contingent) 또는 조건부(conditional) 대응 전략을 수립할 수 있다.

돌발 상황 계획(Contingency Plan)

• 특정 사건이나 상황이 발생할 경우에만 실천하는 계획이다.

• 예) 최근 국회에서 추진 중인 입법안이 가결될 경우 기회를 활용하고 위협을 회피하기 위해 설계를 변경하기로 하는 계획

복귀 계획(Fallback Plan)

• 특정 계획이 의도대로 실행되지 않을 경우 실천하는 계획이다.

• 예) 국내 최초로 시도하는 공법이 실패할 경우 상황을 수습하고 기존의 검증된 공법으로 전환하기 위한 계획

② 실행해야 할 활동들은 물론 상황 의존적 전략의 실행 조건이 되는 일련의 전제 또는 계기(trigger)까지 명확히 정의해야 한다.

③ 임기응변적 계획(Workaround): 특정 사건이나 상황이 발생했을 때 사후 즉흥적으로 수립하고 실행하는 대응 방안으로서 상황 의존적 전략은 아니다.

14. 의사 결정(Decision Making)

① 위험 대응 계획(11.5) 과정에서 여러 방안 중 하나를 선택하거나 기존의 대안을 대체하는 새로운 대안을 선택해야 하는 경우 의사결정 기법을 적용해야 할 수 있다.

② 예를 들어, 대안 분석, 복합 기준 결정 분석, 비용 편익 분석 등을 활용할 수 있다.

15. 자원 할당(Resource Allocation)

① 결정된 대안에 적절한 인적 및 물적 자원을 투입하지 않으면 위험 대응 실행(11.6) 프로세스를 효과적으로 수행할 수 없다.

② 자원 확보(9.2) 프로세스와 연계하여 적절한 자원을 위험 대응 활동에 할당해야 한다.

16. 프로젝트 관리 정보 시스템(Project Management Information System)

① 위험 대응 실행(11.5)이 관리 목적으로 효과적으로 성취하고 있는지 확인하려면 자동화된 일정, 비용, 자원 관리 도구를 활용해야 한다.

② 이러한 자동화된 도구들이 제공하는 정보는 위험 대응 방안을 관련 활동과 연계하여 시기적절하게 수행하는 데 중요한 기준이 된다.