[CISA 이론 정리 - 3장] 01 IT 투자 가치 실현 (2/2)

2. 편익 실현(Benefit Realization)

(1) 의의

① 이론적으로 볼 때 각각의 프로젝트가 성공하면 비전도 당연 실현되어야 한다.

② 하지만 프로젝트를 차질 없이 완료하였는데도 기대했던 결과를 실현하지 못할 수도 있다.

③ 이는 프로젝트의 궁극적 편익 실현을 위한 관리가 부족했기 때문일 수 있다.

④ 편익 실현이란 투자 프로젝트로부터 궁극적 가치/편익을 달성하기 위한 일련의 활동이다.

⑤ 편익 실현은 편익 관리(benefits management)라고도 한다.

⑥ 편익 실현을 위해서는 프로젝트 선정 방법, 프로젝트 및 프로그램 관리 방법, 포트폴리오 관리 기법 등을 명시하는 조직의 편익 관리 방법론이 필요하다.

⑦ 또한, 편익의 달성 정도를 정성적/정량적으로 측정하기 위한 척도와 목표를 정의하고 실제로 사용함으로 편익 실현을 체계적으로 관리해야 한다.

⑧ 그리고 달성하고자 하는 편익의 수준과 관련한 가정(assumptions)을 명시해야 한다.

⑨ 또한, 편익 실현을 담당할 사람들의 역할과 책임을 정의하고 과정을 기획해야 한다.

(2) 포트폴리오/프로그램 관리

① 포트폴리오(Portfolio)란 기업이 특정 시점에서 수행하고 있는 모든 프로젝트 및 프로그램들의 집합이다.

② 포트폴리오 관리의 목적은 포트폴리오의 가치를 극대화하는 것이다.

③ 후원자(또는 소유자)는 프로그램 관리자와 관리 팀을 문서로 임명해야 한다.

④ 이러한 실무는 프로그램 성공의 가장 기본적인 출발점이 된다.

⑤ PMO(Project Management Office)는 프로그램 및 프로젝트 관리에 도움을 준다.

⑥ PMO는 프로젝트 관리에 도움이 되는 기법, 도구, 절차, 표준을 개발/보급하는 상설 조직이다.

⑦ PMO는 프로젝트 및 프로그램 관리 품질을 향상하고 성공을 촉진한다.

⑧ 또한, 프로젝트 우선 순위 및 일정 수립, 자원 분배, 프로젝트 간 지식 이전 등을 도모한다.

⑨ PMO는 이를 위해 다양한 프로젝트 정보를 포함하는 데이터베이스를 구축/운영한다.

⑩ PMO는 이러한 정보를 바탕으로 지속적인 포트폴리오 보고서를 작성한다.

(3) 프로젝트 선정

① 성공적인 편익 실현을 위해서는 잠재적 가치가 큰 프로젝트에 투자하는 것이 중요하다.

② 말 그대로 처음부터 올바른 투자를 할 때 편익이 실현될 가능성이 증가한다.

③ 따라서 먼저 프로젝트 타당성을 철저히 조사한 다음 프로젝트를 선정해야 한다.

④ 이때 초기 타당성 조사의 결과는 비즈니스 사례(business case) 작성의 근거가 된다.

⑤ 비즈니스 사례는 프로젝트의 수행 동기, 기대 결과, 비즈니스 기여도 등을 포함한다.

⑥ 비즈니스 사례를 일단 작성하면 경영진의 검토와 승인을 받아야 한다.

⑦ 한편 프로젝트에 내재된 가치/편익은 프로젝트가 진행되면서 변할 수 있다.

⑧ 따라서 비즈니스 사례는 단계 말에 매번 내용을 검토하고 다시 승인 받아야 한다.

⑨ 이러한 과정을 통해 가치가 검증된 경우에만 프로젝트를 최종 단계까지 실행한다.

⑩ 비즈니스 사례 검토 결과 더 이상 타당성이 없는 프로젝트는 도중에 중단될 수도 있다.

(4) 편익 실현 기법

① 편익 실현을 위해서는 체계적인 편익 실현 프로세스를 확립하고 실천하는 것이 필요하다.

② 따라서 전사적 수준에서 편익을 조사하고 학습한 교훈(lessons learned)을 편익 실현 프로세스에 반영해야 한다.

③ 또한 구현 후 검토 절차를 수립하고 시행해야 한다.

④ 구현 후 검토(post implementation review)란 시스템을 구현한 지 6~18개월 후 편익이 실제로 전달됐는지 검토하는 것이다.

⑤ 이는 프로젝트 직후에 수행하는 프로젝트 사후 검토(post project review)와 다르다.

⑥ 편익 실현은 프로젝트 관리의 일환으로 간주해야 한다.

⑦ 따라서 프로젝트를 수행하는 중에 정기적으로 편익에 관한 주기적 검토가 필요하다.

⑧ 정기적 편익 검토는 앞에서 설명한 주기적인 단계 말 검토 때 시행할 수 있다.

⑨ 또한 편익 실현은 프로젝트 거버넌스에 포함되어야 한다.

⑩ 프로젝트 거버넌스란 개별 프로젝트가 조직의 비즈니스 가치 및 목적과 연계되게 한다.

⑪ IS 감사인은 조직이 IS 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 가치와 편익을 이해하고 조직이  편익을 어떻게 관리하는지 평가하고 필요한 권고를 해야 한다.

3. 프로젝트 환경 변수

(1) 프로젝트 역학 관계

① 프로젝트 관리의 가장 중요한 요소는 프로젝트의 내외부 역학 관계와 상호 연계성이다.

② 프로젝트가 추구하는 목적은 조직의 전략적 목표와 연결되어 있다.

③ 프로젝트는 조직 내 다른 프로젝트들과도 연계되어 있다.

④ 또한, 프로젝트는 다양한 이해관계자들의 이해 관계에 영향을 준다.

⑤ 따라서 이해관계자들의 구성, 이해 관계, 역학 관계를 분석하고 적절히 관리해야 한다.

(2) 프로젝트 문화

① 프로젝트 문화란 프로젝트 이해관계자들의 가치, 관점, 태도, 규범, 규칙의 집합체이다.

② 프로젝트 문화는 이해관계자들 간 상호 작용을 결정한다.

③ 긍정적인 프로젝트 문화가 형성되면 프로젝트 성공에 긍정적으로 기여한다.

④ 이를 위해 긍정적인 규범 수립, 적절한 의사소통, 프로젝트 분위기 개선 등이 필요하다.

(3) 프로젝트 조직 구조

① 프로젝트 관리 조직의 구조 역시 중요한 환경 변수로서 프로젝트 관리자의 영향력을 결정한다.

② 프로젝트 관리자는 많은 의사 결정을 할 때 프로젝트 수행 조직의 구조를 고려해야 한다.

프로젝트화된 조직

• 조직은 프로젝트 단위로 관리되며 기능 관리자의 권한은 약하다.

• 프로젝트 관리자는 풀타임으로 일하여 상당한 의사 결정권을 가진다.

매트릭스 조직

• 조직은 프로젝트 단위와 기능 단위가 결합되어 관리된다.

• 의사 결정권은 프로젝트 관리자와 기능 관리자가 공유한다.

기능 조직

• 조직은 기능 단위로 관리되며 프로젝트 관리자는 존재하지 않는다.

• 프로젝트는 기능 관리자가 관리하며 연락 및 조정을 위임할 수 있다.

4. 프로젝트 관리의 기본 접근법

(1) 프로젝트 관리의 기본 원리

① 프로젝트 관리의 가장 중요한 접근법은 단계별 관리이다.

② 단계(Phase)란 프로젝트의 기간을 구분하는 최상위 단위이다.

③ 프로젝트 산출물은 단계적으로 정교화되고 검수/납품/이전(transition)이 이루어진다.

④ 프로그램에 포함되는 프로젝트는 프로그램 수준에서도 관리 및 통합되어야 한다.

⑤ 프로그램(Program)이란 상호 연관성이 높은 일련의 프로젝트들의 집합이다.

⑥ 프로그램으로 결합된 프로젝트는 통합적으로 관리할 때 더 큰 편익을 얻을 수 있다.

(2) 문제 해결

① 문제(Problem)란 바람직한 상태와 현재 상태 사이의 심각한 차이로 이해할 수 있다.

② 따라서 프로젝트 과정에서 직면하는 다양한 문제들을 성공적으로 해결하려면 바람직한 상태를 분명하게 정의하고 현재 상태가 어떠한지 명확하게 인지/측정해야 한다.

③ 통제는 일종의 문제 관리(problem management)이며 문제 정의와 문제 해결로 구성된다.

문제 정의 (Problem Definition)

• 기준과 실적 사이의 차이(variance)를 식별한다.

• 차이의 심각성을 평가하고 사소한 차이는 담당자의 재량에 맡긴다.

• 심각한 차이는 영향(impact)을 평가하고 원인(cause)을 식별한다.

문제 해결(Problem Solving)

• 심각한 차이를 해소하기 위한 해결책(solution)을 수립한다.

• 비용과 편익을 분석하여 가장 효과적이고 경제적인 대안을 선택한다.

• 선택한 해결책을 시행하기 전 적절한 토의/합의/승인 과정을 거친다.

④ 문제는 심각한 차이의 원인을 밝혔을 때 비로서 정의되었다고 볼 수 있으며 원인이 밝혀지면 정확하고 효과적인 해결책을 수립하기 위한 토대가 마련된다. 

(3) 지식 경영(Knowledge Management)

① 프로젝트를 통해 획득한 데이터, 정보, 지식, 교훈은 좁게는 조직 내부에 체계적으로 축적하고 넓게는 업계 전체에 공유하는 이른바 지식 경영 또는 지식 관리가 필요하다.

② 프로젝트 수행 조직은 일종의 프로젝트 지식 창고(knowledge base)를 구축하고 프로젝트 수행 중에 수집한 각종 역사적 정보(historical information)와 학습한 교훈(lessons learned)을 체계적으로 보존해야 한다.